Bepaalde documenten moet je levenslang bewaren. Dat geldt voor diploma’s, attesten en professionele titels. Op het portaal onderwijs.vlaanderen.be wordt expliciet gevraagd om je studienota’s, overhoringen en klasagenda’s bij te houden tot je het diploma van de cyclus (basisschool/hoger secundair onderwijs) hebt behaald. Als de inspectie een controle zou uitvoeren, moeten de leerlingen die documenten kunnen voorleggen.

Ook dit is goed om te weten: als je niet meer beschikt over de officiële documenten, kun je officiële duplicaten aanvragen, maar dit kan duur uitvallen, want de administratiekosten kunnen oplopen tot 50 euro.

Om ongemakken te vermijden, om geen vervelende stappen te moeten ondernemen of om simpelweg altijd en overal over de documenten te beschikken, zelfs bij een onvoorzien professioneel onderhoud, kun je ze nu digitaal bewaren in een beveiligde digitale kluis.

Dat is wat Izimi je aanbiedt. Dankzij dit digitaal platform kun je op een beveiligde en gecentraliseerde manier alle documenten van je schooltijd of je opleidingen opslaan. Je kunt ze ook delen met wie je wilt en wanneer je het wilt.

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel beter gekend onder de algemene naam GDPR, mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Het gevolg is dat de werkgever administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie mag bewaren.

Mogelijks bestaan er hierop uitzonderingen, dus bij twijfel neem je best contact op met je sociaal secretariaat.

Hoelang mag de bedrijfsarts documenten bewaren?

De bedrijfsarts bewaart:

• Dossier na medische controle bij aanstellingskeuring maximaal zes maanden.
• Medische dossiers maximaal vijftien jaar, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.

Re-integratie dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener.

Lees meer over welke gegevens je als werkgever bewaart.

Als nabestaande is het je plicht om de administratie van een overleden dierbare in orde te brengen. Sommige documenten moet je verplicht bewaren tot ver na de afwikkeling van de nalatenschap. Andere papieren met emotionele waarde wil je misschien louter bijhouden als aandenken.

Bewaartermijnen van documenten van een overledene

Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij. Zo vermijd je discussies tussen erfgenamen.

Ook een trouwboekje, partnerschapsboekje, echtscheidingsovereenkomsten houd je liever bij – zeker als het over je partner gaat die overleden is en de documenten ook op jou betrekking hebben.

Facturen van nutsvoorzieningen (bv. water en elektriciteit) moet je vijf jaar bijhouden. Dat komt omdat bedrijven een eventuele schuld tot vijf jaar na het overlijden kunnen claimen bij de erfgenamen. Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij.

Een goede plek om waardevolle documenten digitaal bij te houden, is in een digitale kluis.

Heb je zelf een eigenhandig testament opgesteld? Dan mag je dat volgens de wet ook zelf bewaren. Je houdt je testament levenslang bij. Zorg ervoor dat je erfgenamen weten waar ze je testament kunnen vinden: zo vermijd je dat het zoekraakt en je laatste wil niet wordt uitgevoerd.

Het is daarom een goed idee om een kopie van je testament op te slaan in je persoonlijke Izimi-kluis. Daarbij kan je zowel je notaris als een familielid toegang geven tot het document.

Je testament laten bewaren bij de notaris

Je kunt je zelf opgestelde, handgeschreven testament ook ter registratie en bewaring afgeven bij een notaris. Je notaris houdt dan het testament bij, terwijl het bestaan ervan wordt opgenomen in het CRT (Centraal Register van Testamenten). De inhoud van je testament blijft daarbij geheim, maar de gegevens over je testament zijn toegankelijk voor erkende notariskantoren. Zo kunnen notarissen je testament eenvoudig terugvinden bij je overlijden.

Voor bijkomende zekerheid kun je je testament trouwens ook door een notaris laten opstellen. Dat heet een notarieel testament. Op die manier verzeker je jezelf ervan dat je testament met de juiste juridische formuleringen wordt opgesteld. Zo vermijd je achteraf discussies over de geldigheid en interpretatie van je wilsbeschikking.

Meer vragen hierover? Contacteer je eigen notaris.

De algemene richtlijn is om de papieren en documenten van een hypothecaire lening tot vijf jaar (na het aflopen van het krediet) te bewaren. Die termijn van vijf jaar geldt ook voor facturen en honoraria van je notaris. Al zit je dan niet met de looptijd van je krediet.

Een gelijkaardige termijn is van toepassing op huurcontracten (Hoelang huurcontract bewaren?).

Wat met documenten van verzekeringen?

Net zoals de papieren van je hypotheek, hou je verzekeringsdocumenten bij zolang ze relevant zijn. Met andere woorden, zolang de verzekering of een vergoedingsprocedure loopt, plus vijf jaar.

Vergeet daarbij ook niet:

• mogelijke toevoegingen of aanpassingen
• bijzondere voorwaarden
• betalingsbewijzen van levensverzekering
• overlijdensverzekering met fiscale aftrekbaarheid
• of uitbetalingen van het kapitaal

Tip: Wist je dat je ook na het verstrijken van een verzekeringscontract nog altijd een claim kan indienen voor schade. De voorwaarde: je liep de schade op tijdens de looptijd van het contract.

Zowel als verhuurder en huurder, bewaar je een huurcontract tot vijf jaar na aflopen van het contract. Je houdt echter niet alleen het contract zelf bij, maar ook alle ondersteunende documenten:

• de plaatsbeschrijving
• het bewijs van betaling van de huurwaarborg
• een kopie van de opzegbrief met het bewijs van ontvangst
• liefst ook betalingsbewijzen van de huurwaarborg en de maandelijkse huur

Zo heb je alle documenten bij de hand, mocht er zich toch nog een dispuut voordoen. Na vijf jaar is de termijn verlopen waarbij mogelijke schulden kunnen gevorderd worden en mag je de documenten wegdoen.

Een gelijkaardige termijn is van toepassing op hypothecaire documenten.

Zoek je een handige, digitale kluis om dergelijke documenten te bewaren? Maak gebruik van je digitale Izimi-kluis.

Registratie van een huurcontract

Vergeet niet dat je als verhuurder het contract binnen de twee maanden na de ondertekening moet laten registreren. De registratie doe je:

• online via de toepassing MyRent
• of bij het plaatselijk kantoor Rechtszekerheid waar de huurwoning gelegen is

Je bent ook verplicht om de plaatsbeschrijving te registreren, maar dat mag ook nog na twee maanden. Beide registraties zijn gratis.

Een onderhandse akte is een overeenkomst of schriftelijke verklaring die wordt opgesteld en vervolgens ondertekend door twee partijen. Het is de tegenhanger van een authentieke akte, die meestal door een notaris wordt opgesteld. In dat laatste geval spreken we ook wel van een notariële akte.

Wettelijk gezien is elk soort geschreven contract dat mensen onderling afspreken en tekenen een onderhandse akte. Een typisch voorbeeld is een huurovereenkomst die een verhuurder met een huurder afsluit. Voor een onderhandse akte gelden geen speciale vormvereisten. Je kunt een onderhandse akte dan ook gebruiken om heel wat verschillende dingen formeel vast te leggen.

Een onderhandse akte heeft ook bewijswaarde, maar minder dan een authentieke akte. Wil je de gemaakte afspraken uit een onderhandse akte afdwingen, dan zul je daarvoor eerst naar de rechter moeten stappen.

Onderhandse aktes in het kort:

• Schriftelijke overeenkomst of contract.
• Opgesteld en ondertekend door de betrokken partijen.
• Geen vormvereisten, kan voor verschillende dingen worden gebruikt.
• Niet bevestigd of goedgekeurd door een notaris of andere bevoegde ambtenaar.
• Heeft bewijswaarde in de rechtbank, maar minder dan een notariële of andere authentieke akte.

Een notariële akte is een document dat is opgesteld door een notaris en dat vervolgens in zijn of haar bijzijn wordt ondertekend door de betrokken partijen die worden vermeld in de akte. Een notariële akte is de meest voorkomende vorm van een authentieke akte en beide termen worden in de volksmond dan ook vaak door elkaar gebruikt.

Net zoals elke authentieke akte dient ook de notariële akte als bewijs van een overeenkomst. Bekende voorbeelden van notariële aktes zijn de koopovereenkomst van een woning en het huwelijkscontract. Een notariële akte wordt altijd opgemaakt in een vaste vorm en is ook verplicht voor sommige transacties. Na de ondertekening of het verlijden van een notariële akte registreert de notaris de akte in kwestie bij het bevoegde registratiekantoor. Zodra dat is gebeurd, is de akte helemaal officieel in orde.

Een notariële akte heeft door z’n officiële vorm en de bijkomende controles van de notaris een hogere bewijswaarde dan een eenvoudigere, onderhandse akte. De bepalingen van een notariële akte kunnen dan ook iets eenvoudiger worden afgedwongen. Zo kan je bij de invordering van een openstaande schuld die is aangegaan via een notariële akte bijvoorbeeld meteen laten afdwingen door een gerechtsdeurwaarder, zonder daarvoor eerst bij de rechter te moeten aankloppen.

Notariële aktes in een notendop:

• Opgesteld door een notaris
• Voorgelezen en ondertekend (of ‘verleden’) in het bijzijn van de notaris.
• Verplicht in enkele gevallen, zoals de aankoop van een woning.
• Meer bewijskracht dan een onderhandse akte.

Een authentieke akte is een document dat is opgesteld door een bevoegd ambtenaar (vaak een notaris) en dat vervolgens in zijn of haar bijzijn wordt ondertekend door de betrokken partijen. De termen ‘authentieke akte’ en ‘notariële akte’ worden vaak door elkaar gebruikt, hoewel we onder authentieke aktes ook aktes verstaan die zijn opgesteld door bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder of de griffier van een rechtbank.

Authentieke aktes dienen als officieel bewijs van een overeenkomst, zoals een huwelijkscontract of de verkoopovereenkomst van een woning. Ze zijn opgesteld in een vaste vorm en bevatten altijd een aantal vaste elementen, zoals de identiteit van de betrokken partijen.

De bewijswaarde van een authentieke akte is groter dan die van een akte die is opgesteld door partijen onderling (de zogeheten onderhandse akte). De aanwezigheid van de notaris of andere ambtenaar bij het ondertekenen (of, in juridische taal, het ‘verlijden’) van de akte zorgt ervoor dat je een authentieke akte in geval van betwisting meteen kunt laten afdwingen door bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder, zonder eerst langs de rechtbank te moeten passeren.

De belangrijkste eigenschappen van een authentieke akte op een rij:

• Opgesteld door een wettelijk bevoegde ambtenaar (meestal de notaris).
• Voorgelezen en ondertekend (of ‘verleden’) in het bijzijn van de notaris of andere bevoegde ambtenaar.
• Vaak gebruikt voor belangrijke gebeurtenissen, zoals de aankoop van een huis.
• Meer bewijskracht dan een onderhandse akte.

Via dit platform heb je toegang tot al jouw notariële akten sinds 2015. Onderhandse verkoopovereenkomsten en onderhandse akten kun je hier echter niet vinden.

Een notariële akte is een juridisch document dat wordt opgesteld en ondertekend door een notaris, waardoor het een authentieke akte wordt. De originele akte noemt men “de minuut”. Deze wordt bewaard door de notaris en geregistreerd in de Notariële Aktebank (NABAN). De eensluidend verklaarde afschriften die worden overhandigd aan de partijen noemt men “grossen” of “afschriften”, afhankelijk van de context.

Elke notaris moet alle akten die hij heeft verleden, evenals deze die werden verleden door zijn voorgangers binnen hetzelfde kantoor, 75 jaar lang bewaren. Na deze termijn moet hij ze verplicht in bewaring geven in het algemeen rijksarchief.

Je bewaart de eigenlijke akten dus niet zelf, maar wel de afschriften gemaakt door de notaris. Met Izimi heb je echter rechtstreeks toegang tot de akten die sinds 2015 werden ingeschreven in NABAN. Het is dus niet meer nodig om je papieren exemplaren te bewaren of om een afschrift aan te vragen bij je notaris.

De verplichting hangt ervan af of je bedrijf personeel tewerkstelt of niet.

Voor alle gegevens met betrekking tot personeel: zie hoelang moet werkgever gegevens bewaren?

Indien je geen personeel tewerkstelt, ben je vooral verplicht om een boekhouding te voeren. In België zijn alle ondernemingen verplicht om dat te doen, maar er zijn wel twee grote categorieën:

• Kmo’s, die een volledige dubbele boekhouding moeten voeren, maar voor een verkort schema kunnen kiezen.
• Grote ondernemingen, die hun jaarrekening volgens het volledige schema moeten indienen.

Wil je weten hoe dat zit voor een eenmanszaak, dan lees je hier wat een eenmanszaak moet bijhouden?

Heb je vragen hierover? Contacteer je accountant.

Welke administratie valt onder de boekhouding?

Zo goed als alle gegevens over je bedrijf, die worden vastgelegd op papier of digitaal, zijn relevant voor je boekhouding. Denk aan:

• Ontvangen en verzonden facturen
• Bankafschriften
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• Notariële documenten en aktes
• En meer

Voor meer informatie, lees zeker ook hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren en/of hoelang je je boekhouding moet bewaren.

Welke documenten je als ondernemer moet bijhouden hangt van een aantal zaken af:

• Ben je een eenmanszaak? Of heb je een vennootschap?
• Of heb je personeel in dienst?
• Een overzicht voor een bedrijf, lees je hier: welke gegevens moet een bedrijf bewaren?

Welke documenten moet een onderneming bijhouden?

Van de Belgische overheid moet een onderneming alle documenten bijhouden die nodig zijn om haar belastbare inkomsten te bepalen. Documenten zijn alle stukken die gebruikt zijn om de belastingaangifte in te vullen, zoals:

• De boekhouding van de onderneming (balans, resultatenrekening, beslissing van de algemene vergadering, aandeelhoudersregister, …).
• De bewijsstukken van de boekingen (aankoopfacturen, verkoopfacturen, offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, bankrekeninguittreksels, …).
• De loonfiches.
• En andere bewijsstukken van teruggevorderde kosten (facturen, tickets, …).

Deze documenten houd je bij tot het einde van het 7de boekjaar dat volgt op de belastbare periode. Voor meer hierover lees hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren.

Tip: Bewaar je documenten in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze nooit kwijt.

Als ondernemer of bedrijf in België ben je verplicht om een aantal zaken bij te houden. Maar wat is een eenmanszaak precies?

Een eenmanszaak: definitie

Een eenmanszaak is een heel eenvoudige manier om te starten als zelfstandige. Je hebt geen aparte rechtspersoon nodig en handelt dus als natuurlijk persoon. Jij bent dus je zaak, wat meteen de grootste verschil is met een vennootschap.

Dat betekent ook dat je onbeperkt aansprakelijk bent en er geen onderscheid gemaakt wordt tussen je privévermogen en dat van je zaak.

Boekhoudkundige verplichtingen als eenmanszaak

Zoals elke andere zelfstandige moet je een boekhouding voeren. In een eenmanszaak volstaat echter een enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding (op voorwaarde dat je jaaromzet, exclusief btw, kleiner is dan 500.000 euro).

Je boekhouding bestaat uit:

• Een financieel dagboek, dat je kan splitsen in een kas- en bankboek:
  • Het kasboek omvat alle uitgaven en ontvangsten in geld
  • Het bankboek omvat alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening
• Een aankoopboek met de facturen en creditnota’s van je leveranciers
• En een verkoopboek met de facturen en creditnota’s aan jouw klanten

Heb je een fysieke voorraad, heb je ook een inventarisboek nodig, waarin je noteert welke voorraden je hebt en hoeveel die waard zijn.

Op basis van die informatie maak jij of je accountant voor elk boekjaar een aparte jaarrekening. Vergeet daarnaast ook je btw-aangifte en klantenlisting niet.

Al deze documenten hou je gedurende 7 boekjaren bij.

Tip: Als eenmanszaak mag je natuurlijk ook een dubbele boekhouding voeren. Zo krijg je een beter beeld van je eigen bedrijfsvoering en kan je je beleid bijstellen op basis van concrete cijfers en evoluties. Het is alleen iets duurder.

Verschil met een ‘dubbele’ boekhouding?

Het verschil tussen een ‘enkelvoudige’ en ‘dubbele’ (of volledige) boekhouding is dat bij het laatste tegenover elke verrichting een ontvangst of betaling komt te staan. Elke transactie wordt dus dubbel geboekt.

Vennootschappen (bvba’s, nv’s, cvba’s …) moeten altijd een dubbele boekhouding voeren, net zoals bedrijven met een jaaromzet boven de 500.000 euro. Normaal gezien ben je dan ook balansplichtig, dat wil zeggen dat je jaarlijks je jaarrekening moet neerleggen bij de Nationale Bank (NBB).

Moet je je loonstrookjes bewaren na je pensioen?

Met jouw loonstroken kan je jouw pensioenrechten doen gelden en aantonen dat je voldoende hebt bijgedragen voor jouw pensioen dus in theorie zullen je loonstrookjes niet meer gevraagd worden wanneer je je wettelijk pensioen ontvangt.

Moet je je loonfiches bewaren?

Ja, het bedrag van je ouderdomspensioen wordt berekend op basis van een aantal criteria, waaronder je arbeidsstatuut, je salaris en de duur van je loopbaan. Je loonfiches bevatten de informatie die nodig is voor de berekening van je pensioen.

Een beroepsloopbaan is lang en derhalve kunnen er onregelmatigheden opduiken bij de berekening van je pensioen. Je loonfiches zijn onweerlegbare bewijsstukken om eventuele fouten van je pensioenkas recht te zetten.

Het is niet eenvoudig om al je loonfiches van je hele loopbaan op één plek te bewaren. Na enkele jaren zouden je kasten thuis zeker uitpuilen… Maar geen paniek! Met je digitale Izimi-kluis kun je je loonfiches digitaliseren en ze in alle veiligheid bewaren samen met je andere documenten!

Moet je je arbeidscontracten bewaren?

Ja, arbeidscontracten zijn onontbeerlijk om een loopbaan te reconstrueren en de pensioenrechten te berekenen. Een beroepsloopbaan is lang en bij de berekening van je rechten kunnen onregelmatigheden opduiken. Je arbeidscontracten zijn geldige bewijsstukken in geval van klachten. Het is dus ten zeerste aangeraden je arbeidscontracten te bewaren tot na de afwikkeling van je pensioenrechten.

Een beroepsloopbaan is erg lang en je arbeidscontracten bewaren zonder ze kwijt te raken is een moeilijke opdracht. Met je digitale kluis Izimi kun je al je documenten digitaliseren en ze op één plaats bewaren!

Als werkgever ben je verplicht om de individuele rekening en de eventuele bijlagen (kopies van loonstaten e.d.) vijf jaar lang te bewaren. Het bewaren van de maandelijkse loonfiches of loonstroken is niet nodig.

Wel is het zinvol om deze documenten het best nog vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer bij te houden met het oog op mogelijke disputen. Daarna is het jouw verantwoordelijkheid om deze op een veilige manier te vernietigen.

Let op: heb je nog betalingen uitgevoerd na uitdiensttreding, dan geldt hier een afwijkende verjaringstermijn. Alle documenten die op deze betalingen van toepassing zijn, bewaar je best gedurende tien jaar.

Lees hier hoe lang je best als particulier loonfiches bewaart.

Hoelang je documenten bewaart als werkgever, hangt ervan welke soort documenten het zijn:

• Personeelsdossier
• Sociale documenten
• Andere

Personeelsdossier bewaren

Er is geen wettelijke richtlijn die bepaalt hoelang je een personeelsdossier moet bewaren. In het algemeen, hanteren de meeste bedrijven een termijn van vijf jaar na het aflopen van de arbeidsrelatie.

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag je de persoonsgegevens ook niet langer bewaren dan nodig is, dus is het belangrijk om ze na vijf jaar veilig te vernietigen.

Sociale documenten bewaren

Als werkgever ben je verplicht om sociale documenten documenten aan je werknemers te overhandigen, maar je moet ze zelf ook bewaren.

Onder sociale documenten vallen o.a.:

• Algemeen en het bijzonder personeelsregister
• Individuele rekening
• Arbeidsovereenkomsten (zie ook het bewaren van arbeidscontracten[LINK naar vraag 1 “Hoelang bewaar je een arbeidscontract?”])

Je bewaart de sociale documenten gedurende vijf jaar.

Voor vragen hierover, bijvoorbeeld welke documenten je waar bewaart, neem je best contact op met je sociaal secretariaat.

Andere documenten

Zie ook:

• Loonfiches
• Facturen en boekhouding
• Ziekmeldingen en afwezigheden

Of lees welke gegevens je bewaart als bedrijf?

De bewaartermijn van je pensioenoverzicht hangt nauw samen met je loonfiches. Niet onlogisch, aangezien de berekeningswijze deels gebeurt op basis van je ontvangen loon. Al varieert de specifieke berekeningswijze, omdat er in België verschillende pensioenstelsels (werknemer, zelfstandige, ambtenaar of een gemengde loopbaan) bestaan.

Je maandelijkse loonbriefjes houd je 10 jaar bij, je jaarlijkse loonfiches en het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (je pensioenoverzicht) tot aan je pensioen. Zo kan je, indien nodig, de documenten voorleggen bij een berekeningsfout.

Je mag al deze documenten op papier bewaren, maar je kan deze ook bewaren in je gratis digitale Izimi-kluis.

Zelfs al dient je werkgever je salarisgegevens driemaandelijks in bij de sociale zekerheid, toch is het aanbevolen om je loonfiches te bewaren tot na de afwikkeling van je pensioenrechten.

Al je papieren loonfiches op één plek verzamelen tijdens je hele loopbaan is niet zo eenvoudig. Je digitale kluis Izimi is het ideale platform om je bestanden te bewaren en te beheren!

Bepaalde documenten moet je levenslang bewaren. Dat geldt voor diploma’s, attesten en professionele titels. Op het portaal onderwijs.vlaanderen.be wordt expliciet gevraagd om je studienota’s, overhoringen en klasagenda’s bij te houden tot je het diploma van de cyclus (basisschool/hoger secundair onderwijs) hebt behaald. Als de inspectie een controle zou uitvoeren, moeten de leerlingen die documenten kunnen voorleggen.

Ook dit is goed om te weten: als je niet meer beschikt over de officiële documenten, kun je officiële duplicaten aanvragen, maar dit kan duur uitvallen, want de administratiekosten kunnen oplopen tot 50 euro.

Om ongemakken te vermijden, om geen vervelende stappen te moeten ondernemen of om simpelweg altijd en overal over de documenten te beschikken, zelfs bij een onvoorzien professioneel onderhoud, kun je ze nu digitaal bewaren in een beveiligde digitale kluis.

Dat is wat Izimi je aanbiedt. Dankzij dit digitaal platform kun je op een beveiligde en gecentraliseerde manier alle documenten van je schooltijd of je opleidingen opslaan. Je kunt ze ook delen met wie je wilt en wanneer je het wilt.

Een arbeidsovereenkomst of arbeidscontract is een overeenkomst tussen een werknemer en werkgever. De werknemer verbindt zich om tegen een afgesproken loon arbeid te verrichten.

In zo’n overeenkomst zet je de volgende informatie:

• naam en adres van werkgever en werknemer
• begindatum (en eventueel einddatum) van de tewerkstelling
• plaats van tewerkstelling
• omschrijving van het uit te voeren werk
• verloning en berekeningswijze
• werkduur en werkrooster

Arbeidsovereenkomst hoeft niet op papier te staan

Alleen hoef je voor een geldige arbeidsovereenkomst geen schriftelijk contract te hebben. Het perfect wettelijk om een arbeidsovereenkomst mondeling aan te gaan. Al zet je de overeengekomen afspraken beter toch op papier te zetten om achteraf discussies te vermijden.

Bewaartermijn arbeidscontracten

Voor de meeste arbeidsovereenkomsten is er geen bewaringsplicht. Enigszins logisch als je ook mondeling een overeenkomst mag afsluiten. Toch is het aangeraden om een schriftelijke overeenkomst op te stellen en deze minstens een jaar na beëindiging te bewaren.

Voor de tewerkstelling van studenten en huisarbeiders ben je wel verplicht om de arbeidsovereenkomsten vijf jaar bij te houden, startend vanaf de eerste dag na afloop. Het kan daarom geen kwaad om op veilig te spelen en alle arbeidsovereenkomsten tot vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer te bewaren. Daarna vernietig je ze best, omdat je vanuit GDPR persoonsgegevens enkel zo lang mag bewaren als dat effectief nodig is.

Welke fiscale documenten moet je bewaren?

• De fiscale documenten die nodig zijn om het belastbaar inkomen te bepalen, moeten bewaard worden: boekhoudkundige bewijsstukken, documenten over kadastraal inkomen, documenten in een professionele context (salaris, sociale zekerheid, contracten, bestel- en leveringsbonnen, kwitantieboekjes, bewijsstukken), …
• Op het vlak van btw: de boeken, facturen en andere documenten geëist door de btw-administratie (bewijsstukken, investeringstabellen)
• IT-systemen: de gegevensdragers en de programma’s die toelaten om de bovenvermelde te bewaren documenten te raadplegen
• In het geval van elektronische facturen moet de gebruikte technologie de echtheid van het origineel en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen
• Facturen of originele bijbehorende documenten, originelen van rekeninguittreksels, belastingafrekeningen en kwitanties, bestekken, inventarissen, gedetailleerde facturen en leveringsbonnen waarnaar de factuur verwijst.

Deze documenten moeten in origineel formaat worden bewaard

Zowel de federale als de Vlaamse belastingdienst verplichten zowel particulieren als bedrijven om een reeks documenten gedurende langere tijd te bewaren voor een eventuele belasting- of btw-controle.

Documenten bijhouden als particulier

Alle documenten die op één of andere manier te maken hebben met je belastingaangifte, moet je minstens 7 jaar lang bijhouden voor de belastingdienst. Onder die fiscale documenten vallen onder andere:

• Een kopie van je belastingaangifte
• Inclusief bewijsstukken van je aangifte, zoals loonfiches, attesten, bankdocumenten en facturen die als bewijs kunnen dienen van je uitgaven.

Niet alleen de belastingdienst verplicht je om documenten bijhouden. Ook notariële akten en facturen moet je gedurende langere tijd bewaren.

Documenten bijhouden als je bedrijf

Ook als je je eigen bedrijf hebt, moet je heel wat boekhoudkundige documenten bijhouden voor de fiscus. Lees meer over welke gegevens je als bedrijf moet bewaren.

Wat is de bewaringstermijn van fiscale documenten?

Het is niet eenvoudig om de bewaringstermijnen voor administratieve en fiscale documenten nauwkeurig te bepalen. Om zeker te zijn, is het aanbevolen de diverse fiscale documenten en facturen gemiddeld 10 jaar te bewaren. Hierop bestaat echter één uitzondering: administratieve en fiscale documenten met betrekking tot vastgoed moeten ten minste 15 jaar bewaard worden.oeten 7 jaar worden bewaard.

Je hebt twee opties:

• De Vlaamse overheid raadt je aan om je rekeninguittreksels vijf jaar bij te houden, omdat ze een bewijs van je uitgaven en ontvangsten op je rekening. Ze kunnen van pas komen bij de belastingaangifte om betwistingen of vragen rond overschrijvingen te bewijzen.
• Test Aankoop raadt aan om je rekeningafschriften tien jaar lang te bewaren. De reden hiervoor is dat de verjaringstermijn voor het opeisen van schuld soms oploopt tot tien jaar. En heb je je uittreksels nog, kan je perfect bewijzen dat je alles betaald hebt.

Conclusie: houdt ze zeker vijf jaar bij, maar als je helemaal gerust wil zijn, doe je er nog eens vijf jaar bij.

Wat met andere bankdocumenten?

Zijn het documenten die van toepassing zijn op een lening? Dan houdt je ze best sowieso tien jaar bij. Ook documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet je tien jaar bewaren zodat je ze kan voorleggen indien er sprake is van een bouwdispuut.

Hoelang houdt de bank rekeningafschriften bij?

Wist je dat banken verplicht zijn om afschriften tien jaar bij te houden? Dat is de verjaringstermijn die heel gebruikelijk is in het burgerlijk recht. Daarom kan je meestal tot tien jaar teruggaan in je digitale rekeninguittreksels. Na tien jaar zijn banken verplicht om die informatie te verwijderen omwille van GDPR-regels. Wil je ze nog langer bewaren, dan download je ze best en bewaar je ze op een veilige plek.

Tip: bewaar ze in een digitale kluis zoals Izimi.

Hoelang moet je je facturen bewaren?

Je moet facturen zorgvuldig bewaren, zowel voor de belastingen als voor de boekhouding. Facturen jarenlang bewaren zonder ze kwijt te raken blijkt echter een moeilijke opdracht…

De aanbevolen bewaringstermijn varieert afhankelijk van het soort factuur. Hier volgen enkele voorbeelden:

• 1 jaar voor facturen voor telefonie

• 2 jaar voor facturen voor kleine werken

• 5 jaar voor facturen voor elektriciteit/gas en water

• 10 jaar voor facturen voor ruwbouwwerken

Facturen voor de aankoop of de herstelling van een wagen moet je bewaren zolang het voertuig in je bezit is (2 jaar extra wanneer het voertuig wordt verkocht).

Je digitale kluis Izimi is het ideale instrument om al je facturen te digitaliseren en ze op één plaats te bewaren.

Btw-bonnetjes en kastickets moet je verplicht 7 jaar lang bijhouden voor de fiscus. Dat komt vanwege de bewaarplicht die de FOD Financiën oplegt. Op die manier ben je in regel bij een eventuele belasting- of btw-controle. Houd je je bonnen niet bij en vraagt de belastingcontroleur er later naar, dan kun je daarvoor een boete krijgen én worden je gemaakte kosten misschien niet aanvaard.

Let op: de bewaartermijn van 7 jaar gaat in op 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding voor dat jaar. Een btw-bonnetje dat dateert van maart 2022, houd je dus bij tot december 2029.

Hoe je bonnen bijhouden?

Je hoeft van je bonnetjes niet noodzakelijk de papieren originelen te bewaren. Je mag ook een digitale kopie opslaan op je computer, een externe harde schijf of via een clouddienst.

Zorg er wel voor dat je altijd over een back-up van je bonnetjes beschikt. Je bent als ondernemer namelijk verantwoordelijk om ze te kunnen voorleggen bij een controle, ook wanneer je de originelen van je btw-bonnetjes of kastickets niet langer in je bezit hebt. Veel online boekhoudpakketten laten je toe om een digitale kopie van je bonnen te bewaren, waardoor je meteen in orde bent met je verplichtingen.

Als particulier ben je eigenlijk verplicht om je maandelijkse loonfiches 10 jaar lang te bewaren. Daarna mag je ze weggooien. Je hoeft ze niet op papier te bewaren, dat mag gerust digitaal, bijvoorbeeld in een digitale kluis.

Het wordt wel ten zeerste aanbevolen om het jaarlijks overzicht dat je van je werkgever krijgt te bewaren tot aan je pensioen. Net zoals het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (FPD) met je loongegevens voor de pensioenberekening. Dat is de fiscale fiche (pensioenfiche 281.11) die je elk jaar automatisch ontvangt via je online dossier op mypension.be (en/of in je eBox).

Lees hier hoe lang je als werkgever loonfiches moet bewaren.

Als ondernemer ben je verplicht om de boekhoudkundige documenten en gerelateerde stukken enige tijd bij te houden voor een eventuele belasting- of btw-controle. Volgens de wetgeving ben je verplicht om de relevante documenten 7 jaar bij te houden vanaf het einde van de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.

Voorbeeld: Een factuur die is opgemaakt in maart 2022, houd je bij tot december 2029.

De bewaartermijn van 7 jaar geldt voor alle wettelijke boeken en verantwoordingsstukken van je onderneming, zoals facturen en creditnota’s.

Interne stukken moet je op hun beurt 3 jaar lang bewaren. Interne stukken zijn documenten die geen bewijswaarde hebben voor de belastingen of je btw-verplichtingen en die je enkel voor intern gebruik hebt opgesteld.

In de FAQ ‘Hoe je boekhouding bijhouden?’ lees je de manieren waarop je je boekhoudkundige documenten best veilig bewaart.

Andere bedrijfsdocumenten bewaren

Naast je boekhouding moet je ook heel wat andere bedrijfsgegevens en -documenten bewaren in je bedrijf. Ontdek welke dat zijn en voor hoelang je ze moet bewaren.

Heb je een eigen bedrijf? Dan moet je voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van verzonden en ontvangen facturen.

De wetgeving daarover is eenvoudig: Elke onderneming moet al haar boekhoudkundige documenten en verwante bewijsstukken bewaren gedurende de 7 jaren of boekjaren die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.

Ook facturen vallen onder die regel. Je bent met je bedrijf namelijk verplicht om alle relevante documentatie voor te leggen bij een eventuele belastingcontrole. Facturen vormen daarbij een belangrijk bewijsstuk van je bedrijfsvoering.

Je mag je facturen als bedrijf trouwens op verschillende manieren bewaren: zowel online als op papier.

Lees hier wat je als bedrijf allemaal moet behouden.

Elke ondernemer is verplicht om zijn of haar boekhoudkundige documenten en aan boekhouding gerelateerde stukken gedurende 7 jaar bij te houden voor een eventuele btw- of belastingcontrole door de fiscus.

Die periode van 7 jaar begint na de belastbare periode waarop het boekhoudkundige stuk in kwestie betrekking heeft. Een btw-bonnetje dat is opgemaakt in april 2022, houd je dus bij tot december 2029. De bewaartermijn van 7 jaar is van toepassing op alle wettelijke boeken en daarnaast ook op alle verantwoordingsstukken in je bedrijf, zoals facturen en creditnota’s.

Houd je je boekhouding niet zorgvuldig bij en ontbreken er stukken, dan kun je daar met je bedrijf een boete voor krijgen van de belastingdienst.

Interne stukken vallen onder een bewaarplicht van 3 jaar. Het gaat daarbij om documenten die geen bewijswaarde hebben voor de belastingen of de btw en die je enkel voor intern gebruik hebt opgemaakt.

Lees hier hoe je je boekhouding veilig bijhoudt.

Andere bedrijfsdocumenten bewaren

Naast je boekhouding moet je ook andere bedrijfsgegevens en -documenten bewaren in je bedrijf. Ontdek ook welke documenten dat zijn en voor hoelang je ze moet bewaren.

Je bent verplicht om belastingpapieren of fiscale documenten in België zeven jaar bij te houden. Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte:

• (Kopie van) je belastingaangifte
• Loonfiches
• Facturen
• Attesten

Wist je dat je je loonfiches trouwens beter 10 jaar bijhoudt?

myMinFin: handig portaal voor je belastingen en meer

De overheid creëerde myMinFin als beveiligd elektronisch portaal. Het doel is alle burgers, ambtenaren en ondernemingen toegang te geven tot hun FOD Fin dossier (fiscale gegevens zowel als documenten) en alle mogelijke interacties met de FOD Financiën.

Ben je op zoek naar een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je belastingpapieren, kan je beroep doen een digitale kluis zoals Izimi.

In België ben je verplicht om je aanslagbiljet en andere fiscale documenten zeven jaar bij te houden.

Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte of die delen ervan moeten staven:

• (Kopie van) je belastingaangifte
• Loonfiches
• Facturen
• Attesten

Een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je aanslagbiljet is een digitale kluis zoals Izimi.

Heb je een eigen onderneming? Dan ben je wettelijk verplicht om alle boekhoudkundige documenten die relevant zijn voor de belastingen en je btw-aangifte, te bewaren. Veel van die documenten mag je zowel op papier of digitaal bijhouden. De belangrijkste wettelijke voorwaarde is dat de documenten in kwestie altijd beschikbaar moeten zijn vanuit België, en dat in een leesbaar formaat.

Van de zogeheten wettelijke boeken moet je altijd de originelen bewaren. De wettelijke boeken zijn:

• Grootboek
• Inventarisboek
• Centraal boek

Verder maken de verantwoordingsstukken veruit het grootste deel van je administratie uit.
Dat zijn onder andere je facturen, bankrekeninguittreksels en andere documenten die de transacties in je wettelijke boeken bewijzen. Voor de fiscus mag je van de verantwoordingsstukken ook de afschriften bewaren; bijvoorbeeld een fotokopie die je digitaal bewaart. Dat kan je bijvoorbeeld doen op je computer of op een externe harde schijf als back-up.

Veel boekhoudpakketten bieden trouwens ook de mogelijkheid om je documenten online op te slaan in de cloud. Voor bijkomende gemoedsrust kun je je belangrijkste documenten ook altijd veilig opslaan in je persoonlijke Izimi-kluis.

De verplichting hangt ervan af of je bedrijf personeel tewerkstelt of niet.

Voor alle gegevens met betrekking tot personeel: zie hoelang moet werkgever gegevens bewaren?

Indien je geen personeel tewerkstelt, ben je vooral verplicht om een boekhouding te voeren. In België zijn alle ondernemingen verplicht om dat te doen, maar er zijn wel twee grote categorieën:

• Kmo’s, die een volledige dubbele boekhouding moeten voeren, maar voor een verkort schema kunnen kiezen.
• Grote ondernemingen, die hun jaarrekening volgens het volledige schema moeten indienen.

Wil je weten hoe dat zit voor een eenmanszaak, dan lees je hier wat een eenmanszaak moet bijhouden?

Heb je vragen hierover? Contacteer je accountant.

Welke administratie valt onder de boekhouding?

Zo goed als alle gegevens over je bedrijf, die worden vastgelegd op papier of digitaal, zijn relevant voor je boekhouding. Denk aan:

• Ontvangen en verzonden facturen
• Bankafschriften
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• Notariële documenten en aktes
• En meer

Voor meer informatie, lees zeker ook hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren en/of hoelang je je boekhouding moet bewaren.

Je kunt vrij kiezen welke documenten je wil opslaan in jouw persoonlijke kluis.

Om jouw veiligheid en die van de anderen te helpen garanderen is er wel een beperking van de bestandstypes ingebouwd. De volgende bestandstypes zijn toegelaten :

*.7z *.ai *.bmp *.csv *.doc *.docx *.gif *.gz *.heic *.jpg *.jpeg *.md *.odp *.ods *.odt *.pdf *.png *.ppt *.pptx *.psd *.rar * .raw *.rtf *.tar *.tif *.tiff *.ttf *.txt *.vsd *.vsdx *.xls *.xlsx *.zip *.avi *.css *.dot *.dotx *.dwg *.dxf *.eps *.emf *.eml *.html *.htm *.json *.log *.mov *.mp3 *.mp4 *.mpeg *.mpg *.msg *.oft *.pot *.ps *.svg *.vsd *.wav *.wmf *.xps *.xlstx *.xml

Het is op dit moment niet mogelijk om documenten op te slaan zoals Excel-bestanden die zijn beveiligd met wachtwoorden. We hebben antivirussoftware die elk document dat naar Izimi wordt geüpload, scant om te voorkomen dat documenten met mogelijk schadelijke scripts op het platform worden geüpload. Zo kunnen we de veiligheid van onze gebruikers garanderen om te voorkomen dat een gebruiker een schadelijke bestand deelt en dat een van zijn contacten het schadelijke bestand op zijn beurt opent.

Wat zijn de voordelen van het digitaal bewaren van diploma’s in Izimi?

Als je je diploma bij de hand hebt, meteen toegankelijk en makkelijk online deelbaar met je gesprekspartner, win je veel tijd.

Met slechts een paar kliks, waar je ook bent, in de metro, in een restaurant of vanuit het buitenland, deel je veilig je diploma’s of andere documenten met wie je maar wilt. Je staat op het punt om dé job van je leven te vinden en je beseft dat je je dossier met al je documenten en de vereiste officiële attesten vergeten bent? Geen probleem, je hebt je digitale kluis op zak. Met enkele kliks kun je documenten veilig delen met wie je maar wilt.

Welke documenten je als ondernemer moet bijhouden hangt van een aantal zaken af:

• Ben je een eenmanszaak? Of heb je een vennootschap?
• Of heb je personeel in dienst?
• Een overzicht voor een bedrijf, lees je hier: welke gegevens moet een bedrijf bewaren?

Welke documenten moet een onderneming bijhouden?

Van de Belgische overheid moet een onderneming alle documenten bijhouden die nodig zijn om haar belastbare inkomsten te bepalen. Documenten zijn alle stukken die gebruikt zijn om de belastingaangifte in te vullen, zoals:

• De boekhouding van de onderneming (balans, resultatenrekening, beslissing van de algemene vergadering, aandeelhoudersregister, …).
• De bewijsstukken van de boekingen (aankoopfacturen, verkoopfacturen, offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, bankrekeninguittreksels, …).
• De loonfiches.
• En andere bewijsstukken van teruggevorderde kosten (facturen, tickets, …).

Deze documenten houd je bij tot het einde van het 7de boekjaar dat volgt op de belastbare periode. Voor meer hierover lees hoelang je als bedrijf facturen moet bewaren.

Tip: Bewaar je documenten in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze nooit kwijt.

Zowel de federale als de Vlaamse belastingdienst verplichten zowel particulieren als bedrijven om een reeks documenten gedurende langere tijd te bewaren voor een eventuele belasting- of btw-controle.

Documenten bijhouden als particulier

Alle documenten die op één of andere manier te maken hebben met je belastingaangifte, moet je minstens 7 jaar lang bijhouden voor de belastingdienst. Onder die fiscale documenten vallen onder andere:

• Een kopie van je belastingaangifte
• Inclusief bewijsstukken van je aangifte, zoals loonfiches, attesten, bankdocumenten en facturen die als bewijs kunnen dienen van je uitgaven.

Niet alleen de belastingdienst verplicht je om documenten bijhouden. Ook notariële akten en facturen moet je gedurende langere tijd bewaren.

Documenten bijhouden als je bedrijf

Ook als je je eigen bedrijf hebt, moet je heel wat boekhoudkundige documenten bijhouden voor de fiscus. Lees meer over welke gegevens je als bedrijf moet bewaren.

Als ondernemer of bedrijf in België ben je verplicht om een aantal zaken bij te houden. Maar wat is een eenmanszaak precies?

Een eenmanszaak: definitie

Een eenmanszaak is een heel eenvoudige manier om te starten als zelfstandige. Je hebt geen aparte rechtspersoon nodig en handelt dus als natuurlijk persoon. Jij bent dus je zaak, wat meteen de grootste verschil is met een vennootschap.

Dat betekent ook dat je onbeperkt aansprakelijk bent en er geen onderscheid gemaakt wordt tussen je privévermogen en dat van je zaak.

Boekhoudkundige verplichtingen als eenmanszaak

Zoals elke andere zelfstandige moet je een boekhouding voeren. In een eenmanszaak volstaat echter een enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding (op voorwaarde dat je jaaromzet, exclusief btw, kleiner is dan 500.000 euro).

Je boekhouding bestaat uit:

• Een financieel dagboek, dat je kan splitsen in een kas- en bankboek:
  • Het kasboek omvat alle uitgaven en ontvangsten in geld
  • Het bankboek omvat alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening
• Een aankoopboek met de facturen en creditnota’s van je leveranciers
• En een verkoopboek met de facturen en creditnota’s aan jouw klanten

Heb je een fysieke voorraad, heb je ook een inventarisboek nodig, waarin je noteert welke voorraden je hebt en hoeveel die waard zijn.

Op basis van die informatie maak jij of je accountant voor elk boekjaar een aparte jaarrekening. Vergeet daarnaast ook je btw-aangifte en klantenlisting niet.

Al deze documenten hou je gedurende 7 boekjaren bij.

Tip: Als eenmanszaak mag je natuurlijk ook een dubbele boekhouding voeren. Zo krijg je een beter beeld van je eigen bedrijfsvoering en kan je je beleid bijstellen op basis van concrete cijfers en evoluties. Het is alleen iets duurder.

Verschil met een ‘dubbele’ boekhouding?

Het verschil tussen een ‘enkelvoudige’ en ‘dubbele’ (of volledige) boekhouding is dat bij het laatste tegenover elke verrichting een ontvangst of betaling komt te staan. Elke transactie wordt dus dubbel geboekt.

Vennootschappen (bvba’s, nv’s, cvba’s …) moeten altijd een dubbele boekhouding voeren, net zoals bedrijven met een jaaromzet boven de 500.000 euro. Normaal gezien ben je dan ook balansplichtig, dat wil zeggen dat je jaarlijks je jaarrekening moet neerleggen bij de Nationale Bank (NBB).

Een onderhandse akte is een overeenkomst of schriftelijke verklaring die wordt opgesteld en vervolgens ondertekend door twee partijen. Het is de tegenhanger van een authentieke akte, die meestal door een notaris wordt opgesteld. In dat laatste geval spreken we ook wel van een notariële akte.

Wettelijk gezien is elk soort geschreven contract dat mensen onderling afspreken en tekenen een onderhandse akte. Een typisch voorbeeld is een huurovereenkomst die een verhuurder met een huurder afsluit. Voor een onderhandse akte gelden geen speciale vormvereisten. Je kunt een onderhandse akte dan ook gebruiken om heel wat verschillende dingen formeel vast te leggen.

Een onderhandse akte heeft ook bewijswaarde, maar minder dan een authentieke akte. Wil je de gemaakte afspraken uit een onderhandse akte afdwingen, dan zul je daarvoor eerst naar de rechter moeten stappen.

Onderhandse aktes in het kort:

• Schriftelijke overeenkomst of contract.
• Opgesteld en ondertekend door de betrokken partijen.
• Geen vormvereisten, kan voor verschillende dingen worden gebruikt.
• Niet bevestigd of goedgekeurd door een notaris of andere bevoegde ambtenaar.
• Heeft bewijswaarde in de rechtbank, maar minder dan een notariële of andere authentieke akte.

Een notariële akte is een document dat is opgesteld door een notaris en dat vervolgens in zijn of haar bijzijn wordt ondertekend door de betrokken partijen die worden vermeld in de akte. Een notariële akte is de meest voorkomende vorm van een authentieke akte en beide termen worden in de volksmond dan ook vaak door elkaar gebruikt.

Net zoals elke authentieke akte dient ook de notariële akte als bewijs van een overeenkomst. Bekende voorbeelden van notariële aktes zijn de koopovereenkomst van een woning en het huwelijkscontract. Een notariële akte wordt altijd opgemaakt in een vaste vorm en is ook verplicht voor sommige transacties. Na de ondertekening of het verlijden van een notariële akte registreert de notaris de akte in kwestie bij het bevoegde registratiekantoor. Zodra dat is gebeurd, is de akte helemaal officieel in orde.

Een notariële akte heeft door z’n officiële vorm en de bijkomende controles van de notaris een hogere bewijswaarde dan een eenvoudigere, onderhandse akte. De bepalingen van een notariële akte kunnen dan ook iets eenvoudiger worden afgedwongen. Zo kan je bij de invordering van een openstaande schuld die is aangegaan via een notariële akte bijvoorbeeld meteen laten afdwingen door een gerechtsdeurwaarder, zonder daarvoor eerst bij de rechter te moeten aankloppen.

Notariële aktes in een notendop:

• Opgesteld door een notaris
• Voorgelezen en ondertekend (of ‘verleden’) in het bijzijn van de notaris.
• Verplicht in enkele gevallen, zoals de aankoop van een woning.
• Meer bewijskracht dan een onderhandse akte.

Een authentieke akte is een document dat is opgesteld door een bevoegd ambtenaar (vaak een notaris) en dat vervolgens in zijn of haar bijzijn wordt ondertekend door de betrokken partijen. De termen ‘authentieke akte’ en ‘notariële akte’ worden vaak door elkaar gebruikt, hoewel we onder authentieke aktes ook aktes verstaan die zijn opgesteld door bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder of de griffier van een rechtbank.

Authentieke aktes dienen als officieel bewijs van een overeenkomst, zoals een huwelijkscontract of de verkoopovereenkomst van een woning. Ze zijn opgesteld in een vaste vorm en bevatten altijd een aantal vaste elementen, zoals de identiteit van de betrokken partijen.

De bewijswaarde van een authentieke akte is groter dan die van een akte die is opgesteld door partijen onderling (de zogeheten onderhandse akte). De aanwezigheid van de notaris of andere ambtenaar bij het ondertekenen (of, in juridische taal, het ‘verlijden’) van de akte zorgt ervoor dat je een authentieke akte in geval van betwisting meteen kunt laten afdwingen door bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder, zonder eerst langs de rechtbank te moeten passeren.

De belangrijkste eigenschappen van een authentieke akte op een rij:

• Opgesteld door een wettelijk bevoegde ambtenaar (meestal de notaris).
• Voorgelezen en ondertekend (of ‘verleden’) in het bijzijn van de notaris of andere bevoegde ambtenaar.
• Vaak gebruikt voor belangrijke gebeurtenissen, zoals de aankoop van een huis.
• Meer bewijskracht dan een onderhandse akte.

Waarom je diploma’s bewaren?

Al die verschillende documenten die symbool staan voor het einde van een cyclus, zijn administratieve documenten die een juridische waarde hebben. Ze zorgen ervoor dat

• dat je toegang hebt tot bepaalde voordelen,
• dat je kunt bewijzen dat je een graad hebt behaald in bepaalde studies,
• dat je toegang hebt tot hogere studies of opleidingen,
• of je kunt ze gebruiken voor bepaalde administratieve procedures.

Als je voor een openbaar ambt solliciteert, moet je je diploma tonen alvorens nog maar te mogen deelnemen aan een examen!

Wanneer je een beurs aanvraagt of wanneer je een kot wilt huren, kunnen je diploma’s opgevraagd worden. In dit specifieke geval is de administratie niet zozeer geïnteresseerd in je kwalificatie, maar eerder in je statuut van student. Het kan zijn dat je een deel van je schooltijd in het buitenland hebt doorgebracht en dat je een homologatie moet aanvragen. In dat geval zal je een dossier moeten samenstellen met onder andere

• het diploma van de middelbare school (of een voorlopig bewijs dat je geslaagd bent als je nog maar net bent afgestudeerd),
• je rapporten,
• een uittreksel van het geboorteregister of een eensluidend verklaarde kopie van je identiteitskaart,
• een motivatiebrief, …

Via dit platform heb je toegang tot al jouw notariële akten sinds 2015. Onderhandse verkoopovereenkomsten en onderhandse akten kun je hier echter niet vinden.

Is een testament op Izimi dat niet bij een notaris is opgemaakt geldig?

Het is zeker mogelijk om een testament op te stellen zonder notaris. Dat noemt men een handgeschreven testament. Het is een testament dat de erflater zelf schrijft. Dergelijk document is geldig op 3 voorwaarden:

• Het testament moet met de hand geschreven zijn (dus niet getypt) door de persoon in kwestie, ongeacht op welke drager.
• Het document moet gedateerd zijn, met name om verwarring te vermijden indien er meerdere versies bestaan.
• Het handgeschreven testament moet ondertekend worden met de gebruikelijke handtekening.

Het mag daarna in uw Izimi digitale kluis worden geladen en zal in aanmerking worden genomen als u overlijdt.

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel beter gekend onder de algemene naam GDPR, mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Het gevolg is dat de werkgever administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie mag bewaren.

Mogelijks bestaan er hierop uitzonderingen, dus bij twijfel neem je best contact op met je sociaal secretariaat.

Hoelang mag de bedrijfsarts documenten bewaren?

De bedrijfsarts bewaart:

• Dossier na medische controle bij aanstellingskeuring maximaal zes maanden.
• Medische dossiers maximaal vijftien jaar, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.

Re-integratie dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener.

Lees meer over welke gegevens je als werkgever bewaart.

Je hebt twee opties:

• De Vlaamse overheid raadt je aan om je rekeninguittreksels vijf jaar bij te houden, omdat ze een bewijs van je uitgaven en ontvangsten op je rekening. Ze kunnen van pas komen bij de belastingaangifte om betwistingen of vragen rond overschrijvingen te bewijzen.
• Test Aankoop raadt aan om je rekeningafschriften tien jaar lang te bewaren. De reden hiervoor is dat de verjaringstermijn voor het opeisen van schuld soms oploopt tot tien jaar. En heb je je uittreksels nog, kan je perfect bewijzen dat je alles betaald hebt.

Conclusie: houdt ze zeker vijf jaar bij, maar als je helemaal gerust wil zijn, doe je er nog eens vijf jaar bij.

Wat met andere bankdocumenten?

Zijn het documenten die van toepassing zijn op een lening? Dan houdt je ze best sowieso tien jaar bij. Ook documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet je tien jaar bewaren zodat je ze kan voorleggen indien er sprake is van een bouwdispuut.

Hoelang houdt de bank rekeningafschriften bij?

Wist je dat banken verplicht zijn om afschriften tien jaar bij te houden? Dat is de verjaringstermijn die heel gebruikelijk is in het burgerlijk recht. Daarom kan je meestal tot tien jaar teruggaan in je digitale rekeninguittreksels. Na tien jaar zijn banken verplicht om die informatie te verwijderen omwille van GDPR-regels. Wil je ze nog langer bewaren, dan download je ze best en bewaar je ze op een veilige plek.

Tip: bewaar ze in een digitale kluis zoals Izimi.

Als werkgever ben je verplicht om de individuele rekening en de eventuele bijlagen (kopies van loonstaten e.d.) vijf jaar lang te bewaren. Het bewaren van de maandelijkse loonfiches of loonstroken is niet nodig.

Wel is het zinvol om deze documenten het best nog vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer bij te houden met het oog op mogelijke disputen. Daarna is het jouw verantwoordelijkheid om deze op een veilige manier te vernietigen.

Let op: heb je nog betalingen uitgevoerd na uitdiensttreding, dan geldt hier een afwijkende verjaringstermijn. Alle documenten die op deze betalingen van toepassing zijn, bewaar je best gedurende tien jaar.

Lees hier hoe lang je best als particulier loonfiches bewaart.

Hoelang je documenten bewaart als werkgever, hangt ervan welke soort documenten het zijn:

• Personeelsdossier
• Sociale documenten
• Andere

Personeelsdossier bewaren

Er is geen wettelijke richtlijn die bepaalt hoelang je een personeelsdossier moet bewaren. In het algemeen, hanteren de meeste bedrijven een termijn van vijf jaar na het aflopen van de arbeidsrelatie.

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag je de persoonsgegevens ook niet langer bewaren dan nodig is, dus is het belangrijk om ze na vijf jaar veilig te vernietigen.

Sociale documenten bewaren

Als werkgever ben je verplicht om sociale documenten documenten aan je werknemers te overhandigen, maar je moet ze zelf ook bewaren.

Onder sociale documenten vallen o.a.:

• Algemeen en het bijzonder personeelsregister
• Individuele rekening
• Arbeidsovereenkomsten (zie ook het bewaren van arbeidscontracten[LINK naar vraag 1 “Hoelang bewaar je een arbeidscontract?”])

Je bewaart de sociale documenten gedurende vijf jaar.

Voor vragen hierover, bijvoorbeeld welke documenten je waar bewaart, neem je best contact op met je sociaal secretariaat.

Andere documenten

Zie ook:

• Loonfiches
• Facturen en boekhouding
• Ziekmeldingen en afwezigheden

Of lees welke gegevens je bewaart als bedrijf?

De bewaartermijn van je pensioenoverzicht hangt nauw samen met je loonfiches. Niet onlogisch, aangezien de berekeningswijze deels gebeurt op basis van je ontvangen loon. Al varieert de specifieke berekeningswijze, omdat er in België verschillende pensioenstelsels (werknemer, zelfstandige, ambtenaar of een gemengde loopbaan) bestaan.

Je maandelijkse loonbriefjes houd je 10 jaar bij, je jaarlijkse loonfiches en het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (je pensioenoverzicht) tot aan je pensioen. Zo kan je, indien nodig, de documenten voorleggen bij een berekeningsfout.

Je mag al deze documenten op papier bewaren, maar je kan deze ook bewaren in je gratis digitale Izimi-kluis.

Als nabestaande is het je plicht om de administratie van een overleden dierbare in orde te brengen. Sommige documenten moet je verplicht bewaren tot ver na de afwikkeling van de nalatenschap. Andere papieren met emotionele waarde wil je misschien louter bijhouden als aandenken.

Bewaartermijnen van documenten van een overledene

Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij. Zo vermijd je discussies tussen erfgenamen.

Ook een trouwboekje, partnerschapsboekje, echtscheidingsovereenkomsten houd je liever bij – zeker als het over je partner gaat die overleden is en de documenten ook op jou betrekking hebben.

Facturen van nutsvoorzieningen (bv. water en elektriciteit) moet je vijf jaar bijhouden. Dat komt omdat bedrijven een eventuele schuld tot vijf jaar na het overlijden kunnen claimen bij de erfgenamen. Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij.

Een goede plek om waardevolle documenten digitaal bij te houden, is in een digitale kluis.

Hoelang moet je je rekeninguittreksels bewaren?

Je hebt twee opties:

• De Vlaamse overheid raadt je aan om je rekeninguittreksels vijf jaar bij te houden, omdat ze een bewijs van je uitgaven en ontvangsten op je rekening. Ze kunnen van pas komen bij de belastingaangifte om betwistingen of vragen rond overschrijvingen te bewijzen. In een leven kunnen er soms onvoorziene financiële problemen opduiken, denk maar aan een echtscheiding of schulden. Bij bepaalde procedures kunnen bewijsstukken worden gevraagd. Een rekeninguittreksel geldt als betalingsbewijs. Een duplicaat aanvragen bij de bank kan soms gepaard gaan met een lange en moeilijke procedure.
• Test Aankoop raadt aan om je rekeningafschriften tien jaar lang te bewaren. De reden hiervoor is dat de verjaringstermijn voor het opeisen van schuld soms oploopt tot tien jaar. En heb je je uittreksels nog, kan je perfect bewijzen dat je alles betaald hebt.

Conclusie: houdt ze zeker vijf jaar bij, maar als je helemaal gerust wil zijn, doe je er nog eens vijf jaar bij.

Wat met andere bankdocumenten?

Zijn het documenten die van toepassing zijn op een lening? Dan houdt je ze best sowieso tien jaar bij. Ook documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet je tien jaar bewaren zodat je ze kan voorleggen indien er sprake is van een bouwdispuut.

Hoelang houdt de bank rekeningafschriften bij?

Wist je dat banken verplicht zijn om afschriften tien jaar bij te houden? Dat is de verjaringstermijn die heel gebruikelijk is in het burgerlijk recht. Daarom kan je meestal tot tien jaar teruggaan in je digitale rekeninguittreksels. Na tien jaar zijn banken verplicht om die informatie te verwijderen omwille van GDPR-regels. Wil je ze nog langer bewaren, dan download je ze best en bewaar je ze op een veilige plek.

Tip: Met Izimi kun je al je documenten digitaliseren en online bewaren op één plaats, in alle veiligheid!

Bron(nen):

• https://radio2.be/lees/bankuittreksels-bijhouden-neem-het-zekere-voor-het-onzekere
• https://www.test-aankoop.be/geld/betalen/dossier/het-belang-van-uw-rekeningafschriften

Hoelang moet je je facturen bewaren?

Je moet facturen zorgvuldig bewaren, zowel voor de belastingen als voor de boekhouding. Facturen jarenlang bewaren zonder ze kwijt te raken blijkt echter een moeilijke opdracht…

De aanbevolen bewaringstermijn varieert afhankelijk van het soort factuur. Hier volgen enkele voorbeelden:

• 1 jaar voor facturen voor telefonie

• 2 jaar voor facturen voor kleine werken

• 5 jaar voor facturen voor elektriciteit/gas en water

• 10 jaar voor facturen voor ruwbouwwerken

Facturen voor de aankoop of de herstelling van een wagen moet je bewaren zolang het voertuig in je bezit is (2 jaar extra wanneer het voertuig wordt verkocht).

Je digitale kluis Izimi is het ideale instrument om al je facturen te digitaliseren en ze op één plaats te bewaren.

Heb je zelf een eigenhandig testament opgesteld? Dan mag je dat volgens de wet ook zelf bewaren. Je houdt je testament levenslang bij. Zorg ervoor dat je erfgenamen weten waar ze je testament kunnen vinden: zo vermijd je dat het zoekraakt en je laatste wil niet wordt uitgevoerd.

Het is daarom een goed idee om een kopie van je testament op te slaan in je persoonlijke Izimi-kluis. Daarbij kan je zowel je notaris als een familielid toegang geven tot het document.

Je testament laten bewaren bij de notaris

Je kunt je zelf opgestelde, handgeschreven testament ook ter registratie en bewaring afgeven bij een notaris. Je notaris houdt dan het testament bij, terwijl het bestaan ervan wordt opgenomen in het CRT (Centraal Register van Testamenten). De inhoud van je testament blijft daarbij geheim, maar de gegevens over je testament zijn toegankelijk voor erkende notariskantoren. Zo kunnen notarissen je testament eenvoudig terugvinden bij je overlijden.

Voor bijkomende zekerheid kun je je testament trouwens ook door een notaris laten opstellen. Dat heet een notarieel testament. Op die manier verzeker je jezelf ervan dat je testament met de juiste juridische formuleringen wordt opgesteld. Zo vermijd je achteraf discussies over de geldigheid en interpretatie van je wilsbeschikking.

Meer vragen hierover? Contacteer je eigen notaris.

Btw-bonnetjes en kastickets moet je verplicht 7 jaar lang bijhouden voor de fiscus. Dat komt vanwege de bewaarplicht die de FOD Financiën oplegt. Op die manier ben je in regel bij een eventuele belasting- of btw-controle. Houd je je bonnen niet bij en vraagt de belastingcontroleur er later naar, dan kun je daarvoor een boete krijgen én worden je gemaakte kosten misschien niet aanvaard.

Let op: de bewaartermijn van 7 jaar gaat in op 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding voor dat jaar. Een btw-bonnetje dat dateert van maart 2022, houd je dus bij tot december 2029.

Hoe je bonnen bijhouden?

Je hoeft van je bonnetjes niet noodzakelijk de papieren originelen te bewaren. Je mag ook een digitale kopie opslaan op je computer, een externe harde schijf of via een clouddienst.

Zorg er wel voor dat je altijd over een back-up van je bonnetjes beschikt. Je bent als ondernemer namelijk verantwoordelijk om ze te kunnen voorleggen bij een controle, ook wanneer je de originelen van je btw-bonnetjes of kastickets niet langer in je bezit hebt. Veel online boekhoudpakketten laten je toe om een digitale kopie van je bonnen te bewaren, waardoor je meteen in orde bent met je verplichtingen.

Btw-bonnetjes en kastickets moet je verplicht 7 jaar lang bijhouden voor de fiscus. Dat komt vanwege de bewaarplicht die de FOD Financiën oplegt. Op die manier ben je in regel bij een eventuele belasting- of btw-controle. Houd je je bonnen niet bij en vraagt de belastingcontroleur er later naar, dan kun je daarvoor een boete krijgen én worden je gemaakte kosten misschien niet aanvaard.

Let op: de bewaartermijn van 7 jaar gaat in op 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding voor dat jaar. Een btw-bonnetje dat dateert van maart 2022, houd je dus bij tot december 2029.

Hoe je bonnen bijhouden?

Je hoeft van je bonnetjes niet noodzakelijk de papieren originelen te bewaren. Je mag ook een digitale kopie opslaan op je computer, een externe harde schijf of via een clouddienst.

Zorg er wel voor dat je altijd over een back-up van je bonnetjes beschikt. Je bent als ondernemer namelijk verantwoordelijk om ze te kunnen voorleggen bij een controle, ook wanneer je de originelen van je btw-bonnetjes of kastickets niet langer in je bezit hebt. Veel online boekhoudpakketten laten je toe om een digitale kopie van je bonnen te bewaren, waardoor je meteen in orde bent met je verplichtingen.

Als particulier ben je eigenlijk verplicht om je maandelijkse loonfiches 10 jaar lang te bewaren. Daarna mag je ze weggooien. Je hoeft ze niet op papier te bewaren, dat mag gerust digitaal, bijvoorbeeld in een digitale kluis.

Het wordt wel ten zeerste aanbevolen om het jaarlijks overzicht dat je van je werkgever krijgt te bewaren tot aan je pensioen. Net zoals het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (FPD) met je loongegevens voor de pensioenberekening. Dat is de fiscale fiche (pensioenfiche 281.11) die je elk jaar automatisch ontvangt via je online dossier op mypension.be (en/of in je eBox).

Lees hier hoe lang je als werkgever loonfiches moet bewaren.

Als ondernemer ben je verplicht om de boekhoudkundige documenten en gerelateerde stukken enige tijd bij te houden voor een eventuele belasting- of btw-controle. Volgens de wetgeving ben je verplicht om de relevante documenten 7 jaar bij te houden vanaf het einde van de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.

Voorbeeld: Een factuur die is opgemaakt in maart 2022, houd je bij tot december 2029.

De bewaartermijn van 7 jaar geldt voor alle wettelijke boeken en verantwoordingsstukken van je onderneming, zoals facturen en creditnota’s.

Interne stukken moet je op hun beurt 3 jaar lang bewaren. Interne stukken zijn documenten die geen bewijswaarde hebben voor de belastingen of je btw-verplichtingen en die je enkel voor intern gebruik hebt opgesteld.

In de FAQ ‘Hoe je boekhouding bijhouden?’ lees je de manieren waarop je je boekhoudkundige documenten best veilig bewaart.

Andere bedrijfsdocumenten bewaren

Naast je boekhouding moet je ook heel wat andere bedrijfsgegevens en -documenten bewaren in je bedrijf. Ontdek welke dat zijn en voor hoelang je ze moet bewaren.

De algemene richtlijn is om de papieren en documenten van een hypothecaire lening tot vijf jaar (na het aflopen van het krediet) te bewaren. Die termijn van vijf jaar geldt ook voor facturen en honoraria van je notaris. Al zit je dan niet met de looptijd van je krediet.

Een gelijkaardige termijn is van toepassing op huurcontracten (Hoelang huurcontract bewaren?).

Wat met documenten van verzekeringen?

Net zoals de papieren van je hypotheek, hou je verzekeringsdocumenten bij zolang ze relevant zijn. Met andere woorden, zolang de verzekering of een vergoedingsprocedure loopt, plus vijf jaar.

Vergeet daarbij ook niet:

• mogelijke toevoegingen of aanpassingen
• bijzondere voorwaarden
• betalingsbewijzen van levensverzekering
• overlijdensverzekering met fiscale aftrekbaarheid
• of uitbetalingen van het kapitaal

Tip: Wist je dat je ook na het verstrijken van een verzekeringscontract nog altijd een claim kan indienen voor schade. De voorwaarde: je liep de schade op tijdens de looptijd van het contract.

Zowel als verhuurder en huurder, bewaar je een huurcontract tot vijf jaar na aflopen van het contract. Je houdt echter niet alleen het contract zelf bij, maar ook alle ondersteunende documenten:

• de plaatsbeschrijving
• het bewijs van betaling van de huurwaarborg
• een kopie van de opzegbrief met het bewijs van ontvangst
• liefst ook betalingsbewijzen van de huurwaarborg en de maandelijkse huur

Zo heb je alle documenten bij de hand, mocht er zich toch nog een dispuut voordoen. Na vijf jaar is de termijn verlopen waarbij mogelijke schulden kunnen gevorderd worden en mag je de documenten wegdoen.

Een gelijkaardige termijn is van toepassing op hypothecaire documenten.

Zoek je een handige, digitale kluis om dergelijke documenten te bewaren? Maak gebruik van je digitale Izimi-kluis.

Registratie van een huurcontract

Vergeet niet dat je als verhuurder het contract binnen de twee maanden na de ondertekening moet laten registreren. De registratie doe je:

• online via de toepassing MyRent
• of bij het plaatselijk kantoor Rechtszekerheid waar de huurwoning gelegen is

Je bent ook verplicht om de plaatsbeschrijving te registreren, maar dat mag ook nog na twee maanden. Beide registraties zijn gratis.

Heb je iets gekocht als particulier, dan is het altijd slim om de bijbehorende factuur bij te houden. Zo heb je een bewijs in handen als er later een probleem zou opduiken met het gekochte product of het geleverde werk.

In principe kun je facturen en andere betalingsbewijzen gebruiken tot aan de wettelijk vastgelegde verjaringstermijn. De algemene richtlijn van de FOD Economie zegt dat je al je facturen best 10 jaar bijhoudt, onafhankelijk van de verjaring van de factuur in kwestie.

Voor bedrijven geldt dan weer een wettelijke bewaarplicht van verzonden en ontvangen facturen.

Wettelijk aangeraden bewaartermijnen

• 1 maand
  • Kassatickets voor kleine bedragen.
• 6 maanden
  • Restaurant- en hotelrekeningen (tenzij je die fiscaal inbrengt als aftrekbare onkosten voor je bedrijf).
• 1 jaar
  • Transportfacturen en deurwaarderskosten.
• 2 jaar
  • Aankoopfacturen van bijvoorbeeld elektronica, huishoudtoestellen en meubels. Daarbij heb je als consument namelijk recht op twee jaar wettelijke garantie.
  • Facturen van gas, water, elektriciteit, internet en andere nutsvoorzieningen.
  • Facturen van gemaakte medische kosten.
• 5 jaar
  • Facturen en honoraria van een notaris en erelonen van advocaten.
  • Bankdocumenten en -facturen.
• 10 jaar
  • Facturen en gerelateerde contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten.

Facturen die relevant zijn voor je belastingaangifte – bijvoorbeeld bij een aankoop die in aanmerking komt voor een belastingvermindering – moet je minstens 7 jaar lang bewaren. Zo beschik je altijd over voldoende bewijs in het geval van een belastingcontrole. Belangrijke facturen houd je eenvoudig bij in je persoonlijke Izimi-kluis.

Heb je een eigen bedrijf? Dan moet je voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van verzonden en ontvangen facturen.

De wetgeving daarover is eenvoudig: Elke onderneming moet al haar boekhoudkundige documenten en verwante bewijsstukken bewaren gedurende de 7 jaren of boekjaren die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.

Ook facturen vallen onder die regel. Je bent met je bedrijf namelijk verplicht om alle relevante documentatie voor te leggen bij een eventuele belastingcontrole. Facturen vormen daarbij een belangrijk bewijsstuk van je bedrijfsvoering.

Je mag je facturen als bedrijf trouwens op verschillende manieren bewaren: zowel online als op papier.

Lees hier wat je als bedrijf allemaal moet behouden.

Hoelang je je documenten bewaart, hangt af van welke documenten het zijn en in welke hoedanigheid je ze wil of moet bewaren (particulier of bedrijf/organisatie). Hieronder een handig overzicht.

Welke documenten bewaar je als particulier:

• Facturen en bonnetjes
• Rekeninguittreksels
• Belastingdocumenten
• Testament
• Pensioenoverzicht
• Hypotheek, notariële akte of een huurcontract

Welke gegevens bewaar je als bedrijf of organisatie:

• Arbeidscontracten en loonstroken
• Facturen en boekhouding
• Ziekmeldingen en afwezigheden

En je stelt je misschien ook de vraag hoe je dergelijke documenten het best bewaart?

Tip: dat kan in een digitale kluis zoals Izimi. Dan raak je ze niet kwijt en worden zijn ze veilig opgeslagen.

Elke ondernemer is verplicht om zijn of haar boekhoudkundige documenten en aan boekhouding gerelateerde stukken gedurende 7 jaar bij te houden voor een eventuele btw- of belastingcontrole door de fiscus.

Die periode van 7 jaar begint na de belastbare periode waarop het boekhoudkundige stuk in kwestie betrekking heeft. Een btw-bonnetje dat is opgemaakt in april 2022, houd je dus bij tot december 2029. De bewaartermijn van 7 jaar is van toepassing op alle wettelijke boeken en daarnaast ook op alle verantwoordingsstukken in je bedrijf, zoals facturen en creditnota’s.

Houd je je boekhouding niet zorgvuldig bij en ontbreken er stukken, dan kun je daar met je bedrijf een boete voor krijgen van de belastingdienst.

Interne stukken vallen onder een bewaarplicht van 3 jaar. Het gaat daarbij om documenten die geen bewijswaarde hebben voor de belastingen of de btw en die je enkel voor intern gebruik hebt opgemaakt.

Lees hier hoe je je boekhouding veilig bijhoudt.

Andere bedrijfsdocumenten bewaren

Naast je boekhouding moet je ook andere bedrijfsgegevens en -documenten bewaren in je bedrijf. Ontdek ook welke documenten dat zijn en voor hoelang je ze moet bewaren.

Je bent verplicht om belastingpapieren of fiscale documenten in België zeven jaar bij te houden. Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte:

• (Kopie van) je belastingaangifte
• Loonfiches
• Facturen
• Attesten

Wist je dat je je loonfiches trouwens beter 10 jaar bijhoudt?

myMinFin: handig portaal voor je belastingen en meer

De overheid creëerde myMinFin als beveiligd elektronisch portaal. Het doel is alle burgers, ambtenaren en ondernemingen toegang te geven tot hun FOD Fin dossier (fiscale gegevens zowel als documenten) en alle mogelijke interacties met de FOD Financiën. Ben je op zoek naar een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je belastingpapieren, kan je beroep doen een digitale kluis zoals Izimi

Je bent verplicht om belastingpapieren of fiscale documenten in België zeven jaar bij te houden. Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte:

• (Kopie van) je belastingaangifte
• Loonfiches
• Facturen
• Attesten

Wist je dat je je loonfiches trouwens beter 10 jaar bijhoudt?

myMinFin: handig portaal voor je belastingen en meer

De overheid creëerde myMinFin als beveiligd elektronisch portaal. Het doel is alle burgers, ambtenaren en ondernemingen toegang te geven tot hun FOD Fin dossier (fiscale gegevens zowel als documenten) en alle mogelijke interacties met de FOD Financiën.

Ben je op zoek naar een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je belastingpapieren, kan je beroep doen een digitale kluis zoals Izimi.

Een arbeidsovereenkomst of arbeidscontract is een overeenkomst tussen een werknemer en werkgever. De werknemer verbindt zich om tegen een afgesproken loon arbeid te verrichten.

In zo’n overeenkomst zet je de volgende informatie:

• naam en adres van werkgever en werknemer
• begindatum (en eventueel einddatum) van de tewerkstelling
• plaats van tewerkstelling
• omschrijving van het uit te voeren werk
• verloning en berekeningswijze
• werkduur en werkrooster

Arbeidsovereenkomst hoeft niet op papier te staan

Alleen hoef je voor een geldige arbeidsovereenkomst geen schriftelijk contract te hebben. Het perfect wettelijk om een arbeidsovereenkomst mondeling aan te gaan. Al zet je de overeengekomen afspraken beter toch op papier te zetten om achteraf discussies te vermijden.

Bewaartermijn arbeidscontracten

Voor de meeste arbeidsovereenkomsten is er geen bewaringsplicht. Enigszins logisch als je ook mondeling een overeenkomst mag afsluiten. Toch is het aangeraden om een schriftelijke overeenkomst op te stellen en deze minstens een jaar na beëindiging te bewaren.

Voor de tewerkstelling van studenten en huisarbeiders ben je wel verplicht om de arbeidsovereenkomsten vijf jaar bij te houden, startend vanaf de eerste dag na afloop. Het kan daarom geen kwaad om op veilig te spelen en alle arbeidsovereenkomsten tot vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer te bewaren. Daarna vernietig je ze best, omdat je vanuit GDPR persoonsgegevens enkel zo lang mag bewaren als dat effectief nodig is.

In België ben je verplicht om je aanslagbiljet en andere fiscale documenten zeven jaar bij te houden.

Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte of die delen ervan moeten staven:

• (Kopie van) je belastingaangifte
• Loonfiches
• Facturen
• Attesten

Een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je aanslagbiljet is een digitale kluis zoals Izimi.

In België ben je verplicht om je aanslagbiljet en andere fiscale documenten zeven jaar bij te houden.

Met fiscale documenten bedoelen we alle documenten die te maken hebben met je belastingaangifte of die delen ervan moeten staven:

• (Kopie van) je belastingaangifte
• Loonfiches
• Facturen
• Attesten

Een veilige bewaarplaats voor je elektronische documenten, zoals je aanslagbiljet is een digitale kluis zoals Izimi.

Hoe stel ik best een testament op: met of zonder notaris?

Het handgeschreven testament (zonder notaris) kan complicaties of risico’s inhouden. Door een notaris te raadplegen, zorg je ervoor dat je testament juridisch correct is en dat je wensen gerespecteerd worden na je overlijden. Zie ook: https://notaris.be/nieuws-pers/detail/waarom-het-verstandig-is-om-een-testament-op-te-stellen-bij-de-notaris

Heb je een eigen onderneming? Dan ben je wettelijk verplicht om alle boekhoudkundige documenten die relevant zijn voor de belastingen en je btw-aangifte, te bewaren. Veel van die documenten mag je zowel op papier of digitaal bijhouden. De belangrijkste wettelijke voorwaarde is dat de documenten in kwestie altijd beschikbaar moeten zijn vanuit België, en dat in een leesbaar formaat.

Van de zogeheten wettelijke boeken moet je altijd de originelen bewaren. De wettelijke boeken zijn:

• Grootboek
• Inventarisboek
• Centraal boek

Verder maken de verantwoordingsstukken veruit het grootste deel van je administratie uit.
Dat zijn onder andere je facturen, bankrekeninguittreksels en andere documenten die de transacties in je wettelijke boeken bewijzen. Voor de fiscus mag je van de verantwoordingsstukken ook de afschriften bewaren; bijvoorbeeld een fotokopie die je digitaal bewaart. Dat kan je bijvoorbeeld doen op je computer of op een externe harde schijf als back-up.

Veel boekhoudpakketten bieden trouwens ook de mogelijkheid om je documenten online op te slaan in de cloud. Voor bijkomende gemoedsrust kun je je belangrijkste documenten ook altijd veilig opslaan in je persoonlijke Izimi-kluis.

Zodra de akte is ondertekend, moet de notaris deze opsturen zodat deze kan worden ingeschreven bij het registratiekantoor (wettelijk moet het registratierelaas uiterlijk op de 15e dag na de datum van inschrijving beschikbaar zijn). Burgers kunnen hun akte dus ongeveer 15 dagen na ondertekening van de akte via Izimi terugvinden in de Bank van Notariële Akten (NABAN).