Q: Wat is een onderhandse akte?

Een onderhandse akte is een overeenkomst of schriftelijke verklaring die wordt opgesteld en vervolgens ondertekend door twee partijen . Het is de tegenhanger van een authentieke akte , die meestal door een notaris wordt opgesteld. In dat laatste geval spreken we ook wel van een notariële akte . Wettelijk gezien is elk soort geschreven contract dat mensen onderling afspreken en tekenen een onderhandse akte. Een typisch voorbeeld is een huurovereenkomst die een verhuurder met een huurder afsluit. Voor een onderhandse akte gelden geen speciale vormvereisten. Je kunt een onderhandse akte dan ook gebruiken om heel wat verschillende dingen formeel vast te leggen. Een onderhandse akte heeft ook bewijswaarde , maar minder dan een authentieke akte. Wil je de gemaakte afspraken uit een onderhandse akte afdwingen, dan zul je daarvoor eerst naar de rechter moeten stappen. Onderhandse aktes in het kort: Schriftelijke overeenkomst of contract. Opgesteld en ondertekend door de betrokken partijen . Geen vormvereisten , kan voor verschillende dingen worden gebruikt. Niet bevestigd of goedgekeurd door een notaris of andere bevoegde ambtenaar . Heeft bewijswaarde in de rechtbank, maar minder dan een notariële of andere authentieke akte.

Question 1

Ziet de notaris automatisch de documenten die op het platform worden geplaatst?

Izimi · Accepted Answer

Neen. Niemand heeft toegang tot jouw gegevens, ook de notarissen niet.

Question 2

Wie kan een Izimi-account aanmaken?

Izimi · Accepted Answer

Elke Belgische burger vanaf 18 jaar oud kan een eigen omgeving met een persoonlijke kluis aanmaken (eID/Itsme vereist). Je beschikt over de exclusieve toegang tot jouw persoonlijke kluis (capaciteit 1 GB).

Question 3

Welke documenten kan ik opslaan op Izimi?

Izimi · Accepted Answer

Je kunt vrij kiezen welke documenten je wil opslaan in jouw persoonlijke kluis.

Om jouw veiligheid en die van de anderen te helpen garanderen is er wel een beperking van de bestandstypes ingebouwd. De volgende bestandstypes zijn toegelaten :

*.7z *.ai *.bmp *.csv *.doc *.docx *.gif *.gz *.heic *.jpg *.jpeg *.md *.odp *.ods *.odt *.pdf *.png *.ppt *.pptx *.psd *.rar * .raw *.rtf *.tar *.tif *.tiff *.ttf *.txt *.vsd *.vsdx *.xls *.xlsx *.zip *.avi *.dot *.dotx *.dwg *.dxf *.eps *.emf *.eml *.mov *.mp3 *.mp4 *.mpeg *.mpg *.msg *.oft *.pot *.ps *.svg *.vsd *.wav *.wmf *.xps *.xlstx

Het is op dit moment niet mogelijk om documenten op te slaan zoals Excel-bestanden die zijn beveiligd met wachtwoorden. We hebben antivirussoftware die elk document dat naar Izimi wordt geüpload, scant om te voorkomen dat documenten met mogelijk schadelijke scripts op het platform worden geüpload. Zo kunnen we de veiligheid van onze gebruikers garanderen en voorkomen dat een gebruiker een schadelijke bestand deelt en dat een van zijn contacten het schadelijke bestand op zijn beurt opent.

Question 4

Wat zijn de voordelen van het digitaal bewaren van diploma’s in Izimi?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Als je je diploma bij de hand hebt, meteen toegankelijk en makkelijk online deelbaar met je gesprekspartner, win je veel tijd.

Met slechts een paar kliks, waar je ook bent, in de metro, in een restaurant of vanuit het buitenland, deel je veilig je diploma's of andere documenten met wie je maar wilt. Je staat op het punt om dé job van je leven te vinden en je beseft dat je je dossier met al je documenten en de vereiste officiële attesten vergeten bent? Geen probleem, je hebt je digitale kluis op zak. Met enkele kliks kun je documenten veilig delen met wie je maar wilt.

Question 5

Wat wordt er met mijn gegevens gedaan?

Izimi · Accepted Answer

Telkens wanneer je een verbinding maakt met Izimi en documenten begint te uploaden worden die door ons versleuteld. Dat wil zeggen dat alle gegevens in doorvoer veilig versleuteld worden. Wij beschikken over de industriële standaards voor HTTPS en TLS versleuteling, wat wil zeggen dat de verbinding tussen jouw computer en Izimi te allen tijde veilig is.

Izimi gebruikt hetzelfde SSL-versleutelingsniveau als de meest beveiligde industrie om de beveiliging van data in doorvoer te garanderen. ("de applicatie aanvaardt enkel TLS 1.2 of hoger"). Meer informatie over SSL versleuteling op https://www.digicert.com/ssl/

Wij versleutelen jouw gegevens nog eens wanneer ze in Izimi aankomen zodat wij er zeer zeker van zijn dat niemand jouw documenten in handen kan krijgen.

Alle gegevens, met inbegrip van gescande en gedownloade documenten, die in de databank bewaard worden, zijn met 256-bit AES versleuteld. Zo heeft de fraudeur, die zich toch illegaal toegang tot de database zou weten te verschaffen, geen toegang tot de aldaar opgeslagen data.

Question 6

Wat wordt er gedaan om de infrastructuur beveiligd te houden?

Izimi · Accepted Answer

Elk document dat je op Izimi plaatst, wordt opgesplitst in kleinere fragmentjes die versleuteld worden. Al die kleine fragmentjes worden over meerdere schijven verspreid, dus moest iemand zo’n schijf weten te bemachtigen, zelfs eeuwen nadat de fragmenten versleuteld werden, hebben ze geen toegang tot jouw documenten omdat ze slechts over kleine stukjes en brokjes beschikken.

Alle op Izimi geüploade documenten worden eerst gescand. Dit wil zeggen dat elk document dat iemand toevoegt door ons gecontroleerd wordt om er zeker van te zijn dat het geen malware of virus bevat.  Zelfs als er een virus door het net zou gaan, worden de bestanden in een niet-uitvoerbare omgeving bewaard – beschouw ze als bevroren in de tijd, dus al zouden ze een virus bevatten, dan kan het zich niet verspreiden.

Question 7

Wat moet je bewaren voor de belastingdienst?

Izimi · Accepted Answer

Zowel de federale als de Vlaamse belastingdienst verplichten zowel particulieren als bedrijven om een reeks documenten gedurende langere tijd te bewaren voor een eventuele belasting- of btw-controle.

Documenten bijhouden als particulier

Alle documenten die op één of andere manier te maken hebben met je belastingaangifte, moet je minstens 7 jaar lang bijhouden voor de belastingdienst. Onder die fiscale documenten vallen onder andere:

Een kopie van je belastingaangifte
Inclusief bewijsstukken van je aangifte, zoals loonfiches, attesten, bankdocumenten en facturen die als bewijs kunnen dienen van je uitgaven.

Niet alleen de belastingdienst verplicht je om documenten bijhouden. Ook notariële akten en facturen moet je gedurende langere tijd bewaren.

Documenten bijhouden als je bedrijf

Ook als je je eigen bedrijf hebt, moet je heel wat boekhoudkundige documenten bijhouden voor de fiscus. Lees meer over welke gegevens je als bedrijf moet bewaren.

Question 8

Wat kan een notaris voor mij betekenen in Izimi?

Izimi · Accepted Answer

Bij je registratie of op een later tijdstip kun je jouw voorkeursnotaris aanduiden. Bij het starten van notariële diensten via het platform zal het geassocieerde kantoor van deze notaris de afwikkeling van jouw dossier behandelen. Weet dat je ten alle tijde gemakkelijk van voorkeursnotaris kan wijzigen.
Via het platform kan je ook de contactgegevens van het geassocieerde kantoor van jouw voorkeursnotaris raadplegen. Je bent dus maar een muisklik verwijderd van jouw persoonlijke, betrouwbare raadsman.
Als je tijdens je leven gekozen hebt voor een overdracht van de kluis na je overlijden aan jouw erfgenamen (zie vraag : Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en de inhoud?), dan zal deze automatische overdracht van de inhoud van de kluis aan de erfgenamen gebeuren bij “een” notaris (die vrij gekozen is door de erfgenamen).

Question 9

Wat is een onderhandse akte?

Izimi · Accepted Answer

Een onderhandse akte is een overeenkomst of schriftelijke verklaring die wordt opgesteld en vervolgens ondertekend door twee partijen. Het is de tegenhanger van een authentieke akte, die meestal door een notaris wordt opgesteld. In dat laatste geval spreken we ook wel van een notariële akte.

Wettelijk gezien is elk soort geschreven contract dat mensen onderling afspreken en tekenen een onderhandse akte. Een typisch voorbeeld is een huurovereenkomst die een verhuurder met een huurder afsluit. Voor een onderhandse akte gelden geen speciale vormvereisten. Je kunt een onderhandse akte dan ook gebruiken om heel wat verschillende dingen formeel vast te leggen.

Een onderhandse akte heeft ook bewijswaarde, maar minder dan een authentieke akte. Wil je de gemaakte afspraken uit een onderhandse akte afdwingen, dan zul je daarvoor eerst naar de rechter moeten stappen.

Onderhandse aktes in het kort:

Schriftelijke overeenkomst of contract.
Opgesteld en ondertekend door de betrokken partijen.
Geen vormvereisten, kan voor verschillende dingen worden gebruikt.
Niet bevestigd of goedgekeurd door een notaris of andere bevoegde ambtenaar.
Heeft bewijswaarde in de rechtbank, maar minder dan een notariële of andere authentieke akte.

Question 10

Wat is cloudopslag?

Izimi · Accepted Answer

De documenten die je wilt bewaren in je persoonlijke Izimi-kluis, worden opgeslagen ‘in de cloud’. Cloudopslag betekent dat je gegevens en documenten niet op een computer of harde schijf bij je thuis opslaat, maar wel in een een professioneel beheerd datacentrum dat zich ergens anders bevindt.

In de praktijk komt het gebruik van de cloud er dus op neer dat je jouw persoonlijke bestanden vanop om het even welke plek via je computer of smartphone op het internet kunt opslaan. Vervolgens kun je ze weer online raadplegen of downloaden naar je computer.

Voordelen van cloudopslag

Als je documenten op je eigen computer opslaat, is er altijd een kans dat je je gegevens verliest door bijvoorbeeld diefstal of een technisch defect. Documenten die je daarentegen in de cloud hebt bewaard, blijven altijd veilig opgeslagen en zijn van overal toegankelijk.

Lees hier hoe Izimi jouw documenten opslaat, hoe veilig Izimi is of wat een digitale kluis is.

Question 11

Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en met de inhoud?

Izimi · Accepted Answer

Voor het lot van jouw kluis na je overlijden kun je kiezen tussen drie opties.

Als je reeds vandaag een kluis hebt, zal optie 1 gelden als standaardregeling (overdracht aan uw erfgenamen), maar je kunt steeds een andere optie kiezen.

Optie 1 (standaard): GEHELE (OF GEDEELTELIJKE) OVERDRACHT DOOR EEN NOTARIS
Bij je overlijden kunnen je erfgenamen aan de notaris van hun keuze vragen de inhoud van de kluis aan hun over te dragen. Je kan tijdens je leven ook zelf beslissen welke documenten je wenst te delen. Standaard zal de gehele kluis overgedragen worden.
Optie 2 : GEHELE OF GEDEELTELIJKE OVERDRACHT DOOR DE BURGER
Tijdens je leven beslis je zelf welk document je wenst te delen (en met wie) en welke vernietigd moeten worden. = Gehele of gedeeltelijke overdracht van de documenten.
Ongeveer 2 weken na je overlijden worden de geselecteerde documenten (tijdens je leven) gedeeld met de door jou gekozen personen. Documenten die je tijdens je leven al deelde, zullen nog 4 maanden actief blijven (dat is eveneens het geval bij optie 1). Op die manier krijgen de ontvangers voldoende tijd om de documenten te downloaden of kopiëren voor ze verwijderd worden. De notaris komt niet tussen in deze procedure. De opties voor kluisoverdracht van kluizen zijn bijgewerkt en dus tijdelijk uitgeschakeld
Optie 3: de kluis wordt vernietigd OF GEHELE VERNIETIGING VAN DE KLUIS
Door het kiezen van die optie zal alles wat zich in jouw kluis bevindt, en wat je niet op voorhand gedeeld heeft, na jouw overlijden vernietigd worden. Zelfs ingeval een testament anders zou bepalen. De keuze van die opties heeft dus onomkeerbare gevolgen.

Wat je ook kiest, de inhoud van jouw kluis zal vernietigd worden na jouw overlijden, ofwel na enkele dagen (optie 3), ofwel nadat die overgedragen is aan de erfgenamen of aan de door jou gekozen personen (optie 1 en 2).

Goed om te weten

De akten, opgeslagen in de notariële aktenbank Naban, die je gelinkt hebt aan je Izimi-kluis toen je nog leefde, worden niet automatisch overgemaakt aan je erfgenamen bij je overlijden.

Wens je dat erfgenamen over een kopie van de akte beschikken ? Voeg dan een kopie van je akte in Izimi toe : De kopie van de akte zal als een document bewaard worden in de kluis van de overledene en bij kluisoverdracht overgaan naar de erfopvolgers. De directe linken met NABAN worden immers doorgeknipt bij overlijden.

Question 12

Wat gebeurt er als ik mijn identificatiemiddelen om aan te loggen op Izimi verlies?

izi-tom · Accepted Answer

Jouw identificatiemiddelen voor Izimi zijn jouw identiteitskaart of jouw smartphone (Itsme). Als je één van de twee verliest, moet je de procedures volgen die op deze site worden beschreven:

https://www.belgium.be/fr/famille/identite/carte_d_identite/perte_ou_vol
https://www.belgium.be/nl/familie/identiteit/identiteitskaart/verlies_of_diefstal

Question 13

Wat gebeurt er als het antivirusprogramma een virus ontdekt op het document dat ik wil uploaden?

Izimi · Accepted Answer

Het document wordt geweigerd en je krijgt hierover een melding.

Question 14

Wat gebeurt als ik mijn gsm met de Izimi-applicatie erop verlies?

izi-tom · Accepted Answer

Wanneer je jouw gsm verliest, kunt de procedure volgen die u via deze link terugvindt.

Question 15

Wanneer ik een document deel met een notaris, kunnen al zijn medewerkers het dan zien?

Izimi · Accepted Answer

Ja. Door het kiezen van een voorkeurnotaris wordt het geassocieerde kantoor toegevoegd als contact. Wanneer je documenten deelt met dit kantoor, zal elke notaris of medewerker van dat kantoor jou kunnen helpen bij het afhandelen van jouw dossier. Wanneer Izimi jou de mogelijk biedt om met jouw notaris kantoor gegevens uit te wisselen, zal dit steeds in een vertrouwde omgeving gebeuren: enkel de notarissen en medewerkers van het geselecteerde kantoor krijgen inzage in de door u gedeelde documenten.

Question 16

Waarom je diploma’s bewaren?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Al die verschillende documenten die symbool staan voor het einde van een cyclus, zijn administratieve documenten die een juridische waarde hebben. Ze zorgen ervoor dat

dat je toegang hebt tot bepaalde voordelen,
dat je kunt bewijzen dat je een graad hebt behaald in bepaalde studies,
dat je toegang hebt tot hogere studies of opleidingen,
of je kunt ze gebruiken voor bepaalde administratieve procedures.

Als je voor een openbaar ambt solliciteert, moet je je diploma tonen alvorens nog maar te mogen deelnemen aan een examen!

Wanneer je een beurs aanvraagt of wanneer je een kot wilt huren, kunnen je diploma’s opgevraagd worden. In dit specifieke geval is de administratie niet zozeer geïnteresseerd in je kwalificatie, maar eerder in je statuut van student. Het kan zijn dat je een deel van je schooltijd in het buitenland hebt doorgebracht en dat je een homologatie moet aanvragen. In dat geval zal je een dossier moeten samenstellen met onder andere

het diploma van de middelbare school (of een voorlopig bewijs dat je geslaagd bent als je nog maar net bent afgestudeerd),
je rapporten,
een uittreksel van het geboorteregister of een eensluidend verklaarde kopie van je identiteitskaart,
een motivatiebrief, …

Question 17

Waarom heeft Izimi het label "Test aankoop approved" gekregen?

Izimi · Accepted Answer

Fednot heeft het label TA APPROVED gekregen voor Izimi dat beantwoordt aan een strikt lastenboek van Test Aankoop. Fednot heeft hiervoor met Test Aankoop een contract gesloten dat hem toelaat om het label te gebruiken in de communicatie rond Izimi. Het lastenboek beschrijft heel precies de criteria waaraan Izimi moet voldoen op vlak van kwaliteit, prijs en herkomst (lokale productie)”.

Door bedrijven via een licentieovereenkomst toe te staan dit label te gebruiken, hoopt Test Aankoop zijn expertise en aanbevelingen nog toegankelijker te maken voor de consument, zodat die er zijn voordeel mee kan doen waar en wanneer hij er het meest behoefte aan heeft: in fysieke en onlinewinkels.

De labels van Test Aankoop zijn voor de consument een betrouwbare leidraad om producten of diensten te kiezen met kennis van zaken.”

Question 18

Waarin verschilt Izimi van een ander opslagplatform?

Izimi · Accepted Answer

Izimi is meer dan een platform om gegevens op te slaan of te delen. Naast het feit dat het een beveiligd kanaal is om te communiceren met de notaris en met alle andere Izimi-gebruikers, garandeert het notariaat jou absolute privacy en biedt het systeem jou totale transparantie. Izimi kan ook zekerheid verschaffen over de oorsprong van digitale documenten (betalende dienst), dat zowel aan Izimi-gebruikers als externe partijen. Via de "nieuws van je notaris" blijf je op de hoogte van juridische veranderingen die een impact hebben op jouw persoonlijke en/of professionele situatie. Zo kun je jouw akten tijdig optimaliseren/bijwerken met de hulp van jouw notaris.
Izimi is volledig gebaseerd op de waarden en vertrouwensband die jou en vele anderen sinds jaar en dag hebben opgebouwd met het notariaat.

Question 19

Waar worden mijn documenten uit mijn kluis opgeslagen?

Izimi · Accepted Answer

Uw documenten zitten in de Cloud:

Opslag in de Cloud betekent dat jouw gegevens en documenten via internet (in de datacentra van Izimi) opgeslagen en toegankelijk zijn en niet op jouw eigen computer of persoonlijke opslagruimte.
Als er iets fout loopt – jouw computer wordt gestolen of vernietigd – blijven jouw meest cruciale gegevens veilig en toegankelijk vanuit jouw favoriete plek.

De datacentra van Izimi bevinden zich hier in België, bij Fednot, die de applicaties van alle notarissen in België beheert :

Elk document dat je op Izimi plaatst, wordt op 3 verschillende locaties hier in België gehost.
Jouw gegevens worden tussen die 3 datacentra, die ver weg van elkaar liggen, gekopieerd, zodat jouw gegevens nog steeds veilig zijn en je nog steeds toegang tot jouw gegevens heeft indien er op één van die plaatsen iets zou gebeuren (komeetinslag, kernexplosie,… ).
Wij hebben Izimi redundant gemaakt, zodat er steeds een back-up is in geval er ooit een probleem met de internetverbinding optreedt.
De datacentra hebben een tier-3 certificaat. Dit wil zeggen dat ze 99.982% beschikbaar zijn. Daarnaast beschikken zij over certificaten zoals ISO 27001, ISO 22301, ISO 14001, ISO 9001, 100% groenestroomcertificaat, en vele andere.

Question 20

Na inloggen op de mobiele app met itsme, opent Izimi in de webbrowser en niet via de mobiele applicatie, hoe komt dat?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Wanneer je inlogt via itsme op de Izimi-app, kan het soms voorkomen dat jouw telefoon beslist om Izimi te openen in jouw browser (Chrome of Safari) in plaats van verder te gaan in de Izimi-app zelf.

Als je iOS gebruikt, kun je je browser openen en naar app.izimi.be gaan en bovenaan op de banner klikken zodat je de Izimi-app zult openen. Meestal lost het opnieuw opstarten van uw telefoon dit probleem op.

Question 21

Kunnen de contacten die ik toevoeg op Izimi de documenten die op het platform staan automatisch zien?

Izimi · Accepted Answer

Nee, dat kan alleen als je ze met hen deelt.

Question 22

Kan ik mijn e-mailadres wijzigen nadat mijn Izimi-account is aangemaakt?

Izimi · Accepted Answer

Het e-mailadres is een cruciaal element op het Izimi-platform. Het is de link om contacten te leggen en jou op de hoogte te houden van belangrijke informatie. Je kunt jouw e-mailadres echter wijzigen nadat je jouw account heeft aangemaakt.

Nadat je bent ingelogd, kun je met het pictogram met jouw initialen bovenaan het scherm jouw account beheren. Via het scherm “Mijn account” kun je bepaalde gegevens in jouw account wijzigen.

In het veld met jouw e-mailadres, moet je op het symbool klikken om een wijziging aan te brengen, en het nieuwe e-mailadres twee keer invoeren en vervolgens valideren.

Als je jouw e-mailadres wijzigt, moet je het opnieuw valideren met de link die je per e-mail hebt ontvangen. (Als je de e-mail “Valideer uw e-mail” nergens in jouw mailbox vindt, kun je een verzoek indienen om deze e-mail opnieuw te verzenden via de knop Stuur een verzoek om e-mailverificatie of voer een ander e-mailadres in).

Question 23

Kan ik er zeker van zijn dat mijn documenten niet buiten mijn weten om worden gedeeld?

Izimi · Accepted Answer

Je beslist welke documenten worden gedeeld en met wie. Je kunt zelfs per document bepalen of dit wel of niet gedeeld kan worden. Zo vermijdt u vervelende situaties. Je beslist ook zelf of en wanneer je het delen van documenten wilt stopzetten.

Na jouw overlijden zal de inhoud van jouw kluis, ofwel vernietigd worden, ofwel overgedragen worden aan de erfgenamen, afhankelijk van de keuze die je hebt gemaakt voor het lot van de kluis (zie vraag Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en de inhoud?)

Question 24

Kan een bedrijf een Izimi-account openen?

Izimi · Accepted Answer

Het is momenteel niet mogelijk voor een bedrijf om zich bij Izimi aan te sluiten. Die functie staat op onze roadmap en zal in de toekomst beschikbaar zijn.

Question 25

Izimi geeft toegang tot de notariële akten maar ik heb al toegang via Myminfin. Wat is het verschil met Izimi dan?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Via Izimi (tabblad “Mijn notariële akten”) heb je toegang tot NABAN, de Bank van notariële akten die de veilige opslag van digitale akten mogelijk maakt..

NABAN bevat ALLE authentieke akten verleden bij een notaris sinds 01/01/2015 (onroerend goed en niet-onroerend goed, bijvoorbeeld huwelijkscontracten, schenkingen, buitengerechtelijke beschermingsmandaat, verklaringen van aanvaarding en afstand van erfrecht, vennootschapsakten, ... ). MyMinFin bevat enkel hypotheekakten (vastgoed) maar sinds 2001.
NABAN is de enige officiële bron voor authentieke akten met bewijskracht. Als je als burger wilt bewijzen dat een akte verleden is (b.v aankoop huis ), moet je NABAN gebruiken.
NABAN bevat ook steeds de laatste versie van de akte.
NABAN bevat meer dan enkel de akten, ook de documenten die mee geregistreerd zijn met de akte worden er bewaard (b.v aflossingstabel, …), alsook het registratiebewijs, fiscaal attest, etc. Bij een volgende akte zal de notaris vaak vragen naar het registratiebewijs.
NABAN bevat niet enkel persoonlijke akten van burgers maar ook akten van bestuurders van vennootschappen, die te maken hebben met het beroep van ondernemer.
NABAN is eigendom van het notariaat en wordt ondersteund door zijn waarden neutraliteit / vertrouwelijkheid
NABAN geef je de mogelijkheid om jouw authentieke akten te raadplegen. Je kan een kopie van deze akte toevoegen in jouw privékluis, maar deze kopie heeft geen authentieke bewijswaarde.

Question 26

Is een testament op Izimi dat niet bij een notaris is opgemaakt geldig?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Het is zeker mogelijk om een testament op te stellen zonder notaris. Dat noemt men een handgeschreven testament. Het is een testament dat de erflater zelf schrijft. Dergelijk document is geldig op 3 voorwaarden:

Het testament moet met de hand geschreven zijn (dus niet getypt) door de persoon in kwestie, ongeacht op welke drager.
Het document moet gedateerd zijn, met name om verwarring te vermijden indien er meerdere versies bestaan.
Het handgeschreven testament moet ondertekend worden met de gebruikelijke handtekening.

Pas op : Als het gaat om een handgeschreven testament, dan heeft het digitaal bewaard exemplaar geen bewijswaarde ; het kan enkel aanzien worden als een begin van bewijs.

Question 27

Ik kan geen verbinding maken met Izimi of slaag er niet in om mijn kluis aan te maken

Izimi · Accepted Answer

Dat kan aan je browser liggen. We raden je aan om met een andere browser te proberen (Chrome of Firefox).

Indien geen enkele browser werkt, kan dat te maken hebben met een "cache"-probleem van jouw browser.

Doe het volgende om het cachegeheugen te wissen:
Voor Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/32050?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl
Voor Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/buffer-van-firefox-wissen

Het probleem blijft duren? Maak een screenshot van de fout en neem contact op met support@izimi.be of via +32 (0)2 505 08 80.

Question 28

Ik heb de Belgische nationaliteit niet, heb ik dan toegang tot Izimi?

Izimi · Accepted Answer

Omdat Izimi hoogstpersoonlijk is, moet het systeem de unieke gebruiker uniek kunnen identificeren. Momenteel is dit enkel mogelijk voor mensen met een Belgische identiteit. Digitale toepassingen zoals Izimi kunnen die identificatie waarborgen door gebruik te maken van veilige en betrouwbare identificatiemechanismen zoals eID of Itsme.

Opgelet : alleen eIDs afgeleverd in België kunnen gebruikt worden voor de identificatie.

Question 29

Ik heb al een ander account om mijn foto's op te slaan; wat is de toegevoegde waarde van Izimi hiervoor?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Misschien heb je je foto's gecentraliseerd op een gespecialiseerd platform, beveiligd met een wachtwoord; en misschien heb je ook andere wachtwoorden die je regelmatig wijzigt om de beveiliging van jouw toegang te optimaliseren? Het centraliseren ervan in een wachtwoordbeheerder kan een grote hulp zijn. Je kunt dan het wachtwoord of de wachtwoordmanagersleutel zelf opslaan in de Izimi digitale kluis. Er hoeft dan nog maar één wachtwoord actief te worden beheerd in de kluis. In geval van overlijden wordt het vervolgens gedeeld met jouw dierbaren, die vervolgens jouw digitale activa kunnen beheren..

Question 30

Ik ben Belg maar woon in het buitenland. Heb ik toegang tot Izimi?

Izimi · Accepted Answer

Voor de registratie moet je beschikken over een elektronische identiteitskaart afgeleverd door de Belgische staat. Indien je eID echter werd uitgereikt door een consulaat, zijn de certificaten op je eID nog niet geactiveerd (uit voorzorg). Je zal afzonderlijk een envelop ontvangen met een PUK code en een voorlopige PIN. Hiermee kan je je persoonlijk op (de meeste) beroepsconsulaten aanmelden (na afspraak) en de certificaten activeren en een individuele geheime PIN code kiezen. Je kan dit ook doen tijdens een bezoek aan België in het gemeentehuis /stadhuis.

Question 31

Ik ben Belg en mijn identiteitskaart is vervallen. Heb ik nog toegang tot Izimi?

Izimi · Accepted Answer

Indien jouw eID vervallen is kun je nog steeds toegang krijgen tot jouw Izimi omgeving door Itsme te gebruiken (mits die aan jouw bank gekoppeld is).

Question 32

Hoeveel kost het gebruik van Izimi?

Izimi · Accepted Answer

De basisdiensten van Izimi worden aan iedere Belgische burger gratis aangeboden door het notariaat. Die basisdiensten bestaan vandaag uit:

de toegang tot jouw akten;
het bewaren van jouw documenten en het organiseren van jouw persoonlijke kluis; de gratis opslag is tot 1 Gb beperkt.
het toevoegen/beheren van Izimi-contacten;
en het veilig kunnen delen van documenten uit jouw kluis met jouw Izimi-contacten.

Later zullen andere opties beschikbaar zijn om bijvoorbeeld opslagvolume en nieuwe categorieën toe te voegen, een document te laten certificeren en andere diensten.

Question 33

Hoelang worden de gegevens die ik in mijn kluis heb geplaatst bewaard?

Izimi · Accepted Answer

Op voorwaarde dat de gebruiker ze niet verwijdert, worden de in de brandkast van de gebruiker gedeponeerde gegevens en documenten levenslang in de brandkast bewaard. Na het overlijden van de gebruiker worden de gegevens en documenten maximaal 24 maanden bewaard (zie artikel 13 van de huidige gebruiksvoorwaarden voor meer informatie).

Question 34

Hoelang moet je bonnen bewaren voor de belastingdienst?

Izimi · Accepted Answer

Btw-bonnetjes en kastickets moet je verplicht 7 jaar lang bijhouden voor de fiscus. Dat komt vanwege de bewaarplicht die de FOD Financiën oplegt. Op die manier ben je in regel bij een eventuele belasting- of btw-controle. Houd je je bonnen niet bij en vraagt de belastingcontroleur er later naar, dan kun je daarvoor een boete krijgen én worden je gemaakte kosten misschien niet aanvaard.

Let op: de bewaartermijn van 7 jaar gaat in op 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding voor dat jaar. Een btw-bonnetje dat dateert van maart 2022, houd je dus bij tot december 2029.

Hoe je bonnen bijhouden?

Je hoeft van je bonnetjes niet noodzakelijk de papieren originelen te bewaren. Je mag ook een digitale kopie opslaan op je computer, een externe harde schijf of via een clouddienst.

Zorg er wel voor dat je altijd over een back-up van je bonnetjes beschikt. Je bent als ondernemer namelijk verantwoordelijk om ze te kunnen voorleggen bij een controle, ook wanneer je de originelen van je btw-bonnetjes of kastickets niet langer in je bezit hebt. Veel online boekhoudpakketten laten je toe om een digitale kopie van je bonnen te bewaren, waardoor je meteen in orde bent met je verplichtingen.

Question 35

Hoelang facturen bewaren?

Izimi · Accepted Answer

Heb je iets gekocht als particulier, dan is het altijd slim om de bijbehorende factuur bij te houden. Zo heb je een bewijs in handen als er later een probleem zou opduiken met het gekochte product of het geleverde werk.

In principe kun je facturen en andere betalingsbewijzen gebruiken tot aan de wettelijk vastgelegde verjaringstermijn. De algemene richtlijn van de FOD Economie zegt dat je al je facturen best 10 jaar bijhoudt, onafhankelijk van de verjaring van de factuur in kwestie.

Voor bedrijven geldt dan weer een wettelijke bewaarplicht van verzonden en ontvangen facturen.

Wettelijk aangeraden bewaartermijnen

1 maand
- Kassatickets voor kleine bedragen.
6 maanden
- Restaurant- en hotelrekeningen (tenzij je die fiscaal inbrengt als aftrekbare onkosten voor je bedrijf).
1 jaar
- Transportfacturen en deurwaarderskosten.
2 jaar
- Aankoopfacturen van bijvoorbeeld elektronica, huishoudtoestellen en meubels. Daarbij heb je als consument namelijk recht op twee jaar wettelijke garantie.
- Facturen van gas, water, elektriciteit, internet en andere nutsvoorzieningen.
- Facturen van gemaakte medische kosten.
5 jaar
- Facturen en honoraria van een notaris en erelonen van advocaten.
- Bankdocumenten en -facturen.
10 jaar
- Facturen en gerelateerde contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten.

Facturen die relevant zijn voor je belastingaangifte – bijvoorbeeld bij een aankoop die in aanmerking komt voor een belastingvermindering – moet je minstens 7 jaar lang bewaren. Zo beschik je altijd over voldoende bewijs in het geval van een belastingcontrole. Belangrijke facturen houd je eenvoudig bij in je persoonlijke Izimi-kluis.

Question 36

Hoelang documenten bewaren?

Izimi · Accepted Answer

Hoelang je je documenten bewaart, hangt af van welke documenten het zijn en in welke hoedanigheid je ze wil of moet bewaren (particulier of bedrijf/organisatie). Hieronder een handig overzicht.

Welke documenten bewaar je als particulier:

Welke gegevens bewaar je als bedrijf of organisatie:

En je stelt je misschien ook de vraag hoe je dergelijke documenten het best bewaart?

Tip: dat kan in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze niet kwijt en worden zijn ze veilig opgeslagen.

Question 37

Hoelang aanslagbiljet bewaren?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

In België ben je verplicht om je aanslagbiljet en andere fiscale documenten zeven jaar bij te houden.

Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte of die delen ervan moeten staven:

Een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je aanslagbiljet is een digitale kluis zoals Izimi.

Question 38

Hoe zit het met delen met de notaris?

Izimi · Accepted Answer

Je ontvangt een document via Izimi van jouw notaris? Je mag er zeker van zijn dat het de boodschap is die hij aan jou heeft verstuurd en dat er niet mee geknoeid werd tijdens het doorzenden.

Question 39

Hoe werkt een digitale kluis?

Izimi · Accepted Answer

Een digitale kluis werkt zoals een gewone, fysieke kluis. De kluis staat in een beschermde locatie, namelijk één of meerdere beveiligde servers. Servers die op verschillende manieren beveiligd zijn tegen aanvallen van buitenaf. Informatie over hoe de dataservers van Izimi georganiseerd zijn, vind je terug bij ‘hoe veilig is een digitale kluis’ ?

Om in de kluis te geraken, heb je een veilige verbinding en een sleutel nodig. Dat kan een wachtwoord zijn of andere vorm van identificatie, bijvoorbeeld je eID of via Itsme.

In het geval van Izimi zijn alle documenten in de kluis ook nog eens apart versleuteld. Mocht er iemand in de kluis geraken, zou die de individuele documenten niet kunnen lezen of openen. Alleen jij kan dat.

Wat je in de kluis kan opslaan, hangt af van wat voor soort digitale kluis het is. Dat gaat van akten en andere documenten zoals bij Izimi, maar een ander voorbeeld zijn wachtwoordmanagers, waarin je vaak ook gegevens van kredietkaarten kan opslaan. Ondertussen hebben de meeste banken trouwens ook digitale kluizen voor waardepapieren en bank-gerelateerde documenten.

Lees meer over hoe veilig een digitale kluis is.

Question 40

Hoe weet ik zeker dat niemand de informatie in mijn kluis ziet?

Izimi · Accepted Answer

Jouw kluis wordt vergrendeld en bewaard op beveiligde servers. Jouw documenten zijn alleen toegankelijk door jou en door de mensen aan wie je toegang verleend hebt (deelfunctie).

Toegang tot uw account en behandeling van jouw documenten worden via de functie Historiek opgevolgd.

Na jouw overlijden, volgens jouw keuze over het lot van jouw kluis, zal de inhoud van jouw kluis vernietigd worden, ofwel onmiddellijk, ofwel nadat die overgedragen is aan de erfgenamen (zie ook vraag Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en de inhoud?)

Zie ook vraag Hoe is de toegang tot mijn kluis beveiligd?

Question 41

Hoe veilig is een digitale kluis?

Izimi · Accepted Answer

Net zoals een gewone kluis, is een digitale kluis maar zo veilig als de producent ze maakt. Dat betekent dat de veiligheid, digitaal of fysiek, afhangt van het type kluis, het soort slot of beveiligingssysteem, controle op wie toegang heeft, …

Drie onderdelen bepalen grotendeels hoe veilig een digitale kluis is:

Toegang en/of identificatie om in de kluis te geraken, meestal via een wachtwoord
Waar en hoe de data opgeslagen wordt, met andere woorden: waar de kluis staat
Niveau van versleuteling van de data, bijvoorbeeld vele kleine kluisjes in één grote kluis

Aangezien dat iedere digitale kluis anders gebouwd is, zullen we hier de onderdelen van Izimi overlopen.

Toegang tot Izimi

Om toegang tot jouw kluis te krijgen, moet je je identificeren. Daarvoor gebruikt Izimi de beste oplossing in België, erkend door de EU: BOSA FAS (federal authentication service/federale authenticatiedienst). Dat is een heel robuust authenticatiemechanisme.

Daarnaast verloopt de authenticatie, zowel via Itsme als eID, in 2 stappen. Dat wil zeggen dat je, om toegang te krijgen tot Izimi, iets moet weten (jouw PIN code) en iets moet hebben (je GSM of je Belgisch eID). Ook dat is een extra beveiliging om zeker te zijn dat alleen jij toegang hebt tot jouw kluis.

Dataservers van Izimi

Je persoonlijke, virtuele Izimi-kluis bevindt zich in de datacenters van Fednot. Dat is de organisatie die de Belgische notariskantoren ondersteunt – onder meer met het beheer van Izimi. De Izimi-datacenters bevinden zich op drie verschillende locaties in België. Ze bevatten allemaal een kopie van de documenten in je persoonlijke kluis. Zelfs als één van de Izimi-datacenters getroffen zou worden door een ramp, blijven je gegevens veilig opgeslagen op de andere locaties. Izimi is zo ontworpen dat je via het internet altijd toegang hebt tot je documenten.

Verder zijn de datacenters van Izimi ook officieel gecertificeerd op verschillende niveaus, waardoor je garanties hebt over de beschikbaarheid en beveiliging van je gegevens.

Versleuteling binnen Izimi

Ook de documenten zelf in de kluis zijn beveiligd: elk document wordt opgesplitst in kleinere fragmentjes die versleuteld worden. Al die fragmentjes worden over meerdere schijven verspreid. Stel dat iemand toch de toegang tot zo’n schijf weet te bemachtigen, heeft de inbreker nog geen toegang tot de documenten.

Question 42

Hoe stel ik best een testament op: met of zonder notaris?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Het handgeschreven testament (zonder notaris) kan complicaties of risico’s inhouden. Door een notaris te raadplegen, zorg je ervoor dat je testament juridisch correct is en dat je wensen gerespecteerd worden na je overlijden. Zie ook: https://notaris.be/nieuws-pers/detail/waarom-het-verstandig-is-om-een-testament-op-te-stellen-bij-de-notaris

Question 43

Hoe krijg ik toegang tot de mobiele Izimi-applicatie?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Je kunt de applicatie downloaden via de app stores van Google of Apple.

Question 44

Hoe kan ik zeker zijn van de veiligheid en conformiteit van Izimi?

Izimi · Accepted Answer

Fednot heeft een op beveiliging gerichte ontwikkeling uitgewerkt om informatie te beschermen en de risico’s van de Izimi-applicatie te beoordelen. Het ontwikkelingsteam heeft een beveiligingstraining gevolgd. Izimi applicatie werd uitvoerig getest door bekende spelers uit de beveiligingswereld. De penetratietesten werden uitgevoerd:

Voor de webapplicatie volgens een methodologie gebaseerd op gekende normen en best practices zoals OSSTMM, PTES en OWASP test methoden en normen.
Voor de volgende mobiele applicatie OWASP Mobile Application Security Verification Standard (MASVS) Niveau 2 (v1.2).

Question 45

Hoe kan ik er zeker van zijn dat mijn gedeelde documenten beveiligd zijn?

Izimi · Accepted Answer

Voor Izimi gelden strenge normen om jouw veiligheid en vertrouwelijkheid te garanderen. Izimi is ook gemaakt volgens het totale transparantieprincipe. Je weet altijd wat er met jouw gegevens gebeurt, want je kunt alle acties opvolgen in de historiek. Je bent ook diegene die beslist welk contact wordt toegevoegd. Meer nog, op dit platform is er geen twijfel over de “authenticiteit” van een persoon, want iedereen is op een unieke manier geïdentificeerd.

Question 46

Hoe kan ik de documenten die ik heb geüpload op Izimi gemakkelijk terugvinden?

Izimi · Accepted Answer

Wanneer je jouw documenten uploadt krijg je de mogelijkheid die toe te wijzen aan geen, één of meerdere categorieën (Persoonlijke info, Familie, Mijn woning, Vastgoed, Financiën, Professioneel leven, Bezittingen, Gezondheid). je kunt ook persoonlijke labels toevoegen die je toelaten om jouw documenten snel terug te vinden. Vergelijk het met een digitale folder met handige post-its. Je kunt die categorieën en labels gebruiken om jouw documenten eenvoudig terug te vinden.

Question 47

Hoe is de toegang tot mijn kluis beveiligd?

Izimi · Accepted Answer

Om toegang tot jouw kluis te krijgen, moet je zich identificeren (authenticatie). Daarvoor gebruiken wij de beste oplossing in België, erkend door de EU: BOSA FAS (federal authentication service/federale authenticatie dienst). Dat is een uiterst sterk authenticatie mechanisme, sterker dan eender welke ID/paspoort-combinatie.

Veilige authenticatie – eID of Itsme
In Izimi bewaren wij geen paswoord van de gebruiker. Wij gebruiken eID of Itsme voor elke authenticatie.
eID of Itsme laten een "veilig inloggen" toe, het is "digitale veiligheid en privacy van het hoogste niveau”. Bijvoorbeeld, met Itsme: "jouw digitale identiteit kan enkel op jouw smartphone gebruikt worden, met jouw GSM nummer en jouw geïnstalleerde itsme® app. Een unieke combinatie waardoor alleen jij toegang hebt tot jouw persoonlijke gegevens."
Lees meer over:
- Itsme op https://www.itsme.be/
- eID op https://eid.belgium.be/
Authenticatie in 2 stappen
Deel van de Itsme of eID login maakt deel uit van de authenticatie in 2 stappen. Dat wil zeggen dat je, om toegang te krijgen tot Izimi, iets moet weten (jouw PIN code) en iets moet hebben (je GSM of je Belgisch eID). Wanneer je inlogt op Izimi, moet je jouw eID of Itsme gebruiken om toegang te krijgen tot jouw kluis en documenten.

Question 48

Hoe deel ik een document als documenteigenaar/afzender?

Izimi · Accepted Answer

Om documenten te delen in de beveiligde omgeving van Izimi is het noodzakelijk dat de persoon met wie je ze deelt zich ook in deze omgeving bevindt. Om dit te doen, moet je jouw contacten (professionals, adviseurs, familie of vrienden) uitnodigen om een Izimi-account aan te maken (of jouw uitnodigingte aanvaarden) om zo veilig delen via dit platform te kunnen garanderen. Contacten worden alleen toegevoegd op basis van hun e-mailadres.
Je bepaalt zelf in de documentinstellingen of en welke document(en) deelbaar zijn en met wie. Je kan een document op verschillende manieren delen:
1. Ofwel door op de 3 kleine puntjes naast het document te klikken en vervolgens op Delen in het menu dat wordt geopend.
2. Ofwel door de gewenste document(en) aan te vinken en vervolgens op Delen aan de rechterkant van het scherm te klikken.
Kies de contact(en) waarmee je het/de document(en) wil delen.
Omdat de labels persoonlijk zijn, heb je de mogelijkheid om ze te delen of niet.
Je kan een bericht toevoegen voor de ontvanger(s).
Klik ten slotte op Delen.
Bovenaan het scherm wordt een bericht weergegeven waarin het delen van het/de document(en) wordt bevestigd. Jouw contactpersoon(en) is/zijn nu op de hoogte van jouw verzoek om één of meerdere documenten te delen.
Je ontvang een melding wanneer de contactpersoon de document(en) heeft geaccepteerd.
Let op: Je ontvangt ook een melding als de contactpersoon de document(en) heeft geweigerd.
Op dat moment verschijnen de initialen van jouw contactpersoon ook naast de gedeelde documenten in de kolom 'Gedeeld met'.

Als documenteigenaar kan jij ervoor kiezen om het delen van een document stop te zetten.

Klik hiervoor op de initialen van de contactpersoon onder ‘Gedeeld met’ of klik op de 3 kleine puntjes en vervolgens op de knop Delen ongedaan maken.
Schakel de perso(o)n(en) uit en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
Vanaf nu wordt het document niet meer gedeeld met die perso(o)n(en). Hij/zij zal met een notificatie op de hoogte worden gebracht.

Question 49

Binnen welke termijn is mijn akte beschikbaar in Izimi?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Zodra de akte is ondertekend, moet de notaris deze opsturen zodat deze kan worden ingeschreven bij het registratiekantoor (wettelijk moet het registratierelaas uiterlijk op de 15e dag na de datum van inschrijving beschikbaar zijn). Burgers kunnen hun akte dus ongeveer 15 dagen na ondertekening van de akte via Izimi terugvinden in de Notariële Aktenbank (NABAN).

Question 50

Welke gegevens moet een bedrijf bewaren?

Liana De Rauw · Accepted Answer

De verplichting hangt ervan af of je bedrijf personeel tewerkstelt of niet.

Voor alle gegevens met betrekking tot personeel: zie hoelang moet werkgever gegevens bewaren?

Indien je geen personeel tewerkstelt, ben je vooral verplicht om een boekhouding te voeren. In België zijn alle ondernemingen verplicht om dat te doen, maar er zijn wel twee grote categorieën:

Kmo's, die een volledige dubbele boekhouding moeten voeren, maar voor een verkort schema kunnen kiezen.
Grote ondernemingen, die hun jaarrekening volgens het volledige schema moeten indienen.

Wil je weten hoe dat zit voor een eenmanszaak, dan lees je hier wat een eenmanszaak moet bijhouden?

Heb je vragen hierover? Contacteer je accountant.

Welke administratie valt onder de boekhouding?

Zo goed als alle gegevens over je bedrijf, die worden vastgelegd op papier of digitaal, zijn relevant voor je boekhouding. Denk aan:

Voor meer informatie, lees zeker ook hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren en/of hoelang je je boekhouding moet bewaren.

Question 51

Welke fiscale documenten moet je bewaren?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

De fiscale documenten die nodig zijn om het belastbaar inkomen te bepalen, moeten bewaard worden: boekhoudkundige bewijsstukken, documenten over kadastraal inkomen, documenten in een professionele context (salaris, sociale zekerheid, contracten, bestel- en leveringsbonnen, kwitantieboekjes, bewijsstukken), ...
Op het vlak van btw: de boeken, facturen en andere documenten geëist door de btw-administratie (bewijsstukken, investeringstabellen)
IT-systemen: de gegevensdragers en de programma’s die toelaten om de bovenvermelde te bewaren documenten te raadplegen
In het geval van elektronische facturen moet de gebruikte technologie de echtheid van het origineel en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen
Facturen of originele bijbehorende documenten, originelen van rekeninguittreksels, belastingafrekeningen en kwitanties, bestekken, inventarissen, gedetailleerde facturen en leveringsbonnen waarnaar de factuur verwijst.

Deze documenten moeten in origineel formaat worden bewaard

Question 52

Welke documenten kan ik opslaan op Izimi?

Izimi · Accepted Answer

Je kunt vrij kiezen welke documenten je wil opslaan in jouw persoonlijke kluis.

Om jouw veiligheid en die van de anderen te helpen garanderen is er wel een beperking van de bestandstypes ingebouwd. De volgende bestandstypes zijn toegelaten :

*.7z *.ai *.bmp *.csv *.doc *.docx *.gif *.gz *.heic *.jpg *.jpeg *.md *.odp *.ods *.odt *.pdf *.png *.ppt *.pptx *.psd *.rar * .raw *.rtf *.tar *.tif *.tiff *.ttf *.txt *.vsd *.vsdx *.xls *.xlsx *.zip *.avi *.dot *.dotx *.dwg *.dxf *.eps *.emf *.eml *.mov *.mp3 *.mp4 *.mpeg *.mpg *.msg *.oft *.pot *.ps *.svg *.vsd *.wav *.wmf *.xps *.xlstx

Het is op dit moment niet mogelijk om documenten op te slaan zoals Excel-bestanden die zijn beveiligd met wachtwoorden. We hebben antivirussoftware die elk document dat naar Izimi wordt geüpload, scant om te voorkomen dat documenten met mogelijk schadelijke scripts op het platform worden geüpload. Zo kunnen we de veiligheid van onze gebruikers garanderen en voorkomen dat een gebruiker een schadelijke bestand deelt en dat een van zijn contacten het schadelijke bestand op zijn beurt opent.

Question 53

Wat zijn de voordelen van het digitaal bewaren van diploma’s in Izimi?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Als je je diploma bij de hand hebt, meteen toegankelijk en makkelijk online deelbaar met je gesprekspartner, win je veel tijd.

Met slechts een paar kliks, waar je ook bent, in de metro, in een restaurant of vanuit het buitenland, deel je veilig je diploma's of andere documenten met wie je maar wilt. Je staat op het punt om dé job van je leven te vinden en je beseft dat je je dossier met al je documenten en de vereiste officiële attesten vergeten bent? Geen probleem, je hebt je digitale kluis op zak. Met enkele kliks kun je documenten veilig delen met wie je maar wilt.

Question 54

Wat moet je bijhouden als ondernemer?

Liana De Rauw · Accepted Answer

Welke documenten je als ondernemer moet bijhouden hangt van een aantal zaken af:

Ben je een eenmanszaak? Of heb je een vennootschap?
Of heb je personeel in dienst?
Een overzicht voor een bedrijf, lees je hier: welke gegevens moet een bedrijf bewaren?

Welke documenten moet een onderneming bijhouden?

Van de Belgische overheid moet een onderneming alle documenten bijhouden die nodig zijn om haar belastbare inkomsten te bepalen. Documenten zijn alle stukken die gebruikt zijn om de belastingaangifte in te vullen, zoals:

De boekhouding van de onderneming (balans, resultatenrekening, beslissing van de algemene vergadering, aandeelhoudersregister, …).
De bewijsstukken van de boekingen (aankoopfacturen, verkoopfacturen, offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, bankrekeninguittreksels, …).
De loonfiches.
En andere bewijsstukken van teruggevorderde kosten (facturen, tickets, …).

Deze documenten houd je bij tot het einde van het 7de boekjaar dat volgt op de belastbare periode. Voor meer hierover lees hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren.

Tip: Bewaar je documenten in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze nooit kwijt.

Question 55

Wat moet je bewaren voor de belastingdienst?

Izimi · Accepted Answer

Zowel de federale als de Vlaamse belastingdienst verplichten zowel particulieren als bedrijven om een reeks documenten gedurende langere tijd te bewaren voor een eventuele belasting- of btw-controle.

Documenten bijhouden als particulier

Alle documenten die op één of andere manier te maken hebben met je belastingaangifte, moet je minstens 7 jaar lang bijhouden voor de belastingdienst. Onder die fiscale documenten vallen onder andere:

Een kopie van je belastingaangifte
Inclusief bewijsstukken van je aangifte, zoals loonfiches, attesten, bankdocumenten en facturen die als bewijs kunnen dienen van je uitgaven.

Niet alleen de belastingdienst verplicht je om documenten bijhouden. Ook notariële akten en facturen moet je gedurende langere tijd bewaren.

Documenten bijhouden als je bedrijf

Ook als je je eigen bedrijf hebt, moet je heel wat boekhoudkundige documenten bijhouden voor de fiscus. Lees meer over welke gegevens je als bedrijf moet bewaren.

Question 56

Wat moet een eenmanszaak bijhouden?

Liana De Rauw · Accepted Answer

Als ondernemer of bedrijf in België ben je verplicht om een aantal zaken bij te houden. Maar wat is een eenmanszaak precies?

Een eenmanszaak: definitie

Een eenmanszaak is een heel eenvoudige manier om te starten als zelfstandige. Je hebt geen aparte rechtspersoon nodig en handelt dus als natuurlijk persoon. Jij bent dus je zaak, wat meteen de grootste verschil is met een vennootschap.

Dat betekent ook dat je onbeperkt aansprakelijk bent en er geen onderscheid gemaakt wordt tussen je privévermogen en dat van je zaak.

Boekhoudkundige verplichtingen als eenmanszaak

Zoals elke andere zelfstandige moet je een boekhouding voeren. In een eenmanszaak volstaat echter een enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding (op voorwaarde dat je jaaromzet, exclusief btw, kleiner is dan 500.000 euro).

Je boekhouding bestaat uit:

Een financieel dagboek, dat je kan splitsen in een kas- en bankboek:
- Het kasboek omvat alle uitgaven en ontvangsten in geld
- Het bankboek omvat alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening
Een aankoopboek met de facturen en creditnota's van je leveranciers
En een verkoopboek met de facturen en creditnota's aan jouw klanten

Heb je een fysieke voorraad, heb je ook een inventarisboek nodig, waarin je noteert welke voorraden je hebt en hoeveel die waard zijn.

Op basis van die informatie maak jij of je accountant voor elk boekjaar een aparte jaarrekening. Vergeet daarnaast ook je btw-aangifte en klantenlisting niet.

Al deze documenten hou je gedurende 7 boekjaren bij.

Tip: Als eenmanszaak mag je natuurlijk ook een dubbele boekhouding voeren. Zo krijg je een beter beeld van je eigen bedrijfsvoering en kan je je beleid bijstellen op basis van concrete cijfers en evoluties. Het is alleen iets duurder.

Verschil met een ‘dubbele’ boekhouding?

Het verschil tussen een ‘enkelvoudige’ en ‘dubbele’ (of volledige) boekhouding is dat bij het laatste tegenover elke verrichting een ontvangst of betaling komt te staan. Elke transactie wordt dus dubbel geboekt.

Vennootschappen (bvba’s, nv’s, cvba’s …) moeten altijd een dubbele boekhouding voeren, net zoals bedrijven met een jaaromzet boven de 500.000 euro. Normaal gezien ben je dan ook balansplichtig, dat wil zeggen dat je jaarlijks je jaarrekening moet neerleggen bij de Nationale Bank (NBB).

Question 57

Wat is een onderhandse akte?

Izimi · Accepted Answer

Een onderhandse akte is een overeenkomst of schriftelijke verklaring die wordt opgesteld en vervolgens ondertekend door twee partijen. Het is de tegenhanger van een authentieke akte, die meestal door een notaris wordt opgesteld. In dat laatste geval spreken we ook wel van een notariële akte.

Wettelijk gezien is elk soort geschreven contract dat mensen onderling afspreken en tekenen een onderhandse akte. Een typisch voorbeeld is een huurovereenkomst die een verhuurder met een huurder afsluit. Voor een onderhandse akte gelden geen speciale vormvereisten. Je kunt een onderhandse akte dan ook gebruiken om heel wat verschillende dingen formeel vast te leggen.

Een onderhandse akte heeft ook bewijswaarde, maar minder dan een authentieke akte. Wil je de gemaakte afspraken uit een onderhandse akte afdwingen, dan zul je daarvoor eerst naar de rechter moeten stappen.

Onderhandse aktes in het kort:

Schriftelijke overeenkomst of contract.
Opgesteld en ondertekend door de betrokken partijen.
Geen vormvereisten, kan voor verschillende dingen worden gebruikt.
Niet bevestigd of goedgekeurd door een notaris of andere bevoegde ambtenaar.
Heeft bewijswaarde in de rechtbank, maar minder dan een notariële of andere authentieke akte.

Question 58

Wat is een notariële akte?

Izimi · Accepted Answer

Een notariële akte is een document dat is opgesteld door een notaris en dat vervolgens in zijn of haar bijzijn wordt ondertekend door de betrokken partijen die worden vermeld in de akte. Een notariële akte is de meest voorkomende vorm van een authentieke akte en beide termen worden in de volksmond dan ook vaak door elkaar gebruikt.

Net zoals elke authentieke akte dient ook de notariële akte als bewijs van een overeenkomst. Bekende voorbeelden van notariële aktes zijn de koopovereenkomst van een woning en het huwelijkscontract. Een notariële akte wordt altijd opgemaakt in een vaste vorm en is ook verplicht voor sommige transacties. Na de ondertekening of het verlijden van een notariële akte registreert de notaris de akte in kwestie bij het bevoegde registratiekantoor. Zodra dat is gebeurd, is de akte helemaal officieel in orde.

Een notariële akte heeft door z’n officiële vorm en de bijkomende controles van de notaris een hogere bewijswaarde dan een eenvoudigere, onderhandse akte. De bepalingen van een notariële akte kunnen dan ook iets eenvoudiger worden afgedwongen. Zo kan je bij de invordering van een openstaande schuld die is aangegaan via een notariële akte bijvoorbeeld meteen laten afdwingen door een gerechtsdeurwaarder, zonder daarvoor eerst bij de rechter te moeten aankloppen.

Notariële aktes in een notendop:

Opgesteld door een notaris
Voorgelezen en ondertekend (of ‘verleden’) in het bijzijn van de notaris.
Verplicht in enkele gevallen, zoals de aankoop van een woning.
Meer bewijskracht dan een onderhandse akte.

Question 59

Wat is een authentieke akte?

Izimi · Accepted Answer

Een authentieke akte is een document dat is opgesteld door een bevoegd ambtenaar (vaak een notaris) en dat vervolgens in zijn of haar bijzijn wordt ondertekend door de betrokken partijen. De termen ‘authentieke akte’ en ‘notariële akte’ worden vaak door elkaar gebruikt, hoewel we onder authentieke aktes ook aktes verstaan die zijn opgesteld door bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder of de griffier van een rechtbank.

Authentieke aktes dienen als officieel bewijs van een overeenkomst, zoals een huwelijkscontract of de verkoopovereenkomst van een woning. Ze zijn opgesteld in een vaste vorm en bevatten altijd een aantal vaste elementen, zoals de identiteit van de betrokken partijen.

De bewijswaarde van een authentieke akte is groter dan die van een akte die is opgesteld door partijen onderling (de zogeheten onderhandse akte). De aanwezigheid van de notaris of andere ambtenaar bij het ondertekenen (of, in juridische taal, het ‘verlijden’) van de akte zorgt ervoor dat je een authentieke akte in geval van betwisting meteen kunt laten afdwingen door bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder, zonder eerst langs de rechtbank te moeten passeren.

De belangrijkste eigenschappen van een authentieke akte op een rij:

Opgesteld door een wettelijk bevoegde ambtenaar (meestal de notaris).
Voorgelezen en ondertekend (of ‘verleden’) in het bijzijn van de notaris of andere bevoegde ambtenaar.
Vaak gebruikt voor belangrijke gebeurtenissen, zoals de aankoop van een huis.
Meer bewijskracht dan een onderhandse akte.

Question 60

Wat is de bewaringstermijn van fiscale documenten?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Het is niet eenvoudig om de bewaringstermijnen voor administratieve en fiscale documenten nauwkeurig te bepalen. Om zeker te zijn, is het aanbevolen de diverse fiscale documenten en facturen gemiddeld 10 jaar te bewaren. Hierop bestaat echter één uitzondering: administratieve en fiscale documenten met betrekking tot vastgoed moeten ten minste 15 jaar bewaard worden.

Question 61

Waarom je diploma’s bewaren?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Al die verschillende documenten die symbool staan voor het einde van een cyclus, zijn administratieve documenten die een juridische waarde hebben. Ze zorgen ervoor dat

dat je toegang hebt tot bepaalde voordelen,
dat je kunt bewijzen dat je een graad hebt behaald in bepaalde studies,
dat je toegang hebt tot hogere studies of opleidingen,
of je kunt ze gebruiken voor bepaalde administratieve procedures.

Als je voor een openbaar ambt solliciteert, moet je je diploma tonen alvorens nog maar te mogen deelnemen aan een examen!

Wanneer je een beurs aanvraagt of wanneer je een kot wilt huren, kunnen je diploma’s opgevraagd worden. In dit specifieke geval is de administratie niet zozeer geïnteresseerd in je kwalificatie, maar eerder in je statuut van student. Het kan zijn dat je een deel van je schooltijd in het buitenland hebt doorgebracht en dat je een homologatie moet aanvragen. In dat geval zal je een dossier moeten samenstellen met onder andere

het diploma van de middelbare school (of een voorlopig bewijs dat je geslaagd bent als je nog maar net bent afgestudeerd),
je rapporten,
een uittreksel van het geboorteregister of een eensluidend verklaarde kopie van je identiteitskaart,
een motivatiebrief, …

Question 62

Moet je je loonstrookjes bewaren na je pensioen?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Met jouw loonstroken kan je jouw pensioenrechten doen gelden en aantonen dat je voldoende hebt bijgedragen voor jouw pensioen dus in theorie zullen je loonstrookjes niet meer gevraagd worden wanneer je je wettelijk pensioen ontvangt.

Question 63

Moet je je loonfiches bewaren?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Ja, het bedrag van je ouderdomspensioen wordt berekend op basis van een aantal criteria, waaronder je arbeidsstatuut, je salaris en de duur van je loopbaan. Je loonfiches bevatten de informatie die nodig is voor de berekening van je pensioen.

Een beroepsloopbaan is lang en derhalve kunnen er onregelmatigheden opduiken bij de berekening van je pensioen. Je loonfiches zijn onweerlegbare bewijsstukken om eventuele fouten van je pensioenkas recht te zetten.

Het is niet eenvoudig om al je loonfiches van je hele loopbaan op één plek te bewaren. Na enkele jaren zouden je kasten thuis zeker uitpuilen… Maar geen paniek! Met je digitale Izimi-kluis kun je je loonfiches digitaliseren en ze in alle veiligheid bewaren samen met je andere documenten!

Question 64

Moet je je arbeidscontracten bewaren?

Sandra Ichtertz · Accepted Answer

Ja, arbeidscontracten zijn onontbeerlijk om een loopbaan te reconstrueren en de pensioenrechten te berekenen. Een beroepsloopbaan is lang en bij de berekening van je rechten kunnen onregelmatigheden opduiken. Je arbeidscontracten zijn geldige bewijsstukken in geval van klachten. Het is dus ten zeerste aangeraden je arbeidscontracten te bewaren tot na de afwikkeling van je pensioenrechten.

Een beroepsloopbaan is erg lang en je arbeidscontracten bewaren zonder ze kwijt te raken is een moeilijke opdracht. Met je digitale kluis Izimi kun je al je documenten digitaliseren en ze op één plaats bewaren!

Veelgestelde vragen

De meest gestelde vragen

Kosten (1)

Hoeveel kost het gebruik van Izimi?

Vertrouwelijkheid (1)

Hoe weet ik zeker dat niemand de informatie in mijn kluis ziet?

Mijn Izimi en mijn contacten (2)

Ziet de notaris automatisch de documenten die op het platform worden geplaatst?

Wat kan een notaris voor mij betekenen in Izimi?

Documenten (1)

Welke documenten kan ik opslaan op Izimi?

Heb je het antwoord op jouw vraag niet gevonden?

Alle vragen per thema

Kosten (1)

Hoeveel kost het gebruik van Izimi?

Vertrouwelijkheid (1)

Hoe weet ik zeker dat niemand de informatie in mijn kluis ziet?

Izimi, voor wie? (4)

Wie kan een Izimi-account aanmaken?

Kan een bedrijf een Izimi-account openen?

Ik heb de Belgische nationaliteit niet, heb ik dan toegang tot Izimi?

Ik ben Belg maar woon in het buitenland. Heb ik toegang tot Izimi?

Mijn Izimi en mijn contacten (5)

Ziet de notaris automatisch de documenten die op het platform worden geplaatst?

Wat kan een notaris voor mij betekenen in Izimi?

Wanneer ik een document deel met een notaris, kunnen al zijn medewerkers het dan zien?

Kunnen de contacten die ik toevoeg op Izimi de documenten die op het platform staan automatisch zien?

Hoe deel ik een document als documenteigenaar/afzender?

Product (2)

Wat is cloudopslag?

Voordelen van cloudopslag

Waarom heeft Izimi het label “Test aankoop approved” gekregen?

Gebruiksvriendelijkheid (5)

Wat gebeurt er na mijn overlijden met mijn kluis en met de inhoud?

Goed om te weten

Kan ik mijn e-mailadres wijzigen nadat mijn Izimi-account is aangemaakt?

Izimi geeft toegang tot de notariële akten maar ik heb al toegang via Myminfin. Wat is het verschil met Izimi dan?

Ik heb al een ander account om mijn foto’s op te slaan; wat is de toegevoegde waarde van Izimi hiervoor?

Hoe kan ik de documenten die ik heb geüpload op Izimi gemakkelijk terugvinden?

Toegang tot Izimi (6)

Wat gebeurt er als ik mijn identificatiemiddelen om aan te loggen op Izimi verlies?

Wat gebeurt als ik mijn gsm met de Izimi-applicatie erop verlies?

Na inloggen op de mobiele app met itsme, opent Izimi in de webbrowser en niet via de mobiele applicatie, hoe komt dat?

Ik kan geen verbinding maken met Izimi of slaag er niet in om mijn kluis aan te maken

Ik ben Belg en mijn identiteitskaart is vervallen. Heb ik nog toegang tot Izimi?

Hoe krijg ik toegang tot de mobiele Izimi-applicatie?

Veiligheid (11)

Wat wordt er met mijn gegevens gedaan?

Wat wordt er gedaan om de infrastructuur beveiligd te houden?

Wat gebeurt er als het antivirusprogramma een virus ontdekt op het document dat ik wil uploaden?

Waarin verschilt Izimi van een ander opslagplatform?

Waar worden mijn documenten uit mijn kluis opgeslagen?

Kan ik er zeker van zijn dat mijn documenten niet buiten mijn weten om worden gedeeld?

Hoelang worden de gegevens die ik in mijn kluis heb geplaatst bewaard?

Hoe zit het met delen met de notaris?

Hoe kan ik zeker zijn van de veiligheid en conformiteit van Izimi?

Hoe kan ik er zeker van zijn dat mijn gedeelde documenten beveiligd zijn?

Hoe is de toegang tot mijn kluis beveiligd?

Documenten (10)

Welke documenten kan ik opslaan op Izimi?

Wat zijn de voordelen van het digitaal bewaren van diploma’s in Izimi?

Wat moet je bewaren voor de belastingdienst?

Documenten bijhouden als particulier

Documenten bijhouden als je bedrijf

Waarom je diploma’s bewaren?

Is een testament op Izimi dat niet bij een notaris is opgemaakt geldig?

Hoelang facturen bewaren?

Wettelijk aangeraden bewaartermijnen

Hoelang documenten bewaren?

Welke documenten bewaar je als particulier:

Welke gegevens bewaar je als bedrijf of organisatie:

Hoelang aanslagbiljet bewaren?

Hoe stel ik best een testament op: met of zonder notaris?

Binnen welke termijn is mijn akte beschikbaar in Izimi?

Alle vragen per categorie

Gezondheid (1)

Hoelang ziekmeldingen bewaren?

Hoelang mag de bedrijfsarts documenten bewaren?

Persoonlijke info (1)

Hoelang moet je je diploma’s bewaren?