Veelgestelde vragen
De meest gestelde vragen
Kosten (1)
De basisdiensten van Izimi worden aan iedere Belgische burger gratis aangeboden door het notariaat. Die basisdiensten bestaan vandaag uit:
- de toegang tot jouw akten;
- het bewaren van jouw documenten en het organiseren van jouw persoonlijke kluis; de gratis opslag is tot 1 Gb beperkt.
- het toevoegen/beheren van Izimi-contacten;
- en het veilig kunnen delen van documenten uit jouw kluis met jouw Izimi-contacten.
Later zullen andere opties beschikbaar zijn om bijvoorbeeld opslagvolume en nieuwe categorieën toe te voegen, een document te laten certificeren en andere diensten.
Vertrouwelijkheid (1)
Jouw kluis wordt vergrendeld en bewaard op beveiligde servers. Jouw documenten zijn alleen toegankelijk door jou en door de mensen aan wie je toegang verleend hebt (deelfunctie).
Toegang tot uw account en behandeling van jouw documenten worden via de functie Historiek opgevolgd.
Na jouw overlijden, volgens jouw keuze over het lot van jouw kluis, zal de inhoud van jouw kluis vernietigd worden, ofwel onmiddellijk, ofwel nadat die overgedragen is aan de erfgenamen (zie ook vraag Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en de inhoud?)
Zie ook vraag Hoe is de toegang tot mijn kluis beveiligd?
Documenten delen (2)
Neen. Niemand heeft toegang tot jouw gegevens, ook de notarissen niet.
- Bij je registratie of op een later tijdstip kun je jouw voorkeursnotaris aanduiden. Bij het starten van notariële diensten via het platform zal het geassocieerde kantoor van deze notaris de afwikkeling van jouw dossier behandelen. Weet dat je ten alle tijde gemakkelijk van voorkeursnotaris kan wijzigen.
- Via het platform kan je ook de contactgegevens van het geassocieerde kantoor van jouw voorkeursnotaris raadplegen. Je bent dus maar een muisklik verwijderd van jouw persoonlijke, betrouwbare raadsman.
- Als je tijdens je leven gekozen hebt voor een overdracht van de kluis na je overlijden aan jouw erfgenamen (zie vraag : Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en de inhoud?), dan zal deze automatische overdracht van de inhoud van de kluis aan de erfgenamen gebeuren bij “een” notaris (die vrij gekozen is door de erfgenamen).
Documenten (1)
Je kunt vrij kiezen welke documenten je wil opslaan in jouw persoonlijke kluis.
Om jouw veiligheid en die van de anderen te helpen garanderen is er wel een beperking van de bestandstypes ingebouwd. De volgende bestandstypes zijn toegelaten :
*.7z *.ai *.bmp *.csv *.doc *.docx *.gif *.gz *.heic *.jpg *.jpeg *.md *.odp *.ods *.odt *.pdf *.png *.ppt *.pptx *.psd *.rar * .raw *.rtf *.tar *.tif *.tiff *.ttf *.txt *.vsd *.vsdx *.xls *.xlsx *.zip *.avi *.dot *.dotx *.dwg *.dxf *.eps *.emf *.eml *.mov *.mp3 *.mp4 *.mpeg *.mpg *.msg *.oft *.pot *.ps *.svg *.vsd *.wav *.wmf *.xps *.xlstx
Het is op dit moment niet mogelijk om documenten op te slaan zoals Excel-bestanden die zijn beveiligd met wachtwoorden. We hebben antivirussoftware die elk document dat naar Izimi wordt geüpload, scant om te voorkomen dat documenten met mogelijk schadelijke scripts op het platform worden geüpload. Zo kunnen we de veiligheid van onze gebruikers garanderen en voorkomen dat een gebruiker een schadelijke bestand deelt en dat een van zijn contacten het schadelijke bestand op zijn beurt opent.
Heb je het antwoord op jouw vraag niet gevonden?
Een team staat tot jouw beschikking om ze te beantwoorden.
Helpdesk
Alle vragen per thema
Kosten (1)
De basisdiensten van Izimi worden aan iedere Belgische burger gratis aangeboden door het notariaat. Die basisdiensten bestaan vandaag uit:
- de toegang tot jouw akten;
- het bewaren van jouw documenten en het organiseren van jouw persoonlijke kluis; de gratis opslag is tot 1 Gb beperkt.
- het toevoegen/beheren van Izimi-contacten;
- en het veilig kunnen delen van documenten uit jouw kluis met jouw Izimi-contacten.
Later zullen andere opties beschikbaar zijn om bijvoorbeeld opslagvolume en nieuwe categorieën toe te voegen, een document te laten certificeren en andere diensten.
Vertrouwelijkheid (1)
Jouw kluis wordt vergrendeld en bewaard op beveiligde servers. Jouw documenten zijn alleen toegankelijk door jou en door de mensen aan wie je toegang verleend hebt (deelfunctie).
Toegang tot uw account en behandeling van jouw documenten worden via de functie Historiek opgevolgd.
Na jouw overlijden, volgens jouw keuze over het lot van jouw kluis, zal de inhoud van jouw kluis vernietigd worden, ofwel onmiddellijk, ofwel nadat die overgedragen is aan de erfgenamen (zie ook vraag Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en de inhoud?)
Zie ook vraag Hoe is de toegang tot mijn kluis beveiligd?
Kluisoverdracht (2)
Izimi is een ultraveilige digitale plaats om belangrijke vertrouwelijke documenten in kunnen te bewaren en na overlijden (als je voor deze optie kiest) kunnen over te dragen aan je erfgenamen en geselecteerde Izimi-contacten. De veiligheid rond deze vertrouwelijke gegevens kan niet gegarandeerd worden als je de inhoud ook aan niet-Izimi gebruikers overmaakt.
Als je de standaardoptie voor de kluisoverdracht na overlijden behoudt, zal de volledige inhoud van je kluis na je overlijden overgemaakt worden aan je erfgenamen.
Als je kiest om enkel documenten met bepaalde labels over te dragen, zullen enkel je erfgenamen enkel tot die documenten toegang krijgen en zullen alle andere documenten automatisch vernietigd worden na je overlijden.
Izimi, voor wie? (4)
Elke Belgische burger vanaf 18 jaar oud kan een eigen omgeving met een persoonlijke kluis aanmaken (eID/Itsme vereist). Je beschikt over de exclusieve toegang tot jouw persoonlijke kluis (capaciteit 1 GB).
Het is momenteel niet mogelijk voor een bedrijf om zich bij Izimi aan te sluiten. Die functie staat op onze roadmap en zal in de toekomst beschikbaar zijn.
Omdat Izimi hoogstpersoonlijk is, moet het systeem de unieke gebruiker uniek kunnen identificeren. Momenteel is dit enkel mogelijk voor mensen met een Belgische identiteit. Digitale toepassingen zoals Izimi kunnen die identificatie waarborgen door gebruik te maken van veilige en betrouwbare identificatiemechanismen zoals eID of Itsme.
Opgelet : alleen eIDs afgeleverd in België kunnen gebruikt worden voor de identificatie.
Voor de registratie moet je beschikken over een elektronische identiteitskaart afgeleverd door de Belgische staat. Indien je eID echter werd uitgereikt door een consulaat, zijn de certificaten op je eID nog niet geactiveerd (uit voorzorg). Je zal afzonderlijk een envelop ontvangen met een PUK code en een voorlopige PIN. Hiermee kan je je persoonlijk op (de meeste) beroepsconsulaten aanmelden (na afspraak) en de certificaten activeren en een individuele geheime PIN code kiezen. Je kan dit ook doen tijdens een bezoek aan België in het gemeentehuis /stadhuis.
Gebruiksvriendelijkheid (5)
Er zijn drie opties om te beslissen wat er met je kluis moet gebeuren na je overlijden.
Als je vandaag al een Izimi kluis hebt, staat optie 1, de overdracht aan je erfgenamen, automatisch actief als standaardregeling.
- Optie 1 (standaard): GEHELE (OF GEDEELTELIJKE) OVERDRACHT DOOR EEN NOTARIS AAN JE ERFGENAMEN
Bij je overlijden kunnen jouw erfgenamen aan de notaris van hun keuze vragen de inhoud van de kluis aan hen over te dragen. Standaard zal de gehele kluis overgedragen worden maar je kan tijdens je leven ook zelf beslissen welke documentenje wenst te delen (=gehele of gedeeltelijk overdracht van de inhoud). - Optie 2 : Overdracht aan erfgenamen én geselecteerde contact(en)
In dit geval ontvangen zowel de erfgenamen als je geselecteerde Izimi contact(en) dezelfde inhoud. Erfgenamen en contacten ontvangen via hun Izimi een melding waarin wordt aangegeven dat de inhoud van jouw kluis aan hen wordt overgedragen. Ze hebben dan 24 maanden tijd om de inhoud te downloaden naar hun persoonlijke Izimi-kluis .
- Optie 3: Geen kluisoverdracht – de volledige inhoud van jouw kluis wordt vernietigd
Als je kiest voor deze optie, zal alle inhoud van jouw kluis 10 dagen na je overlijden vernietigd worden, zelfs in geval een testament anders zou bepalen. De keuze van deze optie heeft dus onomkeerbare gevolgen.
Wat je ook kiest, uiteindelijk zal de inhoud van jouw kluis steeds vernietigd worden na jouw overlijden. Ofwel na enkele dagen (optie 3), ofwel maximum 24 maanden na je overlijden. Je erfgenamen en contacten hebben (in geval van optie 1 of 2) dus 24 maanden de tijd om een kopie van de inhoud van de kluis te downloaden voor deze definitief verwijderd wordt.
Bij het activeren van je Izimi-kluis, maar ook op een later moment, kan je beslissen wat er na jouw overlijden met je kluis moet gebeuren via Diensten > Kluisoverdracht. Je kan jouw keuze op ieder moment tijdens jouw leven aanpassen.
Goed om te weten
De akten, opgeslagen in de notariële aktenbank Naban, die je gelinkt hebt aan je Izimi-kluis toen je nog leefde, worden niet automatisch overgemaakt aan je erfgenamen bij je overlijden.
Wens je dat erfgenamen over een kopie van de akte beschikken ? Voeg dan een kopie van je akte in Izimi toe : De kopie van de akte zal als een document bewaard worden in de kluis van de overledene en bij kluisoverdracht overgaan naar de erfopvolgers. De directe linken met NABAN worden immers doorgeknipt bij overlijden.
Het e-mailadres is een cruciaal element op het Izimi-platform. Het is de link om contacten te leggen en jou op de hoogte te houden van belangrijke informatie. Je kunt jouw e-mailadres echter wijzigen nadat je jouw account heeft aangemaakt.
Nadat je bent ingelogd, kun je met het pictogram met jouw initialen bovenaan het scherm jouw account beheren. Via het scherm “Mijn account” kun je bepaalde gegevens in jouw account wijzigen.
In het veld met jouw e-mailadres, moet je op het symbool klikken om een wijziging aan te brengen, en het nieuwe e-mailadres twee keer invoeren en vervolgens valideren.
Als je jouw e-mailadres wijzigt, moet je het opnieuw valideren met de link die je per e-mail hebt ontvangen. (Als je de e-mail “Valideer uw e-mail” nergens in jouw mailbox vindt, kun je een verzoek indienen om deze e-mail opnieuw te verzenden via de knop Stuur een verzoek om e-mailverificatie of voer een ander e-mailadres in).
Via Izimi (tabblad “Mijn notariële akten”) heb je toegang tot NABAN, de Bank van notariële akten die de veilige opslag van digitale akten mogelijk maakt..
- NABAN bevat ALLE authentieke akten verleden bij een notaris sinds 01/01/2015 (onroerend goed en niet-onroerend goed, bijvoorbeeld huwelijkscontracten, schenkingen, buitengerechtelijke beschermingsmandaat, verklaringen van aanvaarding en afstand van erfrecht, vennootschapsakten, … ). MyMinFin bevat enkel hypotheekakten (vastgoed) maar sinds 2001.
- NABAN is de enige officiële bron voor authentieke akten met bewijskracht. Als je als burger wilt bewijzen dat een akte verleden is (b.v aankoop huis ), moet je NABAN gebruiken.
- NABAN bevat ook steeds de laatste versie van de akte.
- NABAN bevat meer dan enkel de akten, ook de documenten die mee geregistreerd zijn met de akte worden er bewaard (b.v aflossingstabel, …), alsook het registratiebewijs, fiscaal attest, etc. Bij een volgende akte zal de notaris vaak vragen naar het registratiebewijs.
- NABAN bevat niet enkel persoonlijke akten van burgers maar ook akten van bestuurders van vennootschappen, die te maken hebben met het beroep van ondernemer.
- NABAN is eigendom van het notariaat en wordt ondersteund door zijn waarden neutraliteit / vertrouwelijkheid
- NABAN geef je de mogelijkheid om jouw authentieke akten te raadplegen. Je kan een kopie van deze akte toevoegen in jouw privékluis, maar deze kopie heeft geen authentieke bewijswaarde.
Misschien heb je je foto’s gecentraliseerd op een gespecialiseerd platform, beveiligd met een wachtwoord; en misschien heb je ook andere wachtwoorden die je regelmatig wijzigt om de beveiliging van jouw toegang te optimaliseren? Het centraliseren ervan in een wachtwoordbeheerder kan een grote hulp zijn. Je kunt dan het wachtwoord of de wachtwoordmanagersleutel zelf opslaan in de Izimi digitale kluis. Er hoeft dan nog maar één wachtwoord actief te worden beheerd in de kluis. In geval van overlijden wordt het vervolgens gedeeld met jouw dierbaren, die vervolgens jouw digitale activa kunnen beheren..
Wanneer je jouw documenten uploadt krijg je de mogelijkheid die toe te wijzen aan geen, één of meerdere categorieën (Persoonlijke info, Familie, Mijn woning, Vastgoed, Financiën, Professioneel leven, Bezittingen, Gezondheid). je kunt ook persoonlijke labels toevoegen die je toelaten om jouw documenten snel terug te vinden. Vergelijk het met een digitale folder met handige post-its. Je kunt die categorieën en labels gebruiken om jouw documenten eenvoudig terug te vinden.
Toegang tot Izimi (6)
Jouw identificatiemiddelen voor Izimi zijn jouw identiteitskaart of jouw smartphone (Itsme). Als je één van de twee verliest, moet je de procedures volgen die op deze site worden beschreven:
https://www.belgium.be/fr/famille/identite/carte_d_identite/perte_ou_vol
https://www.belgium.be/nl/familie/identiteit/identiteitskaart/verlies_of_diefstal
Wanneer je jouw gsm verliest, kunt de procedure volgen die u via deze link terugvindt.
Wanneer je inlogt via itsme op de Izimi-app, kan het soms voorkomen dat jouw telefoon beslist om Izimi te openen in jouw browser (Chrome of Safari) in plaats van verder te gaan in de Izimi-app zelf.
Als je iOS gebruikt, kun je je browser openen en naar app.izimi.be gaan en bovenaan op de banner klikken zodat je de Izimi-app zult openen. Meestal lost het opnieuw opstarten van uw telefoon dit probleem op.
Dat kan aan je browser liggen. We raden je aan om met een andere browser te proberen (Chrome of Firefox).
Indien geen enkele browser werkt, kan dat te maken hebben met een “cache”-probleem van jouw browser.
Doe het volgende om het cachegeheugen te wissen:
Voor Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/32050?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl
Voor Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/buffer-van-firefox-wissen
Het probleem blijft duren? Maak een screenshot van de fout en neem contact op met support@izimi.be of via +32 (0)2 505 08 80.
Indien jouw eID vervallen is kun je nog steeds toegang krijgen tot jouw Izimi omgeving door Itsme te gebruiken (mits die aan jouw bank gekoppeld is).
Je kunt de applicatie downloaden via de app stores van Google of Apple.
Product (4)
Een document mag maximaal 50MB groot zijn om in Izimi geüpload worden. Indien een document groter is, zal het uploaden niet lukken. Je kan wel proberen om dit te comprimeren. En hiervoor kan je bijvoorbeeld gebruik maken van de online vrij beschikbare tool 7-Zip.
Een deel van je gegevens die je wilt bewaren in je persoonlijke Izimi-kluis, wordt opgeslagen ‘in de cloud’. Cloudopslag betekent dat je gegevens niet op een computer of harde schijf bij je thuis opslaat, maar wel in een professioneel beheerd datacentrum dat zich ergens anders bevindt.
In de praktijk komt het gebruik van de cloud er dus op neer dat je jouw persoonlijke gegevens vanop om het even welke plek via je computer of smartphone op het internet kunt opslaan. Vervolgens kun je ze weer online raadplegen of downloaden naar je computer.
Voordelen van cloudopslag
Als je gegevens op je eigen computer opslaat, is er altijd een kans dat je je gegevens verliest door bijvoorbeeld diefstal of een technisch defect. Gegevens die je daarentegen in de cloud hebt bewaard, blijven altijd veilig opgeslagen en zijn van overal toegankelijk.
Lees hier hoe Izimi jouw documenten opslaat, hoe veilig Izimi is of wat een digitale kluis is.
Fednot heeft het label TA APPROVED gekregen voor Izimi dat beantwoordt aan een strikt lastenboek van Test Aankoop. Fednot heeft hiervoor met Test Aankoop een contract gesloten dat hem toelaat om het label te gebruiken in de communicatie rond Izimi. Het lastenboek beschrijft heel precies de criteria waaraan Izimi moet voldoen op vlak van kwaliteit, prijs en herkomst (lokale productie)”.
Door bedrijven via een licentieovereenkomst toe te staan dit label te gebruiken, hoopt Test Aankoop zijn expertise en aanbevelingen nog toegankelijker te maken voor de consument, zodat die er zijn voordeel mee kan doen waar en wanneer hij er het meest behoefte aan heeft: in fysieke en onlinewinkels.
De labels van Test Aankoop zijn voor de consument een betrouwbare leidraad om producten of diensten te kiezen met kennis van zaken.”
Net zoals een gewone kluis, is een digitale kluis maar zo veilig als de producent ze maakt. Dat betekent dat de veiligheid, digitaal of fysiek, afhangt van het type kluis, het soort slot of beveiligingssysteem, controle op wie toegang heeft, …
Drie onderdelen bepalen grotendeels hoe veilig een digitale kluis is:
- Toegang en/of identificatie om in de kluis te geraken, meestal via een wachtwoord
- Waar en hoe de data opgeslagen wordt, met andere woorden: waar de kluis staat
- Niveau van versleuteling van de data, bijvoorbeeld vele kleine kluisjes in één grote kluis
Aangezien dat iedere digitale kluis anders gebouwd is, zullen we hier de onderdelen van Izimi overlopen.
Toegang tot Izimi
Om toegang tot jouw kluis te krijgen, moet je je identificeren. Daarvoor gebruikt Izimi de beste oplossing in België, erkend door de EU: BOSA FAS (federal authentication service/federale authenticatiedienst). Dat is een heel robuust authenticatiemechanisme.
Daarnaast verloopt de authenticatie, zowel via Itsme als eID, in 2 stappen. Dat wil zeggen dat je, om toegang te krijgen tot Izimi, iets moet weten (jouw PIN code) en iets moet hebben (je GSM of je Belgisch eID). Ook dat is een extra beveiliging om zeker te zijn dat alleen jij toegang hebt tot jouw kluis.
Dataservers van Izimi
Je persoonlijke, virtuele Izimi-kluis bevindt zich in de datacenters van Fednot. Dat is de organisatie die de Belgische notariskantoren ondersteunt – onder meer met het beheer van Izimi. De Izimi-datacenters bevinden zich op drie verschillende locaties in België. Ze bevatten allemaal een kopie van de documenten in je persoonlijke kluis. Zelfs als één van de Izimi-datacenters getroffen zou worden door een ramp, blijven je gegevens veilig opgeslagen op de andere locaties. Izimi is zo ontworpen dat je via het internet altijd toegang hebt tot je documenten.
Verder zijn de datacenters van Izimi ook officieel gecertificeerd op verschillende niveaus, waardoor je garanties hebt over de beschikbaarheid en beveiliging van je gegevens.
Versleuteling binnen Izimi
Ook de documenten zelf in de kluis zijn beveiligd: elk document wordt opgesplitst in kleinere fragmentjes die versleuteld worden. Al die fragmentjes worden over meerdere schijven verspreid. Stel dat iemand toch de toegang tot zo’n schijf weet te bemachtigen, heeft de inbreker nog geen toegang tot de documenten.
Documenten delen (9)
Als je notaris een document met je deelt, staat het automatisch al klaar in je kluis. Je moet het document dan wel nog aanvaarden om het te kunnen openen en definitief bij je andere documenten in je kluis te kunnen bewaren. Als je het document weigert, kan je het niet openen en verdwijnt het uit je kluis.
Indien een andere Izimi gebruiker een document uit zijn kluis met je deelt, staat dit niet automatisch in je kluis, maar in je ‘Delen overzicht’. Je krijgt dan via een link toegang tot het document van deze persoon. Indien je dit wilt, kan je een kopie hiervan bewaren in je kluis. Maar opgelet dit is dan slechts een kopie.
Neen. Niemand heeft toegang tot jouw gegevens, ook de notarissen niet.
- Bij je registratie of op een later tijdstip kun je jouw voorkeursnotaris aanduiden. Bij het starten van notariële diensten via het platform zal het geassocieerde kantoor van deze notaris de afwikkeling van jouw dossier behandelen. Weet dat je ten alle tijde gemakkelijk van voorkeursnotaris kan wijzigen.
- Via het platform kan je ook de contactgegevens van het geassocieerde kantoor van jouw voorkeursnotaris raadplegen. Je bent dus maar een muisklik verwijderd van jouw persoonlijke, betrouwbare raadsman.
- Als je tijdens je leven gekozen hebt voor een overdracht van de kluis na je overlijden aan jouw erfgenamen (zie vraag : Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en de inhoud?), dan zal deze automatische overdracht van de inhoud van de kluis aan de erfgenamen gebeuren bij “een” notaris (die vrij gekozen is door de erfgenamen).
Ja. Door het kiezen van een voorkeurnotaris wordt het geassocieerde kantoor toegevoegd als contact. Wanneer je documenten deelt met dit kantoor, zal elke notaris of medewerker van dat kantoor jou kunnen helpen bij het afhandelen van jouw dossier. Wanneer Izimi jou de mogelijk biedt om met jouw notaris kantoor gegevens uit te wisselen, zal dit steeds in een vertrouwde omgeving gebeuren: enkel de notarissen en medewerkers van het geselecteerde kantoor krijgen inzage in de door u gedeelde documenten.
De klassieke e-mail, Dropbox, WeTransfer etc. toepassingen zijn niet goed beveiligd waardoor je persoonlijke gegevens gemakkelijk onderschept kunnen worden en misbruikt.
Izimi biedt een veilige oplossing voor de tekortkomingen van de bekende toepassingen.
Om toegang tot jouw kluis te krijgen, moet je je identificeren. Daarvoor gebruikt Izimi de beste oplossing in België, erkend door de EU: BOSA FAS (federal authentication service/federale authenticatiedienst). Dat is een heel robuust authenticatiemechanisme.
Daarnaast verloopt de authenticatie, zowel via Itsme als eID, in 2 stappen. Dat wil zeggen dat je, om toegang te krijgen tot Izimi, iets moet weten (jouw PIN code) en iets moet hebben (je GSM of je Belgisch eID). Ook dat is een extra beveiliging om zeker te zijn dat alleen jij toegang hebt tot jouw kluis.
Zie ook de FAQ: https://www.izimi.be/nl/faqs/hoe-is-de-toegang-tot-mijn-kluis-beveiligd/
Alle documenten die jij deelt met een Izimi contact (waaronder je notaris) of die jij ontvangt van een Izimi contact (uitgezonderd je notaris) staan in het “Delen overzicht”. Je vindt dit terug onder de knop “Delen”.
Gedeelde documenten, staan dus niet dadelijk in je kluis omdat je geen eigenaar bent van dit document en slechts via een link toegang krijgt.
Documenten die je ontvangt van je notaris staan al automatisch klaar in je kluis. Zodra je deze aanvaardt, wordt dit document van jou en wordt het dus automatisch opgeslagen in je kluis.
Nee, dat kan alleen als je ze met hen deelt.
De nieuwste update introduceert een uitgebreid meldingssysteem via e-mail, zodat je in real-time op de hoogte blijft van nieuwe documenten en belangrijke acties zonder steeds je kluis te moeten controleren.
Wat houdt het meldingssysteem via e-mail in?
De e-mailnotificatiesysteem van Izimi is ontworpen om je onmiddellijk te informeren zodra er een nieuw document beschikbaar is of een belangrijke actie vereist is in jouw kluis. Of het nu gaat om een document van jouw notaris, van een derde partij of een specifieke actie, zoals het aanvaarden van een contactverzoek, je ontvangt een melding per e-mail om je hiervan op de hoogte te stellen. Dankzij deze functie zal je nooit nog cruciale informatie missen.
Hoe meldingen in- of uitschakelen?
Standaard zijn alle e-mailmeldingen ingeschakeld. Je kunt echter eenvoudig jouw voorkeuren aanpassen door de volgende stappen te volgen:
- Ga naar jouw profiel:
- Klik op jouw initialen links onderaan het scherm.
- Selecteer “Profiel” in het menu dat verschijnt.
- Beheer jouw meldingen:
In het nieuwe venster ga je naar de sectie “E-mail meldingen” en klik je op de pijl ernaast.
Om jouw e-mailadres te wijzigen, klik je op het potloodicoon naast het huidige adres. - Personaliseer jouw meldingen:
- Er opent een lijst met mogelijke meldingen, die allemaal standaard zijn ingeschakeld. Je kunt kiezen welke je wilt in- of uitschakelen op basis van jouw voorkeuren.
- Nadat je jouw keuzes hebt gemaakt, klik je op “Wijzigingen opslaan” om jouw wijzigingen toe te passen.
Beschikbare meldingen
Hier zijn de soorten e-mailmeldingen die je kunt ontvangen :
- Ontvangst van documenten van jouw notaris: Word onmiddellijk op de hoogte gesteld wanneer jouw notaris een document aan jouw kluis toevoegt.
- Ontvangst van documenten van derden: Ontvang een melding wanneer documenten worden toegevoegd door derden.
- Ontvangst van gedeelde documenten: Word op de hoogte gesteld van gedeelde documenten.
- Ontvangst van contactverzoeken: Ontvang meldingen voor elk nieuw contactverzoek.
- Ophouden met bestaan van een geërfde kluis: Word op de hoogte gesteld voordat een geërfde kluis ophoudt met bestaan en verwijderd wordt.
- Documenten te verwijderen na overlijden: Ontvang meldingen wanneer een document is ingesteld om te worden verwijderd na je overlijden.
- Ontvangst van overgedragen documenten aan erfgenaam: Word gewaarschuwd wanneer je als erfgenaam documenten krijgt overgedragen.
- Ontvangst van overgedragen documenten aan contact: Ontvang een melding wanneer je als contact documenten krijgt overgedragen vanuit een kluisoverdracht na overlijden
Neem een paar minuten de tijd om jouw meldingsinstellingen aan te passen en profiteer ten volle van deze nieuwe functie.
- Om documenten te delen in de beveiligde omgeving van Izimi is het noodzakelijk dat de persoon met wie je ze deelt zich ook in deze omgeving bevindt. Om dit te doen, moet je jouw contacten (professionals, adviseurs, familie of vrienden) uitnodigen om een Izimi-account aan te maken (of jouw uitnodiging te aanvaarden) om zo veilig delen via dit platform te kunnen garanderen. Contacten worden alleen toegevoegd op basis van hun e-mailadres.
- Je bepaalt zelf in de documentinstellingen of en welke document(en) deelbaar zijn en met wie. Je kan een document op verschillende manieren delen:
Een document delen vanuit je kluis:
- Klik op de 3 kleine puntjes naast het document en kies vervolgens op Delen in het menu dat wordt geopend.
- Vink de gewenste document(en) aan en kies vervolgens “Delen” aan de rechterkant van het scherm
Een document delen vanuit het ‘Delen overzicht’
- Klik op ‘Deel een document’ rechtsboven. Zoek en selecteer het document dat je wilt delen in het nieuwe venster dat opent.
3. Kies de contact(en) waarmee je het/de document(en) wil delen.
4. Omdat de labels persoonlijk zijn, heb je de mogelijkheid om ze te delen of niet.
5. Je kan een bericht toevoegen voor de ontvanger(s).
6. Klik ten slotte op Delen.
7. Bovenaan het scherm wordt een bericht weergegeven waarin het delen van het/de document(en) wordt bevestigd. Jouw contactpersoon(en) is/zijn nu op de hoogte van jouw verzoek om één of meerdere documenten te delen.
8. Je ontvang een melding wanneer de contactpersoon de document(en) heeft geaccepteerd.
Let op: Je ontvangt ook een melding als de contactpersoon de document(en) heeft geweigerd.
Op dat moment verschijnen de initialen van jouw contactpersoon ook naast de gedeelde documenten in de kolom ‘Gedeeld met’.
Als documenteigenaar kan jij ervoor kiezen om het delen van een document stop te zetten.
- Klik hiervoor op de initialen van de contactpersoon onder ‘Gedeeld met’ of klik op de 3 kleine puntjes en vervolgens op de knop Delen ongedaan maken.
- Schakel de perso(o)n(en) uit en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
- Vanaf nu wordt het document niet meer gedeeld met die perso(o)n(en). Hij/zij zal met een notificatie op de hoogte worden gebracht.
Veiligheid (11)
Telkens wanneer je een verbinding maakt met Izimi en documenten begint te uploaden worden die door ons versleuteld. Dat wil zeggen dat alle gegevens in doorvoer veilig versleuteld worden.
Wij beschikken over de industriële standaards voor HTTPS en TLS versleuteling, wat wil zeggen dat de verbinding tussen jouw computer en Izimi te allen tijde veilig is.
- Izimi gebruikt hetzelfde SSL-versleutelingsniveau als de meest beveiligde industrie om de beveiliging van data in doorvoer te garanderen. (“de applicatie aanvaardt enkel TLS 1.2 of hoger”). Meer informatie over SSL versleuteling op https://www.digicert.com/ssl/
Wij versleutelen jouw gegevens nog eens wanneer ze in Izimi aankomen zodat wij er zeer zeker van zijn dat niemand jouw documenten in handen kan krijgen.
- Alle gegevens, met inbegrip van gescande en gedownloade documenten, die in de databank bewaard worden, zijn met 256-bit AES versleuteld. Zo heeft de fraudeur, die zich toch illegaal toegang tot de database zou weten te verschaffen, geen toegang tot de aldaar opgeslagen data.
Elk document dat je op Izimi plaatst, wordt opgesplitst in kleinere fragmentjes die versleuteld worden. Al die kleine fragmentjes worden over meerdere schijven verspreid, dus moest iemand zo’n schijf weten te bemachtigen, zelfs eeuwen nadat de fragmenten versleuteld werden, hebben ze geen toegang tot jouw documenten omdat ze slechts over kleine stukjes en brokjes beschikken.
Alle op Izimi geüploade documenten worden eerst gescand. Dit wil zeggen dat elk document dat iemand toevoegt door ons gecontroleerd wordt om er zeker van te zijn dat het geen malware of virus bevat. Zelfs als er een virus door het net zou gaan, worden de bestanden in een niet-uitvoerbare omgeving bewaard – beschouw ze als bevroren in de tijd, dus al zouden ze een virus bevatten, dan kan het zich niet verspreiden.
Het document wordt geweigerd en je krijgt hierover een melding.
- Izimi is meer dan een platform om gegevens op te slaan of te delen. Naast het feit dat het een beveiligd kanaal is om te communiceren met de notaris en met alle andere Izimi-gebruikers, garandeert het notariaat jou absolute privacy en biedt het systeem jou totale transparantie. Izimi kan ook zekerheid verschaffen over de oorsprong van digitale documenten (betalende dienst), dat zowel aan Izimi-gebruikers als externe partijen. Via de “nieuws van je notaris” blijf je op de hoogte van juridische veranderingen die een impact hebben op jouw persoonlijke en/of professionele situatie. Zo kun je jouw akten tijdig optimaliseren/bijwerken met de hulp van jouw notaris.
- Izimi is volledig gebaseerd op de waarden en vertrouwensband die jou en vele anderen sinds jaar en dag hebben opgebouwd met het notariaat.
Uw gegevens worden opgeslagen via een hybride aanpak voor optimale prestaties en veiligheid. Een segment van je gegevens wordt gehost op onze cloudopslag, terwijl de overige gegevens worden opgeslagen in Izimi datacenters bij Fednot.
De documenten worden opgeslagen in Izimi datacenters en bevinden zich in België: bij Fednot, dat de applicaties van alle notarissen in België beheert.
- Elk document dat je opslaat in Izimi wordt gehost op 3 verschillende plaatsen, hier in België.
- Je gegevens worden gerepliceerd tussen deze 3 ver van elkaar gelegen datacenters. Op deze manier, als er zich een gebeurtenis voordoet (de val van een komeet, een nucleaire explosie, enz.) op een van deze sites, blijven je gegevens veilig en beveiligd en heb je er toegang toe.
- We hebben Izimi zo ontworpen dat het redundant is, zodat als er op een bepaald moment een probleem optreedt met de internetverbinding, er altijd een back-up is.
- De datacenters zijn op 3 niveaus gecertificeerd. Dat betekent dat hun uptime 99,982% is. Ze zijn ook in het bezit van andere certificeringen zoals ISO 27001, ISO 22301, ISO 14001, ISO 9001, 100% groen energiecertificaat en nog veel meer.
Naast de datacenters bij Fednot gebruikt Izimi ook de cloud om de gegevens met betrekking tot de documenten, gebruikers en geschiedenis veilig te bewaren.
- Cloudopslag verwijst naar de opslag van gegevens op externe servers in plaats van lokale servers. De gegevens zijn toegankelijk vanaf elke locatie met internettoegang.
- Als er iets misgaat (diefstal of vernietiging van uw computer), blijven uw meest kritieke gegevens veilig en kunt u er toegang toe krijgen.
Je beslist welke documenten worden gedeeld en met wie. Je kunt zelfs per document bepalen of dit wel of niet gedeeld kan worden. Zo vermijdt u vervelende situaties. Je beslist ook zelf of en wanneer je het delen van documenten wilt stopzetten.
Na jouw overlijden zal de inhoud van jouw kluis, ofwel vernietigd worden, ofwel overgedragen worden aan de erfgenamen, afhankelijk van de keuze die je hebt gemaakt voor het lot van de kluis (zie vraag Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en de inhoud?)
Op voorwaarde dat de gebruiker ze niet verwijdert, worden de in de brandkast van de gebruiker gedeponeerde gegevens en documenten levenslang in de brandkast bewaard. Na het overlijden van de gebruiker worden de gegevens en documenten maximaal 24 maanden bewaard (zie artikel 13 van de huidige gebruiksvoorwaarden voor meer informatie).
Je ontvangt een document via Izimi van jouw notaris? Je mag er zeker van zijn dat het de boodschap is die hij aan jou heeft verstuurd en dat er niet mee geknoeid werd tijdens het doorzenden.
Fednot heeft een op beveiliging gerichte ontwikkeling uitgewerkt om informatie te beschermen en de risico’s van de Izimi-applicatie te beoordelen. Het ontwikkelingsteam heeft een beveiligingstraining gevolgd. Izimi applicatie werd uitvoerig getest door bekende spelers uit de beveiligingswereld. De penetratietesten werden uitgevoerd:
- Voor de webapplicatie volgens een methodologie gebaseerd op gekende normen en best practices zoals OSSTMM, PTES en OWASP test methoden en normen.
- Voor de volgende mobiele applicatie OWASP Mobile Application Security Verification Standard (MASVS) Niveau 2 (v1.2).
Voor Izimi gelden strenge normen om jouw veiligheid en vertrouwelijkheid te garanderen. Izimi is ook gemaakt volgens het totale transparantieprincipe. Je weet altijd wat er met jouw gegevens gebeurt, want je kunt alle acties opvolgen in de historiek. Je bent ook diegene die beslist welk contact wordt toegevoegd. Meer nog, op dit platform is er geen twijfel over de “authenticiteit” van een persoon, want iedereen is op een unieke manier geïdentificeerd.
Om toegang tot jouw kluis te krijgen, moet je zich identificeren (authenticatie). Daarvoor gebruiken wij de beste oplossing in België, erkend door de EU: BOSA FAS (federal authentication service/federale authenticatie dienst). Dat is een uiterst sterk authenticatie mechanisme, sterker dan eender welke ID/paspoort-combinatie.
- Veilige authenticatie – eID of Itsme
- In Izimi bewaren wij geen paswoord van de gebruiker. Wij gebruiken eID of Itsme voor elke authenticatie.
- eID of Itsme laten een “veilig inloggen” toe, het is “digitale veiligheid en privacy van het hoogste niveau”. Bijvoorbeeld, met Itsme: “jouw digitale identiteit kan enkel op jouw smartphone gebruikt worden, met jouw GSM nummer en jouw geïnstalleerde itsme® app. Een unieke combinatie waardoor alleen jij toegang hebt tot jouw persoonlijke gegevens.”
- Lees meer over:
- Itsme op https://www.itsme.be/
- eID op https://eid.belgium.be/
- Authenticatie in 2 stappen
- Deel van de Itsme of eID login maakt deel uit van de authenticatie in 2 stappen. Dat wil zeggen dat je, om toegang te krijgen tot Izimi, iets moet weten (jouw PIN code) en iets moet hebben (je GSM of je Belgisch eID). Wanneer je inlogt op Izimi, moet je jouw eID of Itsme gebruiken om toegang te krijgen tot jouw kluis en documenten.
Documenten (9)
Je kunt vrij kiezen welke documenten je wil opslaan in jouw persoonlijke kluis.
Om jouw veiligheid en die van de anderen te helpen garanderen is er wel een beperking van de bestandstypes ingebouwd. De volgende bestandstypes zijn toegelaten :
*.7z *.ai *.bmp *.csv *.doc *.docx *.gif *.gz *.heic *.jpg *.jpeg *.md *.odp *.ods *.odt *.pdf *.png *.ppt *.pptx *.psd *.rar * .raw *.rtf *.tar *.tif *.tiff *.ttf *.txt *.vsd *.vsdx *.xls *.xlsx *.zip *.avi *.dot *.dotx *.dwg *.dxf *.eps *.emf *.eml *.mov *.mp3 *.mp4 *.mpeg *.mpg *.msg *.oft *.pot *.ps *.svg *.vsd *.wav *.wmf *.xps *.xlstx
Het is op dit moment niet mogelijk om documenten op te slaan zoals Excel-bestanden die zijn beveiligd met wachtwoorden. We hebben antivirussoftware die elk document dat naar Izimi wordt geüpload, scant om te voorkomen dat documenten met mogelijk schadelijke scripts op het platform worden geüpload. Zo kunnen we de veiligheid van onze gebruikers garanderen en voorkomen dat een gebruiker een schadelijke bestand deelt en dat een van zijn contacten het schadelijke bestand op zijn beurt opent.
Als je je diploma bij de hand hebt, meteen toegankelijk en makkelijk online deelbaar met je gesprekspartner, win je veel tijd.
Met slechts een paar kliks, waar je ook bent, in de metro, in een restaurant of vanuit het buitenland, deel je veilig je diploma’s of andere documenten met wie je maar wilt. Je staat op het punt om dé job van je leven te vinden en je beseft dat je je dossier met al je documenten en de vereiste officiële attesten vergeten bent? Geen probleem, je hebt je digitale kluis op zak. Met enkele kliks kun je documenten veilig delen met wie je maar wilt.
Al die verschillende documenten die symbool staan voor het einde van een cyclus, zijn administratieve documenten die een juridische waarde hebben. Ze zorgen ervoor dat
- dat je toegang hebt tot bepaalde voordelen,
- dat je kunt bewijzen dat je een graad hebt behaald in bepaalde studies,
- dat je toegang hebt tot hogere studies of opleidingen,
- of je kunt ze gebruiken voor bepaalde administratieve procedures.
Als je voor een openbaar ambt solliciteert, moet je je diploma tonen alvorens nog maar te mogen deelnemen aan een examen!
Wanneer je een beurs aanvraagt of wanneer je een kot wilt huren, kunnen je diploma’s opgevraagd worden. In dit specifieke geval is de administratie niet zozeer geïnteresseerd in je kwalificatie, maar eerder in je statuut van student. Het kan zijn dat je een deel van je schooltijd in het buitenland hebt doorgebracht en dat je een homologatie moet aanvragen. In dat geval zal je een dossier moeten samenstellen met onder andere
- het diploma van de middelbare school (of een voorlopig bewijs dat je geslaagd bent als je nog maar net bent afgestudeerd),
- je rapporten,
- een uittreksel van het geboorteregister of een eensluidend verklaarde kopie van je identiteitskaart,
- een motivatiebrief, …
Het is zeker mogelijk om een testament op te stellen zonder notaris. Dat noemt men een handgeschreven testament. Het is een testament dat de erflater zelf schrijft. Dergelijk document is geldig op 3 voorwaarden:
- Het testament moet met de hand geschreven zijn (dus niet getypt) door de persoon in kwestie, ongeacht op welke drager.
- Het document moet gedateerd zijn, met name om verwarring te vermijden indien er meerdere versies bestaan.
- Het handgeschreven testament moet ondertekend worden met de gebruikelijke handtekening.
Pas op : Als het gaat om een handgeschreven testament, dan heeft het digitaal bewaard exemplaar geen bewijswaarde ; het kan enkel aanzien worden als een begin van bewijs.
Heb je iets gekocht als particulier, dan is het altijd slim om de bijbehorende factuur bij te houden. Zo heb je een bewijs in handen als er later een probleem zou opduiken met het gekochte product of het geleverde werk.
In principe kun je facturen en andere betalingsbewijzen gebruiken tot aan de wettelijk vastgelegde verjaringstermijn. De algemene richtlijn van de FOD Economie zegt dat je al je facturen best 10 jaar bijhoudt, onafhankelijk van de verjaring van de factuur in kwestie.
Voor bedrijven geldt dan weer een wettelijke bewaarplicht van verzonden en ontvangen facturen.
Wettelijk aangeraden bewaartermijnen
- 1 maand
- Kassatickets voor kleine bedragen.
- 6 maanden
- Restaurant- en hotelrekeningen (tenzij je die fiscaal inbrengt als aftrekbare onkosten voor je bedrijf).
- 1 jaar
- Transportfacturen en deurwaarderskosten.
- 2 jaar
- Aankoopfacturen van bijvoorbeeld elektronica, huishoudtoestellen en meubels. Daarbij heb je als consument namelijk recht op twee jaar wettelijke garantie.
- Facturen van gas, water, elektriciteit, internet en andere nutsvoorzieningen.
- Facturen van gemaakte medische kosten.
- 5 jaar
- Facturen en honoraria van een notaris en erelonen van advocaten.
- Bankdocumenten en -facturen.
- 10 jaar
- Facturen en gerelateerde contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten.
Facturen die relevant zijn voor je belastingaangifte – bijvoorbeeld bij een aankoop die in aanmerking komt voor een belastingvermindering – moet je minstens 7 jaar lang bewaren. Zo beschik je altijd over voldoende bewijs in het geval van een belastingcontrole. Belangrijke facturen houd je eenvoudig bij in je persoonlijke Izimi-kluis.
Hoelang je je documenten bewaart, hangt af van welke documenten het zijn en in welke hoedanigheid je ze wil of moet bewaren (particulier of bedrijf/organisatie). Hieronder een handig overzicht.
Welke documenten bewaar je als particulier:
- Facturen en bonnetjes
- Rekeninguittreksels
- Belastingdocumenten
- Testament
- Pensioenoverzicht
- Hypotheek, notariële akte of een huurcontract
Welke gegevens bewaar je als bedrijf of organisatie:
En je stelt je misschien ook de vraag hoe je dergelijke documenten het best bewaart?
Tip: dat kan in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze niet kwijt en worden zijn ze veilig opgeslagen.
In België ben je verplicht om je aanslagbiljet en andere fiscale documenten zeven jaar bij te houden.
Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte of die delen ervan moeten staven:
- (Kopie van) je belastingaangifte
- Loonfiches
- Facturen
- Attesten
Een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je aanslagbiljet is een digitale kluis zoals Izimi.
Het handgeschreven testament (zonder notaris) kan complicaties of risico’s inhouden. Door een notaris te raadplegen, zorg je ervoor dat je testament juridisch correct is en dat je wensen gerespecteerd worden na je overlijden. Zie ook: https://notaris.be/nieuws-pers/detail/waarom-het-verstandig-is-om-een-testament-op-te-stellen-bij-de-notaris
Zodra de akte is ondertekend, moet de notaris deze opsturen zodat deze kan worden ingeschreven bij het registratiekantoor (wettelijk moet het registratierelaas uiterlijk op de 15e dag na de datum van inschrijving beschikbaar zijn). Burgers kunnen hun akte dus ongeveer 15 dagen na ondertekening van de akte via Izimi terugvinden in de Notariële Aktenbank (NABAN).
Alle vragen per categorie
Persoonlijke info (1)
Bepaalde documenten moet je levenslang bewaren. Dat geldt voor diploma’s, attesten en professionele titels. Op het portaal onderwijs.vlaanderen.be wordt expliciet gevraagd om je studienota’s, overhoringen en klasagenda’s bij te houden tot je het diploma van de cyclus (basisschool/hoger secundair onderwijs) hebt behaald. Als de inspectie een controle zou uitvoeren, moeten de leerlingen die documenten kunnen voorleggen.
Ook dit is goed om te weten: als je niet meer beschikt over de officiële documenten, kun je officiële duplicaten aanvragen, maar dit kan duur uitvallen, want de administratiekosten kunnen oplopen tot 50 euro.
Om ongemakken te vermijden, om geen vervelende stappen te moeten ondernemen of om simpelweg altijd en overal over de documenten te beschikken, zelfs bij een onvoorzien professioneel onderhoud, kun je ze nu digitaal bewaren in een beveiligde digitale kluis.
Dat is wat Izimi je aanbiedt. Dankzij dit digitaal platform kun je op een beveiligde en gecentraliseerde manier alle documenten van je schooltijd of je opleidingen opslaan. Je kunt ze ook delen met wie je wilt en wanneer je het wilt.
Gezondheid (1)
Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel beter gekend onder de algemene naam GDPR, mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
Het gevolg is dat de werkgever administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie mag bewaren.
Mogelijks bestaan er hierop uitzonderingen, dus bij twijfel neem je best contact op met je sociaal secretariaat.
Hoelang mag de bedrijfsarts documenten bewaren?
De bedrijfsarts bewaart:
- Dossier na medische controle bij aanstellingskeuring maximaal zes maanden.
- Medische dossiers maximaal vijftien jaar, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
Re-integratie dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener.
Lees meer over welke gegevens je als werkgever bewaart.
Kluisoverdracht (2)
Izimi is een ultraveilige digitale plaats om belangrijke vertrouwelijke documenten in kunnen te bewaren en na overlijden (als je voor deze optie kiest) kunnen over te dragen aan je erfgenamen en geselecteerde Izimi-contacten. De veiligheid rond deze vertrouwelijke gegevens kan niet gegarandeerd worden als je de inhoud ook aan niet-Izimi gebruikers overmaakt.
Als je de standaardoptie voor de kluisoverdracht na overlijden behoudt, zal de volledige inhoud van je kluis na je overlijden overgemaakt worden aan je erfgenamen.
Als je kiest om enkel documenten met bepaalde labels over te dragen, zullen enkel je erfgenamen enkel tot die documenten toegang krijgen en zullen alle andere documenten automatisch vernietigd worden na je overlijden.
Familie (2)
Als nabestaande is het je plicht om de administratie van een overleden dierbare in orde te brengen. Sommige documenten moet je verplicht bewaren tot ver na de afwikkeling van de nalatenschap. Andere papieren met emotionele waarde wil je misschien louter bijhouden als aandenken.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij. Zo vermijd je discussies tussen erfgenamen.
Ook een trouwboekje, partnerschapsboekje, echtscheidingsovereenkomsten houd je liever bij – zeker als het over je partner gaat die overleden is en de documenten ook op jou betrekking hebben.
Facturen van nutsvoorzieningen (bv. water en elektriciteit) moet je vijf jaar bijhouden. Dat komt omdat bedrijven een eventuele schuld tot vijf jaar na het overlijden kunnen claimen bij de erfgenamen. Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij.
Een goede plek om waardevolle documenten digitaal bij te houden, is in een digitale kluis.
Heb je zelf een eigenhandig testament opgesteld? Dan mag je dat volgens de wet ook zelf bewaren. Je houdt je testament levenslang bij. Zorg ervoor dat je erfgenamen weten waar ze je testament kunnen vinden: zo vermijd je dat het zoekraakt en je laatste wil niet wordt uitgevoerd.
Het is daarom een goed idee om een kopie van je testament op te slaan in je persoonlijke Izimi-kluis. Daarbij kan je zowel je notaris als een familielid toegang geven tot het document.
Je testament laten bewaren bij de notaris
Je kunt je zelf opgestelde, handgeschreven testament ook ter registratie en bewaring afgeven bij een notaris. Je notaris houdt dan het testament bij, terwijl het bestaan ervan wordt opgenomen in het CRT (Centraal Register van Testamenten). De inhoud van je testament blijft daarbij geheim, maar de gegevens over je testament zijn toegankelijk voor erkende notariskantoren. Zo kunnen notarissen je testament eenvoudig terugvinden bij je overlijden.
Voor bijkomende zekerheid kun je je testament trouwens ook door een notaris laten opstellen. Dat heet een notarieel testament. Op die manier verzeker je jezelf ervan dat je testament met de juiste juridische formuleringen wordt opgesteld. Zo vermijd je achteraf discussies over de geldigheid en interpretatie van je wilsbeschikking.
Meer vragen hierover? Contacteer je eigen notaris.
Vastgoed (2)
De algemene richtlijn is om de papieren en documenten van een hypothecaire lening tot vijf jaar (na het aflopen van het krediet) te bewaren. Die termijn van vijf jaar geldt ook voor facturen en honoraria van je notaris. Al zit je dan niet met de looptijd van je krediet.
Een gelijkaardige termijn is van toepassing op huurcontracten (Hoelang huurcontract bewaren?).
Wat met documenten van verzekeringen?
Net zoals de papieren van je hypotheek, hou je verzekeringsdocumenten bij zolang ze relevant zijn. Met andere woorden, zolang de verzekering of een vergoedingsprocedure loopt, plus vijf jaar.
Vergeet daarbij ook niet:
- mogelijke toevoegingen of aanpassingen
- bijzondere voorwaarden
- betalingsbewijzen van levensverzekering
- overlijdensverzekering met fiscale aftrekbaarheid
- of uitbetalingen van het kapitaal
Tip: Wist je dat je ook na het verstrijken van een verzekeringscontract nog altijd een claim kan indienen voor schade. De voorwaarde: je liep de schade op tijdens de looptijd van het contract.
Zowel als verhuurder en huurder, bewaar je een huurcontract tot vijf jaar na aflopen van het contract. Je houdt echter niet alleen het contract zelf bij, maar ook alle ondersteunende documenten:
- de plaatsbeschrijving
- het bewijs van betaling van de huurwaarborg
- een kopie van de opzegbrief met het bewijs van ontvangst
- liefst ook betalingsbewijzen van de huurwaarborg en de maandelijkse huur
Zo heb je alle documenten bij de hand, mocht er zich toch nog een dispuut voordoen. Na vijf jaar is de termijn verlopen waarbij mogelijke schulden kunnen gevorderd worden en mag je de documenten wegdoen.
Een gelijkaardige termijn is van toepassing op hypothecaire documenten.
Zoek je een handige, digitale kluis om dergelijke documenten te bewaren? Maak gebruik van je digitale Izimi-kluis.
Registratie van een huurcontract
Vergeet niet dat je als verhuurder het contract binnen de twee maanden na de ondertekening moet laten registreren. De registratie doe je:
- online via de toepassing MyRent
- of bij het plaatselijk kantoor Rechtszekerheid waar de huurwoning gelegen is
Je bent ook verplicht om de plaatsbeschrijving te registreren, maar dat mag ook nog na twee maanden. Beide registraties zijn gratis.
Akten (6)
Een notariële akte is een document dat is opgesteld door een notaris en dat vervolgens in zijn of haar bijzijn wordt ondertekend door de betrokken partijen die worden vermeld in de akte. Een notariële akte is de meest voorkomende vorm van een authentieke akte en beide termen worden in de volksmond dan ook vaak door elkaar gebruikt.
Net zoals elke authentieke akte dient ook de notariële akte als bewijs van een overeenkomst. Bekende voorbeelden van notariële aktes zijn de koopovereenkomst van een woning en het huwelijkscontract. Een notariële akte wordt altijd opgemaakt in een vaste vorm en is ook verplicht voor sommige transacties. Na de ondertekening of het verlijden van een notariële akte registreert de notaris de akte in kwestie bij het bevoegde registratiekantoor. Zodra dat is gebeurd, is de akte helemaal officieel in orde.
Een notariële akte heeft door z’n officiële vorm en de bijkomende controles van de notaris een hogere bewijswaarde dan een eenvoudigere, onderhandse akte. De bepalingen van een notariële akte kunnen dan ook iets eenvoudiger worden afgedwongen. Zo kan je bij de invordering van een openstaande schuld die is aangegaan via een notariële akte bijvoorbeeld meteen laten afdwingen door een gerechtsdeurwaarder, zonder daarvoor eerst bij de rechter te moeten aankloppen.
Notariële aktes in een notendop:
- Opgesteld door een notaris
- Voorgelezen en ondertekend (of ‘verleden’) in het bijzijn van de notaris.
- Verplicht in enkele gevallen, zoals de aankoop van een woning.
- Meer bewijskracht dan een onderhandse akte.
Een authentieke akte is een document dat is opgesteld door een bevoegd ambtenaar (vaak een notaris) en dat vervolgens in zijn of haar bijzijn wordt ondertekend door de betrokken partijen. De termen ‘authentieke akte’ en ‘notariële akte’ worden vaak door elkaar gebruikt, hoewel we onder authentieke aktes ook aktes verstaan die zijn opgesteld door bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder of de griffier van een rechtbank.
Authentieke aktes dienen als officieel bewijs van een overeenkomst, zoals een huwelijkscontract of de verkoopovereenkomst van een woning. Ze zijn opgesteld in een vaste vorm en bevatten altijd een aantal vaste elementen, zoals de identiteit van de betrokken partijen.
De bewijswaarde van een authentieke akte is groter dan die van een akte die is opgesteld door partijen onderling (de zogeheten onderhandse akte). De aanwezigheid van de notaris of andere ambtenaar bij het ondertekenen (of, in juridische taal, het ‘verlijden’) van de akte zorgt ervoor dat je een authentieke akte in geval van betwisting meteen kunt laten afdwingen door bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder, zonder eerst langs de rechtbank te moeten passeren.
De belangrijkste eigenschappen van een authentieke akte op een rij:
- Opgesteld door een wettelijk bevoegde ambtenaar (meestal de notaris).
- Voorgelezen en ondertekend (of ‘verleden’) in het bijzijn van de notaris of andere bevoegde ambtenaar.
- Vaak gebruikt voor belangrijke gebeurtenissen, zoals de aankoop van een huis.
- Meer bewijskracht dan een onderhandse akte.
Al jouw notariële akten opgesteld sinds 2015 kan je eenvoudig raadplegen in Izimi.
A. Hoe vind je jouw akten op je webapplicatie van Izimi?
- Log in op jouw privéruimte
- Je bent nu in jouw persoonlijke kluis. Klik op “Diensten”
- Je kan “Mijn notariële akten” raadplegen door op “instellingen” te klikken
In deze ruimte kan je:
- een globaal overzicht zien van al jouw akten sinds 2015: “Mijn akten”
- de originele opgeslagen akte(n) in de Notariële Akten Bank (NABAN) bekijken
- een kopie van die akte(n) in jouw eigen Izimi-kluis uploaden
B. Hoe kan je jouw akten op je mobiele app terugvinden ?
Wanneer je verbinding maakt met je mobiele Izimi-app, word je persoonlijk verwelkomd en ontdek je enkele informatieschermen. Wanneer je naar beneden scrolt op je scherm, vind je het onderdeel “Mijn notariële akten” terug.
Je kan jouw akten ook vinden via het icoon ‘Meer’ > ‘Diensten’ > ‘Bekijk mijn akten’
C. En wat met jouw akten van vóór 2015?
Geen paniek, deze kan je ook in je privékluis bewaren. Om dit te doen, heb je volgende opties:
- Beschik je over een papieren exemplaar? Dit kan je scannen en opslaan in je Izimi-kluis, in de daarvoor bestemde categorie (bijvoorbeeld: Vastgoedakte > Mijn woning of Vastgoed categorie)
- Beschik je niet over een papieren exemplaar? Je kan contact opnemen met de notaris die de originele akte bewaart (de minuuthoudende notaris) en vragen om een digitale kopie in je Izimi-kluis te uploaden. Je notaris terugvinden ? Kijk hier : https://www.notaris.be/notaris/zoek
Via dit platform heb je toegang tot al jouw notariële akten sinds 2015. Onderhandse verkoopovereenkomsten en onderhandse akten kan je hier enkel terugvinden indien je ze zelf in Izimi hebt opgeladen of als jouw notaris het heeft gedaan.
VOORTAAN WEL!
Het is inderdaad mogelijk om kopieën van authentieke akten in alle veiligheid te delen met je contacten, inclusief het notariskantoor. Dat gaat heel eenvoudig en veilig.
- Je kon vanuit je persoonlijke kluis (in “Diensten”) je akten al raadplegen via een link naar de akte in NABAN (de databank van notariële akten). Het gaat bij deze optie alleen om een link en niet om een document. Het is dus niet mogelijk om de akten te delen of over te dragen in geval van een overdracht van de kluis na het overlijden.
- Een tweede optie is om een kopie van de akte te maken vanuit NABAN en deze dan te downloaden naar je persoonlijke Izimi-kluis in de vorm van een document dat kan worden gedeeld en overgedragen. Het gaat hier wel om een kopie en niet om de authentieke akte.
Meer informatie vind je op Waarom je documenten certificeren?
Een notariële akte is een juridisch document dat wordt opgesteld en ondertekend door een notaris, waardoor het een authentieke akte wordt.
De originele akte noemt men “de minuut”. Deze wordt bewaard door de notaris en geregistreerd in de Notariële Aktebank (NABAN). De eensluidend verklaarde afschriften die worden overhandigd aan de partijen noemt men “grossen” of “afschriften”, afhankelijk van de context.
Elke notaris moet alle akten die hij heeft verleden, evenals deze die werden verleden door zijn voorgangers binnen hetzelfde kantoor, 75 jaar lang bewaren. Na deze termijn moet hij ze verplicht in bewaring geven in het algemeen rijksarchief.
Je bewaart de eigenlijke akten dus niet zelf, maar wel de afschriften gemaakt door de notaris. Met Izimi heb je echter rechtstreeks toegang tot de akten die sinds 2015 werden ingeschreven in NABAN. Het is dus niet meer nodig om je papieren exemplaren te bewaren of om een afschrift aan te vragen bij je notaris.
Financiën (9)
- De fiscale documenten die nodig zijn om het belastbaar inkomen te bepalen, moeten bewaard worden: boekhoudkundige bewijsstukken, documenten over kadastraal inkomen, documenten in een professionele context (salaris, sociale zekerheid, contracten, bestel- en leveringsbonnen, kwitantieboekjes, bewijsstukken), …
- Op het vlak van btw: de boeken, facturen en andere documenten geëist door de btw-administratie (bewijsstukken, investeringstabellen)
- IT-systemen: de gegevensdragers en de programma’s die toelaten om de bovenvermelde te bewaren documenten te raadplegen
- In het geval van elektronische facturen moet de gebruikte technologie de echtheid van het origineel en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen
- Facturen of originele bijbehorende documenten, originelen van rekeninguittreksels, belastingafrekeningen en kwitanties, bestekken, inventarissen, gedetailleerde facturen en leveringsbonnen waarnaar de factuur verwijst.
Deze documenten moeten in origineel formaat worden bewaard
Zowel de federale als de Vlaamse belastingdienst verplichten zowel particulieren als bedrijven om een reeks documenten gedurende langere tijd te bewaren voor een eventuele belasting- of btw-controle.
Documenten bijhouden als particulier
Alle documenten die op één of andere manier te maken hebben met je belastingaangifte, moet je minstens 7 jaar lang bijhouden voor de belastingdienst. Onder die fiscale documenten vallen onder andere:
- Een kopie van je belastingaangifte
- Inclusief bewijsstukken van je aangifte, zoals loonfiches, attesten, bankdocumenten en facturen die als bewijs kunnen dienen van je uitgaven.
Niet alleen de belastingdienst verplicht je om documenten bijhouden. Ook notariële akten en facturen moet je gedurende langere tijd bewaren.
Documenten bijhouden als je bedrijf
Ook als je je eigen bedrijf hebt, moet je heel wat boekhoudkundige documenten bijhouden voor de fiscus. Lees meer over welke gegevens je als bedrijf moet bewaren.
Het is niet eenvoudig om de bewaringstermijnen voor administratieve en fiscale documenten nauwkeurig te bepalen. Om zeker te zijn, is het aanbevolen de diverse fiscale documenten en facturen gemiddeld 10 jaar te bewaren. Hierop bestaat echter één uitzondering: administratieve en fiscale documenten met betrekking tot vastgoed moeten ten minste 15 jaar bewaard worden.
Je hebt twee opties:
- De Vlaamse overheid raadt je aan om je rekeninguittreksels vijf jaar bij te houden, omdat ze een bewijs van je uitgaven en ontvangsten op je rekening. Ze kunnen van pas komen bij de belastingaangifte om betwistingen of vragen rond overschrijvingen te bewijzen.
- Test Aankoop raadt aan om je rekeningafschriften tien jaar lang te bewaren. De reden hiervoor is dat de verjaringstermijn voor het opeisen van schuld soms oploopt tot tien jaar. En heb je je uittreksels nog, kan je perfect bewijzen dat je alles betaald hebt.
Conclusie: houdt ze zeker vijf jaar bij, maar als je helemaal gerust wil zijn, doe je er nog eens vijf jaar bij.
Wat met andere bankdocumenten?
Zijn het documenten die van toepassing zijn op een lening? Dan houdt je ze best sowieso tien jaar bij. Ook documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet je tien jaar bewaren zodat je ze kan voorleggen indien er sprake is van een bouwdispuut.
Hoelang houdt de bank rekeningafschriften bij?
Wist je dat banken verplicht zijn om afschriften tien jaar bij te houden? Dat is de verjaringstermijn die heel gebruikelijk is in het burgerlijk recht. Daarom kan je meestal tot tien jaar teruggaan in je digitale rekeninguittreksels. Na tien jaar zijn banken verplicht om die informatie te verwijderen omwille van GDPR-regels. Wil je ze nog langer bewaren, dan download je ze best en bewaar je ze op een veilige plek.
Tip: bewaar ze in een digitale kluis zoals Izimi.
Je moet facturen zorgvuldig bewaren, zowel voor de belastingen als voor de boekhouding. Facturen jarenlang bewaren zonder ze kwijt te raken blijkt echter een moeilijke opdracht…
De aanbevolen bewaringstermijn varieert afhankelijk van het soort factuur. Hier volgen enkele voorbeelden:
- 1 jaar voor facturen voor telefonie
- 2 jaar voor facturen voor kleine werken
- 5 jaar voor facturen voor elektriciteit/gas en water
- 10 jaar voor facturen voor ruwbouwwerken
Facturen voor de aankoop of de herstelling van een wagen moet je bewaren zolang het voertuig in je bezit is (2 jaar extra wanneer het voertuig wordt verkocht).
Je digitale kluis Izimi is het ideale instrument om al je facturen te digitaliseren en ze op één plaats te bewaren.
Btw-bonnetjes en kastickets moet je verplicht 7 jaar lang bijhouden voor de fiscus. Dat komt vanwege de bewaarplicht die de FOD Financiën oplegt. Op die manier ben je in regel bij een eventuele belasting- of btw-controle. Houd je je bonnen niet bij en vraagt de belastingcontroleur er later naar, dan kun je daarvoor een boete krijgen én worden je gemaakte kosten misschien niet aanvaard.
Let op: de bewaartermijn van 7 jaar gaat in op 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding voor dat jaar. Een btw-bonnetje dat dateert van maart 2022, houd je dus bij tot december 2029.
Hoe je bonnen bijhouden?
Je hoeft van je bonnetjes niet noodzakelijk de papieren originelen te bewaren. Je mag ook een digitale kopie opslaan op je computer, een externe harde schijf of via een clouddienst.
Zorg er wel voor dat je altijd over een back-up van je bonnetjes beschikt. Je bent als ondernemer namelijk verantwoordelijk om ze te kunnen voorleggen bij een controle, ook wanneer je de originelen van je btw-bonnetjes of kastickets niet langer in je bezit hebt. Veel online boekhoudpakketten laten je toe om een digitale kopie van je bonnen te bewaren, waardoor je meteen in orde bent met je verplichtingen.
Elke ondernemer is verplicht om zijn of haar boekhoudkundige documenten en aan boekhouding gerelateerde stukken gedurende 7 jaar bij te houden voor een eventuele btw- of belastingcontrole door de fiscus.
Die periode van 7 jaar begint na de belastbare periode waarop het boekhoudkundige stuk in kwestie betrekking heeft. Een btw-bonnetje dat is opgemaakt in april 2022, houd je dus bij tot december 2029. De bewaartermijn van 7 jaar is van toepassing op alle wettelijke boeken en daarnaast ook op alle verantwoordingsstukken in je bedrijf, zoals facturen en creditnota’s.
Houd je je boekhouding niet zorgvuldig bij en ontbreken er stukken, dan kun je daar met je bedrijf een boete voor krijgen van de belastingdienst.
Interne stukken vallen onder een bewaarplicht van 3 jaar. Het gaat daarbij om documenten die geen bewijswaarde hebben voor de belastingen of de btw en die je enkel voor intern gebruik hebt opgemaakt.
Lees hier hoe je je boekhouding veilig bijhoudt.
Andere bedrijfsdocumenten bewaren
Naast je boekhouding moet je ook andere bedrijfsgegevens en -documenten bewaren in je bedrijf. Ontdek ook welke documenten dat zijn en voor hoelang je ze moet bewaren.
Je bent verplicht om belastingpapieren of fiscale documenten in België zeven jaar bij te houden. Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte:
- (Kopie van) je belastingaangifte
- Loonfiches
- Facturen
- Attesten
Wist je dat je je loonfiches trouwens beter 10 jaar bijhoudt?
myMinFin: handig portaal voor je belastingen en meer
De overheid creëerde myMinFin als beveiligd elektronisch portaal. Het doel is alle burgers, ambtenaren en ondernemingen toegang te geven tot hun FOD Fin dossier (fiscale gegevens zowel als documenten) en alle mogelijke interacties met de FOD Financiën.
Ben je op zoek naar een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je belastingpapieren, kan je beroep doen een digitale kluis zoals Izimi.
Heb je een eigen onderneming? Dan ben je wettelijk verplicht om alle boekhoudkundige documenten die relevant zijn voor de belastingen en je btw-aangifte, te bewaren. Veel van die documenten mag je zowel op papier of digitaal bijhouden. De belangrijkste wettelijke voorwaarde is dat de documenten in kwestie altijd beschikbaar moeten zijn vanuit België, en dat in een leesbaar formaat.
Van de zogeheten wettelijke boeken moet je altijd de originelen bewaren. De wettelijke boeken zijn:
- Grootboek
- Inventarisboek
- Centraal boek
Verder maken de verantwoordingsstukken veruit het grootste deel van je administratie uit.
Dat zijn onder andere je facturen, bankrekeninguittreksels en andere documenten die de transacties in je wettelijke boeken bewijzen. Voor de fiscus mag je van de verantwoordingsstukken ook de afschriften bewaren; bijvoorbeeld een fotokopie die je digitaal bewaart. Dat kan je bijvoorbeeld doen op je computer of op een externe harde schijf als back-up.
Veel boekhoudpakketten bieden trouwens ook de mogelijkheid om je documenten online op te slaan in de cloud. Voor bijkomende gemoedsrust kun je je belangrijkste documenten ook altijd veilig opslaan in je persoonlijke Izimi-kluis.
Professioneel leven (13)
De verplichting hangt ervan af of je bedrijf personeel tewerkstelt of niet.
Voor alle gegevens met betrekking tot personeel: zie hoelang moet werkgever gegevens bewaren?
Indien je geen personeel tewerkstelt, ben je vooral verplicht om een boekhouding te voeren. In België zijn alle ondernemingen verplicht om dat te doen, maar er zijn wel twee grote categorieën:
- Kmo’s, die een volledige dubbele boekhouding moeten voeren, maar voor een verkort schema kunnen kiezen.
- Grote ondernemingen, die hun jaarrekening volgens het volledige schema moeten indienen.
Wil je weten hoe dat zit voor een eenmanszaak, dan lees je hier wat een eenmanszaak moet bijhouden?
Heb je vragen hierover? Contacteer je accountant.
Welke administratie valt onder de boekhouding?
Zo goed als alle gegevens over je bedrijf, die worden vastgelegd op papier of digitaal, zijn relevant voor je boekhouding. Denk aan:
- Ontvangen en verzonden facturen
- Bankafschriften
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- Notariële documenten en aktes
- En meer
Voor meer informatie, lees zeker ook hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren en/of hoelang je je boekhouding moet bewaren.
Welke documenten je als ondernemer moet bijhouden hangt van een aantal zaken af:
- Ben je een eenmanszaak? Of heb je een vennootschap?
- Of heb je personeel in dienst?
- Een overzicht voor een bedrijf, lees je hier: welke gegevens moet een bedrijf bewaren?
Welke documenten moet een onderneming bijhouden?
Van de Belgische overheid moet een onderneming alle documenten bijhouden die nodig zijn om haar belastbare inkomsten te bepalen. Documenten zijn alle stukken die gebruikt zijn om de belastingaangifte in te vullen, zoals:
- De boekhouding van de onderneming (balans, resultatenrekening, beslissing van de algemene vergadering, aandeelhoudersregister, …).
- De bewijsstukken van de boekingen (aankoopfacturen, verkoopfacturen, offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, bankrekeninguittreksels, …).
- De loonfiches.
- En andere bewijsstukken van teruggevorderde kosten (facturen, tickets, …).
Deze documenten houd je bij tot het einde van het 7de boekjaar dat volgt op de belastbare periode. Voor meer hierover lees hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren.
Tip: Bewaar je documenten in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze nooit kwijt.
Als ondernemer of bedrijf in België ben je verplicht om een aantal zaken bij te houden. Maar wat is een eenmanszaak precies?
Een eenmanszaak: definitie
Een eenmanszaak is een heel eenvoudige manier om te starten als zelfstandige. Je hebt geen aparte rechtspersoon nodig en handelt dus als natuurlijk persoon. Jij bent dus je zaak, wat meteen de grootste verschil is met een vennootschap.
Dat betekent ook dat je onbeperkt aansprakelijk bent en er geen onderscheid gemaakt wordt tussen je privévermogen en dat van je zaak.
Boekhoudkundige verplichtingen als eenmanszaak
Zoals elke andere zelfstandige moet je een boekhouding voeren. In een eenmanszaak volstaat echter een enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding (op voorwaarde dat je jaaromzet, exclusief btw, kleiner is dan 500.000 euro).
Je boekhouding bestaat uit:
- Een financieel dagboek, dat je kan splitsen in een kas- en bankboek:
- Het kasboek omvat alle uitgaven en ontvangsten in geld
- Het bankboek omvat alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening
- Een aankoopboek met de facturen en creditnota’s van je leveranciers
- En een verkoopboek met de facturen en creditnota’s aan jouw klanten
Heb je een fysieke voorraad, heb je ook een inventarisboek nodig, waarin je noteert welke voorraden je hebt en hoeveel die waard zijn.
Op basis van die informatie maak jij of je accountant voor elk boekjaar een aparte jaarrekening. Vergeet daarnaast ook je btw-aangifte en klantenlisting niet.
Al deze documenten hou je gedurende 7 boekjaren bij.
Tip: Als eenmanszaak mag je natuurlijk ook een dubbele boekhouding voeren. Zo krijg je een beter beeld van je eigen bedrijfsvoering en kan je je beleid bijstellen op basis van concrete cijfers en evoluties. Het is alleen iets duurder.
Verschil met een ‘dubbele’ boekhouding?
Het verschil tussen een ‘enkelvoudige’ en ‘dubbele’ (of volledige) boekhouding is dat bij het laatste tegenover elke verrichting een ontvangst of betaling komt te staan. Elke transactie wordt dus dubbel geboekt.
Vennootschappen (bvba’s, nv’s, cvba’s …) moeten altijd een dubbele boekhouding voeren, net zoals bedrijven met een jaaromzet boven de 500.000 euro. Normaal gezien ben je dan ook balansplichtig, dat wil zeggen dat je jaarlijks je jaarrekening moet neerleggen bij de Nationale Bank (NBB).
Met jouw loonstroken kan je jouw pensioenrechten doen gelden en aantonen dat je voldoende hebt bijgedragen voor jouw pensioen dus in theorie zullen je loonstrookjes niet meer gevraagd worden wanneer je je wettelijk pensioen ontvangt.
Ja, het bedrag van je ouderdomspensioen wordt berekend op basis van een aantal criteria, waaronder je arbeidsstatuut, je salaris en de duur van je loopbaan. Je loonfiches bevatten de informatie die nodig is voor de berekening van je pensioen.
Een beroepsloopbaan is lang en derhalve kunnen er onregelmatigheden opduiken bij de berekening van je pensioen. Je loonfiches zijn onweerlegbare bewijsstukken om eventuele fouten van je pensioenkas recht te zetten.
Het is niet eenvoudig om al je loonfiches van je hele loopbaan op één plek te bewaren. Na enkele jaren zouden je kasten thuis zeker uitpuilen… Maar geen paniek! Met je digitale Izimi-kluis kun je je loonfiches digitaliseren en ze in alle veiligheid bewaren samen met je andere documenten!
Ja, arbeidscontracten zijn onontbeerlijk om een loopbaan te reconstrueren en de pensioenrechten te berekenen. Een beroepsloopbaan is lang en bij de berekening van je rechten kunnen onregelmatigheden opduiken. Je arbeidscontracten zijn geldige bewijsstukken in geval van klachten. Het is dus ten zeerste aangeraden je arbeidscontracten te bewaren tot na de afwikkeling van je pensioenrechten.
Een beroepsloopbaan is erg lang en je arbeidscontracten bewaren zonder ze kwijt te raken is een moeilijke opdracht. Met je digitale kluis Izimi kun je al je documenten digitaliseren en ze op één plaats bewaren!
Als werkgever ben je verplicht om de individuele rekening en de eventuele bijlagen (kopies van loonstaten e.d.) vijf jaar lang te bewaren. Het bewaren van de maandelijkse loonfiches of loonstroken is niet nodig.
Wel is het zinvol om deze documenten het best nog vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer bij te houden met het oog op mogelijke disputen. Daarna is het jouw verantwoordelijkheid om deze op een veilige manier te vernietigen.
Let op: heb je nog betalingen uitgevoerd na uitdiensttreding, dan geldt hier een afwijkende verjaringstermijn. Alle documenten die op deze betalingen van toepassing zijn, bewaar je best gedurende tien jaar.
Lees hier hoe lang je best als particulier loonfiches bewaart.
Hoelang je documenten bewaart als werkgever, hangt ervan welke soort documenten het zijn:
- Personeelsdossier
- Sociale documenten
- Andere
Personeelsdossier bewaren
Er is geen wettelijke richtlijn die bepaalt hoelang je een personeelsdossier moet bewaren. In het algemeen, hanteren de meeste bedrijven een termijn van vijf jaar na het aflopen van de arbeidsrelatie.
Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag je de persoonsgegevens ook niet langer bewaren dan nodig is, dus is het belangrijk om ze na vijf jaar veilig te vernietigen.
Sociale documenten bewaren
Als werkgever ben je verplicht om sociale documenten documenten aan je werknemers te overhandigen, maar je moet ze zelf ook bewaren.
Onder sociale documenten vallen o.a.:
- Algemeen en het bijzonder personeelsregister
- Individuele rekening
- Arbeidsovereenkomsten (zie ook het bewaren van arbeidscontracten[LINK naar vraag 1 “Hoelang bewaar je een arbeidscontract?”])
Je bewaart de sociale documenten gedurende vijf jaar.
Voor vragen hierover, bijvoorbeeld welke documenten je waar bewaart, neem je best contact op met je sociaal secretariaat.
Andere documenten
Zie ook:
De bewaartermijn van je pensioenoverzicht hangt nauw samen met je loonfiches. Niet onlogisch, aangezien de berekeningswijze deels gebeurt op basis van je ontvangen loon. Al varieert de specifieke berekeningswijze, omdat er in België verschillende pensioenstelsels (werknemer, zelfstandige, ambtenaar of een gemengde loopbaan) bestaan.
Je maandelijkse loonbriefjes houd je 10 jaar bij, je jaarlijkse loonfiches en het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (je pensioenoverzicht) tot aan je pensioen. Zo kan je, indien nodig, de documenten voorleggen bij een berekeningsfout.
Je mag al deze documenten op papier bewaren, maar je kan deze ook bewaren in je gratis digitale Izimi-kluis.
Als particulier ben je eigenlijk verplicht om je maandelijkse loonfiches 10 jaar lang te bewaren. Daarna mag je ze weggooien. Je hoeft ze niet op papier te bewaren, dat mag gerust digitaal, bijvoorbeeld in een digitale kluis.
Het wordt wel ten zeerste aanbevolen om het jaarlijks overzicht dat je van je werkgever krijgt te bewaren tot aan je pensioen. Net zoals het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (FPD) met je loongegevens voor de pensioenberekening. Dat is de fiscale fiche (pensioenfiche 281.11) die je elk jaar automatisch ontvangt via je online dossier op mypension.be (en/of in je eBox).
Lees hier hoe lang je als werkgever loonfiches moet bewaren.
Bepaalde documenten moet je levenslang bewaren. Dat geldt voor diploma’s, attesten en professionele titels. Op het portaal onderwijs.vlaanderen.be wordt expliciet gevraagd om je studienota’s, overhoringen en klasagenda’s bij te houden tot je het diploma van de cyclus (basisschool/hoger secundair onderwijs) hebt behaald. Als de inspectie een controle zou uitvoeren, moeten de leerlingen die documenten kunnen voorleggen.
Ook dit is goed om te weten: als je niet meer beschikt over de officiële documenten, kun je officiële duplicaten aanvragen, maar dit kan duur uitvallen, want de administratiekosten kunnen oplopen tot 50 euro.
Om ongemakken te vermijden, om geen vervelende stappen te moeten ondernemen of om simpelweg altijd en overal over de documenten te beschikken, zelfs bij een onvoorzien professioneel onderhoud, kun je ze nu digitaal bewaren in een beveiligde digitale kluis.
Dat is wat Izimi je aanbiedt. Dankzij dit digitaal platform kun je op een beveiligde en gecentraliseerde manier alle documenten van je schooltijd of je opleidingen opslaan. Je kunt ze ook delen met wie je wilt en wanneer je het wilt.
Heb je een eigen bedrijf? Dan moet je voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van verzonden en ontvangen facturen.
De wetgeving daarover is eenvoudig: Elke onderneming moet al haar boekhoudkundige documenten en verwante bewijsstukken bewaren gedurende de 7 jaren of boekjaren die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Ook facturen vallen onder die regel. Je bent met je bedrijf namelijk verplicht om alle relevante documentatie voor te leggen bij een eventuele belastingcontrole. Facturen vormen daarbij een belangrijk bewijsstuk van je bedrijfsvoering.
Je mag je facturen als bedrijf trouwens op verschillende manieren bewaren: zowel online als op papier.
Lees hier wat je als bedrijf allemaal moet behouden.
Een arbeidsovereenkomst of arbeidscontract is een overeenkomst tussen een werknemer en werkgever. De werknemer verbindt zich om tegen een afgesproken loon arbeid te verrichten.
In zo’n overeenkomst zet je de volgende informatie:
- naam en adres van werkgever en werknemer
- begindatum (en eventueel einddatum) van de tewerkstelling
- plaats van tewerkstelling
- omschrijving van het uit te voeren werk
- verloning en berekeningswijze
- werkduur en werkrooster
Arbeidsovereenkomst hoeft niet op papier te staan
Alleen hoef je voor een geldige arbeidsovereenkomst geen schriftelijk contract te hebben. Het perfect wettelijk om een arbeidsovereenkomst mondeling aan te gaan. Al zet je de overeengekomen afspraken beter toch op papier te zetten om achteraf discussies te vermijden.
Bewaartermijn arbeidscontracten
Voor de meeste arbeidsovereenkomsten is er geen bewaringsplicht. Enigszins logisch als je ook mondeling een overeenkomst mag afsluiten. Toch is het aangeraden om een schriftelijke overeenkomst op te stellen en deze minstens een jaar na beëindiging te bewaren.
Voor de tewerkstelling van studenten en huisarbeiders ben je wel verplicht om de arbeidsovereenkomsten vijf jaar bij te houden, startend vanaf de eerste dag na afloop. Het kan daarom geen kwaad om op veilig te spelen en alle arbeidsovereenkomsten tot vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer te bewaren. Daarna vernietig je ze best, omdat je vanuit GDPR persoonsgegevens enkel zo lang mag bewaren als dat effectief nodig is.
Documenten (32)
De verplichting hangt ervan af of je bedrijf personeel tewerkstelt of niet.
Voor alle gegevens met betrekking tot personeel: zie hoelang moet werkgever gegevens bewaren?
Indien je geen personeel tewerkstelt, ben je vooral verplicht om een boekhouding te voeren. In België zijn alle ondernemingen verplicht om dat te doen, maar er zijn wel twee grote categorieën:
- Kmo’s, die een volledige dubbele boekhouding moeten voeren, maar voor een verkort schema kunnen kiezen.
- Grote ondernemingen, die hun jaarrekening volgens het volledige schema moeten indienen.
Wil je weten hoe dat zit voor een eenmanszaak, dan lees je hier wat een eenmanszaak moet bijhouden?
Heb je vragen hierover? Contacteer je accountant.
Welke administratie valt onder de boekhouding?
Zo goed als alle gegevens over je bedrijf, die worden vastgelegd op papier of digitaal, zijn relevant voor je boekhouding. Denk aan:
- Ontvangen en verzonden facturen
- Bankafschriften
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- Notariële documenten en aktes
- En meer
Voor meer informatie, lees zeker ook hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren en/of hoelang je je boekhouding moet bewaren.
Je kunt vrij kiezen welke documenten je wil opslaan in jouw persoonlijke kluis.
Om jouw veiligheid en die van de anderen te helpen garanderen is er wel een beperking van de bestandstypes ingebouwd. De volgende bestandstypes zijn toegelaten :
*.7z *.ai *.bmp *.csv *.doc *.docx *.gif *.gz *.heic *.jpg *.jpeg *.md *.odp *.ods *.odt *.pdf *.png *.ppt *.pptx *.psd *.rar * .raw *.rtf *.tar *.tif *.tiff *.ttf *.txt *.vsd *.vsdx *.xls *.xlsx *.zip *.avi *.dot *.dotx *.dwg *.dxf *.eps *.emf *.eml *.mov *.mp3 *.mp4 *.mpeg *.mpg *.msg *.oft *.pot *.ps *.svg *.vsd *.wav *.wmf *.xps *.xlstx
Het is op dit moment niet mogelijk om documenten op te slaan zoals Excel-bestanden die zijn beveiligd met wachtwoorden. We hebben antivirussoftware die elk document dat naar Izimi wordt geüpload, scant om te voorkomen dat documenten met mogelijk schadelijke scripts op het platform worden geüpload. Zo kunnen we de veiligheid van onze gebruikers garanderen en voorkomen dat een gebruiker een schadelijke bestand deelt en dat een van zijn contacten het schadelijke bestand op zijn beurt opent.
Als je je diploma bij de hand hebt, meteen toegankelijk en makkelijk online deelbaar met je gesprekspartner, win je veel tijd.
Met slechts een paar kliks, waar je ook bent, in de metro, in een restaurant of vanuit het buitenland, deel je veilig je diploma’s of andere documenten met wie je maar wilt. Je staat op het punt om dé job van je leven te vinden en je beseft dat je je dossier met al je documenten en de vereiste officiële attesten vergeten bent? Geen probleem, je hebt je digitale kluis op zak. Met enkele kliks kun je documenten veilig delen met wie je maar wilt.
Welke documenten je als ondernemer moet bijhouden hangt van een aantal zaken af:
- Ben je een eenmanszaak? Of heb je een vennootschap?
- Of heb je personeel in dienst?
- Een overzicht voor een bedrijf, lees je hier: welke gegevens moet een bedrijf bewaren?
Welke documenten moet een onderneming bijhouden?
Van de Belgische overheid moet een onderneming alle documenten bijhouden die nodig zijn om haar belastbare inkomsten te bepalen. Documenten zijn alle stukken die gebruikt zijn om de belastingaangifte in te vullen, zoals:
- De boekhouding van de onderneming (balans, resultatenrekening, beslissing van de algemene vergadering, aandeelhoudersregister, …).
- De bewijsstukken van de boekingen (aankoopfacturen, verkoopfacturen, offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, bankrekeninguittreksels, …).
- De loonfiches.
- En andere bewijsstukken van teruggevorderde kosten (facturen, tickets, …).
Deze documenten houd je bij tot het einde van het 7de boekjaar dat volgt op de belastbare periode. Voor meer hierover lees hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren.
Tip: Bewaar je documenten in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze nooit kwijt.
Zowel de federale als de Vlaamse belastingdienst verplichten zowel particulieren als bedrijven om een reeks documenten gedurende langere tijd te bewaren voor een eventuele belasting- of btw-controle.
Documenten bijhouden als particulier
Alle documenten die op één of andere manier te maken hebben met je belastingaangifte, moet je minstens 7 jaar lang bijhouden voor de belastingdienst. Onder die fiscale documenten vallen onder andere:
- Een kopie van je belastingaangifte
- Inclusief bewijsstukken van je aangifte, zoals loonfiches, attesten, bankdocumenten en facturen die als bewijs kunnen dienen van je uitgaven.
Niet alleen de belastingdienst verplicht je om documenten bijhouden. Ook notariële akten en facturen moet je gedurende langere tijd bewaren.
Documenten bijhouden als je bedrijf
Ook als je je eigen bedrijf hebt, moet je heel wat boekhoudkundige documenten bijhouden voor de fiscus. Lees meer over welke gegevens je als bedrijf moet bewaren.
Als ondernemer of bedrijf in België ben je verplicht om een aantal zaken bij te houden. Maar wat is een eenmanszaak precies?
Een eenmanszaak: definitie
Een eenmanszaak is een heel eenvoudige manier om te starten als zelfstandige. Je hebt geen aparte rechtspersoon nodig en handelt dus als natuurlijk persoon. Jij bent dus je zaak, wat meteen de grootste verschil is met een vennootschap.
Dat betekent ook dat je onbeperkt aansprakelijk bent en er geen onderscheid gemaakt wordt tussen je privévermogen en dat van je zaak.
Boekhoudkundige verplichtingen als eenmanszaak
Zoals elke andere zelfstandige moet je een boekhouding voeren. In een eenmanszaak volstaat echter een enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding (op voorwaarde dat je jaaromzet, exclusief btw, kleiner is dan 500.000 euro).
Je boekhouding bestaat uit:
- Een financieel dagboek, dat je kan splitsen in een kas- en bankboek:
- Het kasboek omvat alle uitgaven en ontvangsten in geld
- Het bankboek omvat alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening
- Een aankoopboek met de facturen en creditnota’s van je leveranciers
- En een verkoopboek met de facturen en creditnota’s aan jouw klanten
Heb je een fysieke voorraad, heb je ook een inventarisboek nodig, waarin je noteert welke voorraden je hebt en hoeveel die waard zijn.
Op basis van die informatie maak jij of je accountant voor elk boekjaar een aparte jaarrekening. Vergeet daarnaast ook je btw-aangifte en klantenlisting niet.
Al deze documenten hou je gedurende 7 boekjaren bij.
Tip: Als eenmanszaak mag je natuurlijk ook een dubbele boekhouding voeren. Zo krijg je een beter beeld van je eigen bedrijfsvoering en kan je je beleid bijstellen op basis van concrete cijfers en evoluties. Het is alleen iets duurder.
Verschil met een ‘dubbele’ boekhouding?
Het verschil tussen een ‘enkelvoudige’ en ‘dubbele’ (of volledige) boekhouding is dat bij het laatste tegenover elke verrichting een ontvangst of betaling komt te staan. Elke transactie wordt dus dubbel geboekt.
Vennootschappen (bvba’s, nv’s, cvba’s …) moeten altijd een dubbele boekhouding voeren, net zoals bedrijven met een jaaromzet boven de 500.000 euro. Normaal gezien ben je dan ook balansplichtig, dat wil zeggen dat je jaarlijks je jaarrekening moet neerleggen bij de Nationale Bank (NBB).
Al die verschillende documenten die symbool staan voor het einde van een cyclus, zijn administratieve documenten die een juridische waarde hebben. Ze zorgen ervoor dat
- dat je toegang hebt tot bepaalde voordelen,
- dat je kunt bewijzen dat je een graad hebt behaald in bepaalde studies,
- dat je toegang hebt tot hogere studies of opleidingen,
- of je kunt ze gebruiken voor bepaalde administratieve procedures.
Als je voor een openbaar ambt solliciteert, moet je je diploma tonen alvorens nog maar te mogen deelnemen aan een examen!
Wanneer je een beurs aanvraagt of wanneer je een kot wilt huren, kunnen je diploma’s opgevraagd worden. In dit specifieke geval is de administratie niet zozeer geïnteresseerd in je kwalificatie, maar eerder in je statuut van student. Het kan zijn dat je een deel van je schooltijd in het buitenland hebt doorgebracht en dat je een homologatie moet aanvragen. In dat geval zal je een dossier moeten samenstellen met onder andere
- het diploma van de middelbare school (of een voorlopig bewijs dat je geslaagd bent als je nog maar net bent afgestudeerd),
- je rapporten,
- een uittreksel van het geboorteregister of een eensluidend verklaarde kopie van je identiteitskaart,
- een motivatiebrief, …
Al jouw notariële akten opgesteld sinds 2015 kan je eenvoudig raadplegen in Izimi.
A. Hoe vind je jouw akten op je webapplicatie van Izimi?
- Log in op jouw privéruimte
- Je bent nu in jouw persoonlijke kluis. Klik op “Diensten”
- Je kan “Mijn notariële akten” raadplegen door op “instellingen” te klikken
In deze ruimte kan je:
- een globaal overzicht zien van al jouw akten sinds 2015: “Mijn akten”
- de originele opgeslagen akte(n) in de Notariële Akten Bank (NABAN) bekijken
- een kopie van die akte(n) in jouw eigen Izimi-kluis uploaden
B. Hoe kan je jouw akten op je mobiele app terugvinden ?
Wanneer je verbinding maakt met je mobiele Izimi-app, word je persoonlijk verwelkomd en ontdek je enkele informatieschermen. Wanneer je naar beneden scrolt op je scherm, vind je het onderdeel “Mijn notariële akten” terug.
Je kan jouw akten ook vinden via het icoon ‘Meer’ > ‘Diensten’ > ‘Bekijk mijn akten’
C. En wat met jouw akten van vóór 2015?
Geen paniek, deze kan je ook in je privékluis bewaren. Om dit te doen, heb je volgende opties:
- Beschik je over een papieren exemplaar? Dit kan je scannen en opslaan in je Izimi-kluis, in de daarvoor bestemde categorie (bijvoorbeeld: Vastgoedakte > Mijn woning of Vastgoed categorie)
- Beschik je niet over een papieren exemplaar? Je kan contact opnemen met de notaris die de originele akte bewaart (de minuuthoudende notaris) en vragen om een digitale kopie in je Izimi-kluis te uploaden. Je notaris terugvinden ? Kijk hier : https://www.notaris.be/notaris/zoek
Via dit platform heb je toegang tot al jouw notariële akten sinds 2015. Onderhandse verkoopovereenkomsten en onderhandse akten kan je hier enkel terugvinden indien je ze zelf in Izimi hebt opgeladen of als jouw notaris het heeft gedaan.
VOORTAAN WEL!
Het is inderdaad mogelijk om kopieën van authentieke akten in alle veiligheid te delen met je contacten, inclusief het notariskantoor. Dat gaat heel eenvoudig en veilig.
- Je kon vanuit je persoonlijke kluis (in “Diensten”) je akten al raadplegen via een link naar de akte in NABAN (de databank van notariële akten). Het gaat bij deze optie alleen om een link en niet om een document. Het is dus niet mogelijk om de akten te delen of over te dragen in geval van een overdracht van de kluis na het overlijden.
- Een tweede optie is om een kopie van de akte te maken vanuit NABAN en deze dan te downloaden naar je persoonlijke Izimi-kluis in de vorm van een document dat kan worden gedeeld en overgedragen. Het gaat hier wel om een kopie en niet om de authentieke akte.
Meer informatie vind je op Waarom je documenten certificeren?
Het is zeker mogelijk om een testament op te stellen zonder notaris. Dat noemt men een handgeschreven testament. Het is een testament dat de erflater zelf schrijft. Dergelijk document is geldig op 3 voorwaarden:
- Het testament moet met de hand geschreven zijn (dus niet getypt) door de persoon in kwestie, ongeacht op welke drager.
- Het document moet gedateerd zijn, met name om verwarring te vermijden indien er meerdere versies bestaan.
- Het handgeschreven testament moet ondertekend worden met de gebruikelijke handtekening.
Pas op : Als het gaat om een handgeschreven testament, dan heeft het digitaal bewaard exemplaar geen bewijswaarde ; het kan enkel aanzien worden als een begin van bewijs.
Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel beter gekend onder de algemene naam GDPR, mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
Het gevolg is dat de werkgever administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie mag bewaren.
Mogelijks bestaan er hierop uitzonderingen, dus bij twijfel neem je best contact op met je sociaal secretariaat.
Hoelang mag de bedrijfsarts documenten bewaren?
De bedrijfsarts bewaart:
- Dossier na medische controle bij aanstellingskeuring maximaal zes maanden.
- Medische dossiers maximaal vijftien jaar, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
Re-integratie dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener.
Lees meer over welke gegevens je als werkgever bewaart.
Je hebt twee opties:
- De Vlaamse overheid raadt je aan om je rekeninguittreksels vijf jaar bij te houden, omdat ze een bewijs van je uitgaven en ontvangsten op je rekening. Ze kunnen van pas komen bij de belastingaangifte om betwistingen of vragen rond overschrijvingen te bewijzen.
- Test Aankoop raadt aan om je rekeningafschriften tien jaar lang te bewaren. De reden hiervoor is dat de verjaringstermijn voor het opeisen van schuld soms oploopt tot tien jaar. En heb je je uittreksels nog, kan je perfect bewijzen dat je alles betaald hebt.
Conclusie: houdt ze zeker vijf jaar bij, maar als je helemaal gerust wil zijn, doe je er nog eens vijf jaar bij.
Wat met andere bankdocumenten?
Zijn het documenten die van toepassing zijn op een lening? Dan houdt je ze best sowieso tien jaar bij. Ook documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet je tien jaar bewaren zodat je ze kan voorleggen indien er sprake is van een bouwdispuut.
Hoelang houdt de bank rekeningafschriften bij?
Wist je dat banken verplicht zijn om afschriften tien jaar bij te houden? Dat is de verjaringstermijn die heel gebruikelijk is in het burgerlijk recht. Daarom kan je meestal tot tien jaar teruggaan in je digitale rekeninguittreksels. Na tien jaar zijn banken verplicht om die informatie te verwijderen omwille van GDPR-regels. Wil je ze nog langer bewaren, dan download je ze best en bewaar je ze op een veilige plek.
Tip: bewaar ze in een digitale kluis zoals Izimi.
Als werkgever ben je verplicht om de individuele rekening en de eventuele bijlagen (kopies van loonstaten e.d.) vijf jaar lang te bewaren. Het bewaren van de maandelijkse loonfiches of loonstroken is niet nodig.
Wel is het zinvol om deze documenten het best nog vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer bij te houden met het oog op mogelijke disputen. Daarna is het jouw verantwoordelijkheid om deze op een veilige manier te vernietigen.
Let op: heb je nog betalingen uitgevoerd na uitdiensttreding, dan geldt hier een afwijkende verjaringstermijn. Alle documenten die op deze betalingen van toepassing zijn, bewaar je best gedurende tien jaar.
Lees hier hoe lang je best als particulier loonfiches bewaart.
Hoelang je documenten bewaart als werkgever, hangt ervan welke soort documenten het zijn:
- Personeelsdossier
- Sociale documenten
- Andere
Personeelsdossier bewaren
Er is geen wettelijke richtlijn die bepaalt hoelang je een personeelsdossier moet bewaren. In het algemeen, hanteren de meeste bedrijven een termijn van vijf jaar na het aflopen van de arbeidsrelatie.
Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag je de persoonsgegevens ook niet langer bewaren dan nodig is, dus is het belangrijk om ze na vijf jaar veilig te vernietigen.
Sociale documenten bewaren
Als werkgever ben je verplicht om sociale documenten documenten aan je werknemers te overhandigen, maar je moet ze zelf ook bewaren.
Onder sociale documenten vallen o.a.:
- Algemeen en het bijzonder personeelsregister
- Individuele rekening
- Arbeidsovereenkomsten (zie ook het bewaren van arbeidscontracten[LINK naar vraag 1 “Hoelang bewaar je een arbeidscontract?”])
Je bewaart de sociale documenten gedurende vijf jaar.
Voor vragen hierover, bijvoorbeeld welke documenten je waar bewaart, neem je best contact op met je sociaal secretariaat.
Andere documenten
Zie ook:
De bewaartermijn van je pensioenoverzicht hangt nauw samen met je loonfiches. Niet onlogisch, aangezien de berekeningswijze deels gebeurt op basis van je ontvangen loon. Al varieert de specifieke berekeningswijze, omdat er in België verschillende pensioenstelsels (werknemer, zelfstandige, ambtenaar of een gemengde loopbaan) bestaan.
Je maandelijkse loonbriefjes houd je 10 jaar bij, je jaarlijkse loonfiches en het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (je pensioenoverzicht) tot aan je pensioen. Zo kan je, indien nodig, de documenten voorleggen bij een berekeningsfout.
Je mag al deze documenten op papier bewaren, maar je kan deze ook bewaren in je gratis digitale Izimi-kluis.
Als nabestaande is het je plicht om de administratie van een overleden dierbare in orde te brengen. Sommige documenten moet je verplicht bewaren tot ver na de afwikkeling van de nalatenschap. Andere papieren met emotionele waarde wil je misschien louter bijhouden als aandenken.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij. Zo vermijd je discussies tussen erfgenamen.
Ook een trouwboekje, partnerschapsboekje, echtscheidingsovereenkomsten houd je liever bij – zeker als het over je partner gaat die overleden is en de documenten ook op jou betrekking hebben.
Facturen van nutsvoorzieningen (bv. water en elektriciteit) moet je vijf jaar bijhouden. Dat komt omdat bedrijven een eventuele schuld tot vijf jaar na het overlijden kunnen claimen bij de erfgenamen. Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij.
Een goede plek om waardevolle documenten digitaal bij te houden, is in een digitale kluis.
Je moet facturen zorgvuldig bewaren, zowel voor de belastingen als voor de boekhouding. Facturen jarenlang bewaren zonder ze kwijt te raken blijkt echter een moeilijke opdracht…
De aanbevolen bewaringstermijn varieert afhankelijk van het soort factuur. Hier volgen enkele voorbeelden:
- 1 jaar voor facturen voor telefonie
- 2 jaar voor facturen voor kleine werken
- 5 jaar voor facturen voor elektriciteit/gas en water
- 10 jaar voor facturen voor ruwbouwwerken
Facturen voor de aankoop of de herstelling van een wagen moet je bewaren zolang het voertuig in je bezit is (2 jaar extra wanneer het voertuig wordt verkocht).
Je digitale kluis Izimi is het ideale instrument om al je facturen te digitaliseren en ze op één plaats te bewaren.
Heb je zelf een eigenhandig testament opgesteld? Dan mag je dat volgens de wet ook zelf bewaren. Je houdt je testament levenslang bij. Zorg ervoor dat je erfgenamen weten waar ze je testament kunnen vinden: zo vermijd je dat het zoekraakt en je laatste wil niet wordt uitgevoerd.
Het is daarom een goed idee om een kopie van je testament op te slaan in je persoonlijke Izimi-kluis. Daarbij kan je zowel je notaris als een familielid toegang geven tot het document.
Je testament laten bewaren bij de notaris
Je kunt je zelf opgestelde, handgeschreven testament ook ter registratie en bewaring afgeven bij een notaris. Je notaris houdt dan het testament bij, terwijl het bestaan ervan wordt opgenomen in het CRT (Centraal Register van Testamenten). De inhoud van je testament blijft daarbij geheim, maar de gegevens over je testament zijn toegankelijk voor erkende notariskantoren. Zo kunnen notarissen je testament eenvoudig terugvinden bij je overlijden.
Voor bijkomende zekerheid kun je je testament trouwens ook door een notaris laten opstellen. Dat heet een notarieel testament. Op die manier verzeker je jezelf ervan dat je testament met de juiste juridische formuleringen wordt opgesteld. Zo vermijd je achteraf discussies over de geldigheid en interpretatie van je wilsbeschikking.
Meer vragen hierover? Contacteer je eigen notaris.
Btw-bonnetjes en kastickets moet je verplicht 7 jaar lang bijhouden voor de fiscus. Dat komt vanwege de bewaarplicht die de FOD Financiën oplegt. Op die manier ben je in regel bij een eventuele belasting- of btw-controle. Houd je je bonnen niet bij en vraagt de belastingcontroleur er later naar, dan kun je daarvoor een boete krijgen én worden je gemaakte kosten misschien niet aanvaard.
Let op: de bewaartermijn van 7 jaar gaat in op 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding voor dat jaar. Een btw-bonnetje dat dateert van maart 2022, houd je dus bij tot december 2029.
Hoe je bonnen bijhouden?
Je hoeft van je bonnetjes niet noodzakelijk de papieren originelen te bewaren. Je mag ook een digitale kopie opslaan op je computer, een externe harde schijf of via een clouddienst.
Zorg er wel voor dat je altijd over een back-up van je bonnetjes beschikt. Je bent als ondernemer namelijk verantwoordelijk om ze te kunnen voorleggen bij een controle, ook wanneer je de originelen van je btw-bonnetjes of kastickets niet langer in je bezit hebt. Veel online boekhoudpakketten laten je toe om een digitale kopie van je bonnen te bewaren, waardoor je meteen in orde bent met je verplichtingen.
De algemene richtlijn is om de papieren en documenten van een hypothecaire lening tot vijf jaar (na het aflopen van het krediet) te bewaren. Die termijn van vijf jaar geldt ook voor facturen en honoraria van je notaris. Al zit je dan niet met de looptijd van je krediet.
Een gelijkaardige termijn is van toepassing op huurcontracten (Hoelang huurcontract bewaren?).
Wat met documenten van verzekeringen?
Net zoals de papieren van je hypotheek, hou je verzekeringsdocumenten bij zolang ze relevant zijn. Met andere woorden, zolang de verzekering of een vergoedingsprocedure loopt, plus vijf jaar.
Vergeet daarbij ook niet:
- mogelijke toevoegingen of aanpassingen
- bijzondere voorwaarden
- betalingsbewijzen van levensverzekering
- overlijdensverzekering met fiscale aftrekbaarheid
- of uitbetalingen van het kapitaal
Tip: Wist je dat je ook na het verstrijken van een verzekeringscontract nog altijd een claim kan indienen voor schade. De voorwaarde: je liep de schade op tijdens de looptijd van het contract.
Zowel als verhuurder en huurder, bewaar je een huurcontract tot vijf jaar na aflopen van het contract. Je houdt echter niet alleen het contract zelf bij, maar ook alle ondersteunende documenten:
- de plaatsbeschrijving
- het bewijs van betaling van de huurwaarborg
- een kopie van de opzegbrief met het bewijs van ontvangst
- liefst ook betalingsbewijzen van de huurwaarborg en de maandelijkse huur
Zo heb je alle documenten bij de hand, mocht er zich toch nog een dispuut voordoen. Na vijf jaar is de termijn verlopen waarbij mogelijke schulden kunnen gevorderd worden en mag je de documenten wegdoen.
Een gelijkaardige termijn is van toepassing op hypothecaire documenten.
Zoek je een handige, digitale kluis om dergelijke documenten te bewaren? Maak gebruik van je digitale Izimi-kluis.
Registratie van een huurcontract
Vergeet niet dat je als verhuurder het contract binnen de twee maanden na de ondertekening moet laten registreren. De registratie doe je:
- online via de toepassing MyRent
- of bij het plaatselijk kantoor Rechtszekerheid waar de huurwoning gelegen is
Je bent ook verplicht om de plaatsbeschrijving te registreren, maar dat mag ook nog na twee maanden. Beide registraties zijn gratis.
Heb je iets gekocht als particulier, dan is het altijd slim om de bijbehorende factuur bij te houden. Zo heb je een bewijs in handen als er later een probleem zou opduiken met het gekochte product of het geleverde werk.
In principe kun je facturen en andere betalingsbewijzen gebruiken tot aan de wettelijk vastgelegde verjaringstermijn. De algemene richtlijn van de FOD Economie zegt dat je al je facturen best 10 jaar bijhoudt, onafhankelijk van de verjaring van de factuur in kwestie.
Voor bedrijven geldt dan weer een wettelijke bewaarplicht van verzonden en ontvangen facturen.
Wettelijk aangeraden bewaartermijnen
- 1 maand
- Kassatickets voor kleine bedragen.
- 6 maanden
- Restaurant- en hotelrekeningen (tenzij je die fiscaal inbrengt als aftrekbare onkosten voor je bedrijf).
- 1 jaar
- Transportfacturen en deurwaarderskosten.
- 2 jaar
- Aankoopfacturen van bijvoorbeeld elektronica, huishoudtoestellen en meubels. Daarbij heb je als consument namelijk recht op twee jaar wettelijke garantie.
- Facturen van gas, water, elektriciteit, internet en andere nutsvoorzieningen.
- Facturen van gemaakte medische kosten.
- 5 jaar
- Facturen en honoraria van een notaris en erelonen van advocaten.
- Bankdocumenten en -facturen.
- 10 jaar
- Facturen en gerelateerde contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten.
Facturen die relevant zijn voor je belastingaangifte – bijvoorbeeld bij een aankoop die in aanmerking komt voor een belastingvermindering – moet je minstens 7 jaar lang bewaren. Zo beschik je altijd over voldoende bewijs in het geval van een belastingcontrole. Belangrijke facturen houd je eenvoudig bij in je persoonlijke Izimi-kluis.
Heb je een eigen bedrijf? Dan moet je voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van verzonden en ontvangen facturen.
De wetgeving daarover is eenvoudig: Elke onderneming moet al haar boekhoudkundige documenten en verwante bewijsstukken bewaren gedurende de 7 jaren of boekjaren die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Ook facturen vallen onder die regel. Je bent met je bedrijf namelijk verplicht om alle relevante documentatie voor te leggen bij een eventuele belastingcontrole. Facturen vormen daarbij een belangrijk bewijsstuk van je bedrijfsvoering.
Je mag je facturen als bedrijf trouwens op verschillende manieren bewaren: zowel online als op papier.
Lees hier wat je als bedrijf allemaal moet behouden.
Hoelang je je documenten bewaart, hangt af van welke documenten het zijn en in welke hoedanigheid je ze wil of moet bewaren (particulier of bedrijf/organisatie). Hieronder een handig overzicht.
Welke documenten bewaar je als particulier:
- Facturen en bonnetjes
- Rekeninguittreksels
- Belastingdocumenten
- Testament
- Pensioenoverzicht
- Hypotheek, notariële akte of een huurcontract
Welke gegevens bewaar je als bedrijf of organisatie:
En je stelt je misschien ook de vraag hoe je dergelijke documenten het best bewaart?
Tip: dat kan in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze niet kwijt en worden zijn ze veilig opgeslagen.
Elke ondernemer is verplicht om zijn of haar boekhoudkundige documenten en aan boekhouding gerelateerde stukken gedurende 7 jaar bij te houden voor een eventuele btw- of belastingcontrole door de fiscus.
Die periode van 7 jaar begint na de belastbare periode waarop het boekhoudkundige stuk in kwestie betrekking heeft. Een btw-bonnetje dat is opgemaakt in april 2022, houd je dus bij tot december 2029. De bewaartermijn van 7 jaar is van toepassing op alle wettelijke boeken en daarnaast ook op alle verantwoordingsstukken in je bedrijf, zoals facturen en creditnota’s.
Houd je je boekhouding niet zorgvuldig bij en ontbreken er stukken, dan kun je daar met je bedrijf een boete voor krijgen van de belastingdienst.
Interne stukken vallen onder een bewaarplicht van 3 jaar. Het gaat daarbij om documenten die geen bewijswaarde hebben voor de belastingen of de btw en die je enkel voor intern gebruik hebt opgemaakt.
Lees hier hoe je je boekhouding veilig bijhoudt.
Andere bedrijfsdocumenten bewaren
Naast je boekhouding moet je ook andere bedrijfsgegevens en -documenten bewaren in je bedrijf. Ontdek ook welke documenten dat zijn en voor hoelang je ze moet bewaren.
Je bent verplicht om belastingpapieren of fiscale documenten in België zeven jaar bij te houden. Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte:
- (Kopie van) je belastingaangifte
- Loonfiches
- Facturen
- Attesten
Wist je dat je je loonfiches trouwens beter 10 jaar bijhoudt?
myMinFin: handig portaal voor je belastingen en meer
De overheid creëerde myMinFin als beveiligd elektronisch portaal. Het doel is alle burgers, ambtenaren en ondernemingen toegang te geven tot hun FOD Fin dossier (fiscale gegevens zowel als documenten) en alle mogelijke interacties met de FOD Financiën.
Ben je op zoek naar een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je belastingpapieren, kan je beroep doen een digitale kluis zoals Izimi.
Een arbeidsovereenkomst of arbeidscontract is een overeenkomst tussen een werknemer en werkgever. De werknemer verbindt zich om tegen een afgesproken loon arbeid te verrichten.
In zo’n overeenkomst zet je de volgende informatie:
- naam en adres van werkgever en werknemer
- begindatum (en eventueel einddatum) van de tewerkstelling
- plaats van tewerkstelling
- omschrijving van het uit te voeren werk
- verloning en berekeningswijze
- werkduur en werkrooster
Arbeidsovereenkomst hoeft niet op papier te staan
Alleen hoef je voor een geldige arbeidsovereenkomst geen schriftelijk contract te hebben. Het perfect wettelijk om een arbeidsovereenkomst mondeling aan te gaan. Al zet je de overeengekomen afspraken beter toch op papier te zetten om achteraf discussies te vermijden.
Bewaartermijn arbeidscontracten
Voor de meeste arbeidsovereenkomsten is er geen bewaringsplicht. Enigszins logisch als je ook mondeling een overeenkomst mag afsluiten. Toch is het aangeraden om een schriftelijke overeenkomst op te stellen en deze minstens een jaar na beëindiging te bewaren.
Voor de tewerkstelling van studenten en huisarbeiders ben je wel verplicht om de arbeidsovereenkomsten vijf jaar bij te houden, startend vanaf de eerste dag na afloop. Het kan daarom geen kwaad om op veilig te spelen en alle arbeidsovereenkomsten tot vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer te bewaren. Daarna vernietig je ze best, omdat je vanuit GDPR persoonsgegevens enkel zo lang mag bewaren als dat effectief nodig is.
In België ben je verplicht om je aanslagbiljet en andere fiscale documenten zeven jaar bij te houden.
Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte of die delen ervan moeten staven:
- (Kopie van) je belastingaangifte
- Loonfiches
- Facturen
- Attesten
Een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je aanslagbiljet is een digitale kluis zoals Izimi.
Het handgeschreven testament (zonder notaris) kan complicaties of risico’s inhouden. Door een notaris te raadplegen, zorg je ervoor dat je testament juridisch correct is en dat je wensen gerespecteerd worden na je overlijden. Zie ook: https://notaris.be/nieuws-pers/detail/waarom-het-verstandig-is-om-een-testament-op-te-stellen-bij-de-notaris
Heb je een eigen onderneming? Dan ben je wettelijk verplicht om alle boekhoudkundige documenten die relevant zijn voor de belastingen en je btw-aangifte, te bewaren. Veel van die documenten mag je zowel op papier of digitaal bijhouden. De belangrijkste wettelijke voorwaarde is dat de documenten in kwestie altijd beschikbaar moeten zijn vanuit België, en dat in een leesbaar formaat.
Van de zogeheten wettelijke boeken moet je altijd de originelen bewaren. De wettelijke boeken zijn:
- Grootboek
- Inventarisboek
- Centraal boek
Verder maken de verantwoordingsstukken veruit het grootste deel van je administratie uit.
Dat zijn onder andere je facturen, bankrekeninguittreksels en andere documenten die de transacties in je wettelijke boeken bewijzen. Voor de fiscus mag je van de verantwoordingsstukken ook de afschriften bewaren; bijvoorbeeld een fotokopie die je digitaal bewaart. Dat kan je bijvoorbeeld doen op je computer of op een externe harde schijf als back-up.
Veel boekhoudpakketten bieden trouwens ook de mogelijkheid om je documenten online op te slaan in de cloud. Voor bijkomende gemoedsrust kun je je belangrijkste documenten ook altijd veilig opslaan in je persoonlijke Izimi-kluis.
Zodra de akte is ondertekend, moet de notaris deze opsturen zodat deze kan worden ingeschreven bij het registratiekantoor (wettelijk moet het registratierelaas uiterlijk op de 15e dag na de datum van inschrijving beschikbaar zijn). Burgers kunnen hun akte dus ongeveer 15 dagen na ondertekening van de akte via Izimi terugvinden in de Notariële Aktenbank (NABAN).