Sur base du Règlement général sur la protection des données (RGPD), également connu sous le nom de GDPR, les données personnelles ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

Par conséquent, l’employeur peut conserver des données administratives relatives aux absences jusqu’à deux ans après la fin de la relation de travail.

Il peut y avoir des exceptions à cette règle; donc, en cas de doute, il est préférable de contacter votre secrétariat social.

Combien de temps le médecin du travail peut-il conserver des documents ?

Le médecin du travail conserve :

• Un dossier après examen médical lors de l’inspection sur rendez-vous pendant une durée maximale de six mois.
• Des dossiers médicaux pendant une durée maximale de quinze ans, sauf en cas de maladie professionnelle. Le médecin peut alors conserver les données plus longtemps. Pour les dossiers non médicaux, un délai maximal de deux ans est d’application.

Les dossiers de réintégration peuvent être conservés jusqu’à 15 ans par l’assistant social.

Pour en savoir plus sur les données que vous devez conserver en tant qu’employeur : Combien de temps un employeur doit-il conserver des données ?

Votre coffre-fort est verrouillé et conservé sur des serveurs protégés. Seuls vous et les contacts auxquels vous avez accordé un accès (fonctionnalité de partage) pouvez accéder à vos documents.

Les accès à votre compte et les manipulations de vos documents sont consignés à l’aide de la fonction Historique.

Après votre décès, selon ce que vous avez déterminé de son devenir, le contenu de votre coffre-fort sera détruit, soit directement (option 2&3), soit après avoir été transféré aux héritiers (option 1) (voir question Que devient mon coffre-fort et son contenu après mon décès ?)

Les services de base d’Izimi sont offerts gratuitement par la profession notariale à tout citoyen belge. Ces services de base consistent aujourd’hui à :

• accéder à vos actes notariés depuis 2015,
• stocker vos documents (gratuit jusqu’à 1Gb) et organiser votre coffre-fort personnel,
• ajouter / gérer des contacts Izimi,
• pouvoir partager en toute sécurité des documents de votre coffre-fort avec vos contacts Izimi.

Plus tard, d’autres modèles seront disponibles pour par exemple, ajouter du volume de stockage, ajouter de nouvelles catégories, laisser certifier un document et d’autres services encore.

La ligne directrice générale est de conserver les papiers et documents relatifs à un prêt hypothécaire pendant une durée maximale de cinq ans (après l’expiration du crédit). Ce délai de cinq ans s’applique également aux factures et honoraires de votre notaire. Même si la durée de votre crédit a expiré.

Un délai semblable est d’application pour les contrats de bail (Combien de temps faut-il conserver un contrat de bail ? )

Quid des documents des assurances ?

Tout comme les papiers relatifs à vos hypothèques, conservez vos documents d’assurance tant qu’ils sont pertinents. En d’autres termes, tant que l’assurance ou une procédure de remboursement est en vigueur, plus cinq ans.

A ne pas oublier :

• possibles ajouts ou adaptations;
• conditions spéciales;
• méthodes de paiement d’une assurance-vie;
• assurance décès avec déductibilité fiscale;
• ou paiements du capital.

Conseil : saviez-vous que même après l’expiration d’un contrat d’assurance, vous pouvez toujours déposer une réclamation en dommages et intérêts ? La condition : vous avez subi le dommage pendant la durée du contrat.

Tant en tant que bailleur qu’en tant que locataire, vous devez conserver un contrat de bail pendant cinq ans après son expiration. De plus, vous devez conserver non seulement le contrat lui-même, mais aussi tous les documents y afférents :

● l’état des lieux

● la preuve du paiement de la garantie locative

● une copie de la lettre de résiliation, avec l’accusé de réception

● de préférence également les preuves de paiement de la garantie locative et des loyers mensuels

Vous aurez ainsi tous les documents à portée de main en cas de litige. Après cinq ans, la période durant laquelle d’éventuelles dettes peuvent encore être réclamées expire et vous pouvez disposer des documents.

Un délai similaire s’applique aux documents hypothécaires (Combien de temps faut-il conserver les papiers relatifs aux hypotheques)

Vous recherchez un coffre-fort numérique pratique pour stocker de tels documents ? Utilisez votre coffre-fort numérique Izimi

Enregistrement d’un bail

N’oubliez pas qu’en tant que bailleur, vous devez enregistrer le contrat de bail dans les deux mois suivant sa signature. Vous pouvez procéder à l’enregistrement :

• en ligne via l’application MyRent
• ou au bureau de la Sécurité juridique local, de l’endroit où se trouve le bien locatif

Vous êtes également tenu d’enregistrer l’état des lieux, mais vous avez deux mois de plus pour le faire. Ces enregistrements sont tous deux gratuits.

Certains documents doivent être conservés à vie. C’est le cas des diplômes, attestations et titres professionnels. Sur le portail de l’enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles, il est demandé aux élèves de conserver leurs notes de cours, interrogations et journaux de classe jusqu’à l’obtention du diplôme du cycle (CEB / CESS). En cas de contrôle de la part du service général de l’inspection, les étudiants doivent être en mesure de fournir ces documents.

Mieux vaut le savoir ; si vous ne disposez plus de ces documents officiels, les duplicatas officiels de ces documents peuvent vous coûter très cher, puisque les frais administratifs s’élèvent à 50 euros.

Afin d’éviter ces désagréments, ces démarches ennuyeuses ou tout simplement pour disposer partout et tout le temps, même lors d’un entretien professionnel imprévu, de ces documents, vous pouvez les conserver en format digital dans un coffre-fort numérique sécurisé.

C’est ce que vous propose Izimi. Grâce à cette plateforme numérique, vous pourrez stocker de manière sécurisée et centralisée, tous les documents de votre scolarité ou de vos formations et les partager avec qui vous souhaitez, quand vous voulez.

Le délai de conservation de votre relevé des droits à retraite est étroitement lié à vos fiches de paie. Pas illogique, puisque la méthode de calcul est en partie basé sur le salaire perçu. Bien que la méthode de calcul spécifique varie car il existe différents systèmes de pension (salarié, indépendant, fonctionnaire ou carrière mixte) en Belgique.

Vos fiches de paie mensuelles sont à conserver pendant 10 ans, vos fiches de paie annuelles et l’extrait annuel du Service fédéral des Pensions (votre relevé des droits à retraite) jusqu’à votre retraite. Ainsi, vous pourrez, le cas échéant, présenter les documents en cas d’erreur de calcul.

Vous pouvez conserver tous ces documents sur papier, mais également dans votre coffre-fort numérique Izimi gratuit.

En tant que proche, il est de votre devoir de mettre de l’ordre dans l ‘administration d’un être cher décédé. Certains documents doivent être conservés pendant une période allant bien au-delà du règlement de la succession. Eventuellement, d’autres papiers ayant une valeur émotionnelle peuvent être simplement conservés en souvenir.

Délais de conservation de documents d’un défunt

Un testament ( Combien de temps faut-il conserver un testament ?), des donations et d’autres actes notariés et documents y afférents ayant un rapport avec une succession sont à conserver, de préférence, à vie. De cette façon, vous évitez les discussions entre héritiers.

Il est également préférable de conserver un livret de mariage ou de famille, une convention de divorce ; surtout s’il s’agit de votre partenaire qui est décédé(e) et de documents qui vous concernent aussi.

Les factures de services publics (par exemple, l’eau et l’électricité) sont à conserver pendant cinq ans. Cela est dû au fait que les entreprises peuvent réclamer toute dette éventuelle aux héritiers jusqu’à cinq ans après le décès. Il est aussi recommandé de conserver les documents pertinents tels que les documents bancaires, les contrats de travail et les fiches de paie pendant au moins cinq ans.

Un bon endroit pour conserver des documents de valeur sous forme numérique est un coffre-fort numérique .

A l’instar d’un coffre-fort ordinaire, un coffre-fort numérique est aussi sûr que la manière dont le fabricant le construit. Cela signifie que la sécurité, numérique ou physique, dépend du type de coffre-fort, du type de serrure ou de système de sécurité, du contrôle des personnes qui y ont accès… .

Trois éléments déterminent en grande partie le degré de sécurité d’un coffre-fort numérique:

• accès et/ou identification afin d’accéder au coffre-fort, la plupart du temps via un mot de passe;
• où et quand les données sont stockées ; en d’autres termes : où se situe le coffre-fort;
• niveau de cryptage des données, par exemple beaucoup de petits coffres-forts dans un grand coffre-fort.

Etant donné que chaque coffre-fort numérique est construit différemment, nous allons parcourir ici les composants d’Izimi.

Accès à Izimi

Afin d’avoir accès à votre coffre-fort, vous devez vous identifier. C’est pour cela qu’Izimi utilise la meilleure solution en Belgique, reconnue par l’UE : BOSA FAS (federal authentication service/service d’authentification fédéral). Il s’agit d’un mécanisme d’authentification très solide.

L’authentification se déroule ensuite en 2 étapes, aussi bien via Itsme qu’eID. Cela implique que pour avoir accès à Izimi, vous devez savoir quelque chose (votre code PIN) et avoir quelque chose (votre GSM ou votre carte d’identité belge). Il s’agit d’une sécurité supplémentaire afin d’être sûr que vous seul ayez accès à votre coffre-fort.

Serveur de données d’Izimi

Votre coffre-fort virtuel personnel se trouve dans les centres de données de Fednot. C’est l’organisation qui soutient les études notariales belges – entre autres avec la gestion d’Izimi. Les centres de données Izimi se trouvent dans trois lieux différents en Belgique. Ils incluent tous une copie des documents dans votre coffre-fort personnel. Même si l’un des centres de données Izimi devait être touché par une catastrophe, vos données resteront stockées en toute sécurité dans les autres lieux. Izimi a été développé de sorte que vous ayez toujours accès à vos documents via Internet.

En outre, les centres de données d’Izimi sont officiellement certifiés à différents niveaux, ce qui vous fournit des garanties quant à la disponibilité et la sécurité de vos données.

Cryptage dans Izimi

Les documents eux-mêmes dans le coffre-fort sont également sécurisés : chaque document est divisé en fragments plus petits qui sont cryptés. Tous ces petits fragments sont répartis sur plusieurs disques. Supposons que quelqu’un parvienne à accéder à un tel disque, l’intrus n’a toujours pas accès aux documents.

Une partie de vos données que vous souhaitez conserver dans votre coffre-fort personnel Izimi est sauvegardée « dans le cloud ». Le stockage cloud implique que vos données ne sont pas sauvegardées sur un ordinateur ou un disque dur à votre domicile, mais dans un centre de données géré professionnellement et situé ailleurs.

En pratique, l’utilisation du cloud signifie que vous pouvez stocker vos données personnelles de n’importe où via votre ordinateur ou votre smartphone sur Internet. Vous pouvez ensuite les consulter à nouveau en ligne ou les télécharger sur votre ordinateur.

Avantages du stockage cloud

Si vous sauvegardez des données sur votre propre ordinateur, il y a toujours un risque de perdre vos données, par exemple en cas de vol ou de problème technique. En revanche, les données que vous avez sauvegardées dans le cloud sont toujours conservées en toute sécurité et accessibles de n’importe où.

Découvrez ici comment Izimi sauvegarde vos documents, à quel point Izimi est sûr ou ce qu’est un coffre-fort numérique.

Fednot a obtenu le label TA APPROVED pour Izimi, répondant à un cahier des charges strict définit par Test Achats et après avoir conclu un contrat de licence qui autorise Fednot à utiliser ce label dans sa communication de Izimi. Ce cahier des charges définit très précisément les critères de qualité, de prix et d’origine (locale) auxquels chaque produit ou service doit répondre.

En autorisant les entreprises à utiliser ce label grâce au contrat de licence, Test Achats espère rendre son expertise et ses recommandations encore plus accessibles pour le consommateur, au moment et à l’endroit où il en a le plus besoin : dans les points de vente physiques et digitaux.

Les labels de Test Achats sont un moyen utile et fiable pour les consommateurs de choisir leurs produits et services en connaissance de cause.

Un coffre-fort numérique fonctionne de la même manière qu’un coffre-fort physique ordinaire. Le coffre-fort se trouve dans un lieu protégé, à savoir un ou plusieurs serveurs sécurisés. Ces serveurs sont sécurisés de différentes manières contre des attaques extérieures. Vous trouverez plus d’informations sur la manière dont les serveurs de données d’Izimi sont organisés via « Quel est le degré de sécurité d’un coffre-fort numérique »

Afin d’accéder au coffre-fort, vous avez besoin d’une connexion sécurisée et d’une clé. Cela peut être un mot de passe ou une autre forme d’identification, par exemple votre eID ou Itsme.

Dans le cas d’Izimi, tous les documents contenus dans le coffre-fort sont également cryptés séparément. Si quelqu’un venait à s’introduire dans le coffre-fort, il ne pourrait pas lire ou ouvrir les documents. Vous seul êtes en mesure de le faire.

Ce que vous pouvez stocker dans le coffre-fort dépend du type de coffre-fort numérique dont il s’agit. Il peut s’agir d’actes et d’autres documents comme avec Izimi, mais aussi de gestionnaires de mots de passe, dans lesquels vous pouvez souvent aussi stocker des données de cartes de crédit. Par ailleurs, la plupart des banques disposent de coffres-forts numériques pour les titres et les documents bancaires.

Découvrez-en plus sur le degré de sécurité d’un coffre-fort numérique.

Il n’est actuellement pas possible pour une entreprise de rejoindre Izimi. Cette fonctionnalité figure sur notre roadmap et sera disponible à l’avenir.

Chaque citoyen belge à partir de 18 ans peut avoir son propre environnement avec un coffre-fort personnel. (eID / Itsme® requis). Vous disposez d’un accès exclusif à votre coffre-fort personnel (capacité de 1 GB).

Pour vous inscrire, vous devez disposer d’une carte d’identité électronique délivrée par l’Etat belge. Si votre eID a été délivrée par un consulat, les certificats sur votre eID ne seront pas encore activés (par précaution). Vous recevrez une enveloppe séparée avec un code PUK et un code PIN provisoire. Avec cela, vous pouvez vous inscrire personnellement dans (la plupart) des consulats (sur rendez-vous),  activer les certificats et choisir un code PIN secret individuel. Vous pouvez également le faire lors d’une visite en Belgique, à la maison communale.

Parce qu’Izimi est très personnel, le système doit être en mesure d’identifier l’utilisateur de manière unique. Actuellement, cela n’est possible que pour les personnes ayant une identité belge. Les applications numériques comme Izimi peuvent assurer cette identification en utilisant des mécanismes d’identification sécurisés et fiables tels que l’eID ou Itsme®. Remarque : seules les eID livrées en Belgique peuvent être utilisées pour l’identification.

Il existe 3 options pour décider du sort de votre coffre-fort après votre décès.

Si vous possédez déjà aujourd’hui un coffre-fort Izimi, par défaut l’option 1 (le transfert vers vos héritiers) est active :

• Option 1 (par défaut) : TRANSFERT TOTAL OU PARTIEL PAR UN NOTAIRE VERS VOS HERITIERS
  Lors de votre décès, vos héritiers peuvent demander au notaire de leur choix de leur remettre le contenu de votre coffre-fort. Par défaut, l’intégralité du coffre-fortsera transféré mais vous pouvez également choisir  de votre vivant quels documents  vous souhaitez  partager (transfert de tout ou partie du contenu).
  
  
• Option 2 : TRANSFERT VERS VOS HERITIERS ET VERS VOS CONTACTS
  Dans ce cas, les héritiers et les contacts Izimi sélectionnés reçoivent tous le même contenu du coffre-fort. Les contacts et/ou héritiers reçoivent une notification via leur Izimi indiquant que le contenu de votre coffre leur est transféré et doit, dans les 24 mois, être téléchargé dans leur(s) coffre-fort Izimi. 
  
  
• Option 3 : PAS DE TRANSFERT DE COFFRE-FORT : L’INTÉGRALITÉ DE VOTRE COFFRE-FORT SERA DÉTRUIT.
  En choisissant cette option, tout ce qui se trouve dans votre coffre-fort, sera détruit 10 jours après votre décès, même si un testament en dispose autrement. Le choix de cette option a donc des conséquences irréversibles.

Quel que soit votre choix, le contenu de votre coffre-fort sera détruit après votre décès, soit après quelques jours (option 3), soit maximum 24 mois après votre décès (option 1 & 2).
Vos héritiers et contacts ont donc 24 mois (option 1 et 2) pour télécharger une copie du contenu du coffre-fort avant qu’il ne soit définitivement supprimé.

A tout moment, lors de l’activation de votre coffre-fort Izimi, ou plus tard, vous pouvez décider du sort de votre coffre après votre décès via Services > Transfert du coffre-fort. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment de votre vie.

Bon à savoir 

Les actes Naban que vous auriez lié à votre coffre-fort Izimi de votre vivant ne seront pas transmis à vos héritiers étant donné qu’il s’agit de liens directs qui pointent vers la source authentique Naban, et qu’en consultant Naban vous le faites en votre propre nom – ce qu’un héritier ne peut pas faire.

Vous souhaitez que vos héritiers disposent d’une copie d’un acte ? Ajoutez une copie de votre acte dans votre coffre-fort : La copie de l’acte sera conservée comme document dans le coffre-fort du défunt et sera transmise aux héritiers lors du transfert du coffre-fort. Après le décès, les liens directs vers la banque des actes authentiques (NABAN) sont désactivés.

L’adresse e-mail est un élément crucial sur la plateforme Izimi. C’est le lien qui permet de nouer des contacts et de vous communiquer des informations importantes.

Vous pouvez toutefois modifier votre adresse e-mail après la création de votre compte.  

Une fois connecté, l’icône contenant vos initiales située en haut de l’écran vous permet de gérer votre compte. Via l’écran « Mon compte » vous pourrez modifier certaines données de votre compte.

Dans le champs concernant votre adresse e-mail, vous devrez cliquez sur le symbolepermettant d’apporter une modification, et devrez introduire 2 fois la nouvelle adresse e-mail, puis Valider.

Lorsque vous modifiez votre adresse e-mail, vous devez à nouveau valider celle-ci au moyen du lien reçu par e-mail. (Si vous ne retrouvez nulle part l’e-mail « Valider votre email » dans votre boîte mail, vous pouvez demander le renvoi de cet e-mail via le bouton Envoyer une demande de vérification d’e-mail ou introduire une autre adresse e-mail).

Peut-être avez-vous centralisé vos photos sur une plateforme dédiée, protégée par un mot de passe ;  et peut-être aussi possédez-vous d’autres mots de passe que vous changez régulièrement pour optimaliser la sécurité de vos accès ? Les centraliser dans un gestionnaire de mots de passe peut être d’une grande aide. Vous pouvez ensuite stocker le mot de passe ou la clé du gestionnaire de mots de passe lui-même dans le coffre-fort numérique Izimi. Un seul mot de passe devra alors être géré activement dans le coffre-fort. En cas de décès, celui-ci est ensuite partagé avec vos proches, qui peuvent alors gérer votre patrimoine numérique.

Via Izimi (onglet « Mes actes notariés »), vous avez accès à NABAN, la Banque des actes notariés permettant la conservation sécurisée des actes numériques.

• NABAN contient TOUTES les catégories d’actes authentiques passés chez un notaire depuis le 01/01/2015 (immobiliers mais également non immobiliers, par exemple contrats de mariage, donations, mandat de protection extrajudiciaire, déclarations d’acceptation et de renonciation à succession, actes de sociétés, …) Dans MyMinFin, vous retrouvez les actes immobiliers (hypothécaires) depuis 2001.
• NABAN est la seule source officielle des actes authentiques ayant valeur probante. Si vous, en tant que citoyen, voulez prouver qu’un acte a été passé (par exemple l’achat d’une maison – d’autres exemples à ajouter), vous devez utiliser NABAN. NABAN contient également toujours la dernière version de l’acte.
• NABAN contient bien plus que les actes ; les documents qui sont inscrits avec l’acte y sont aussi conservés (par exemple, tableau d’amortissement, …), ainsi que la preuve d’enregistrement, l’attestation fiscale, etc. Lors d’un prochain acte, le notaire demandera souvent le certificat d’enregistrement.
• Naban contient non seulement les actes personnels des citoyens mais aussi pour les dirigeants d’entreprises, tous les actes liés à leur profession entrepreunariale.
• NABAN appartient au Notariat, et est soutenu par ses valeurs Neutralité/confidentialité
• NABAN vous donne la possibilité de consulter vos actes authentiques. Vous pouvez charger une copie de cet acte dans votre coffre-fort privé mais cette copie n’a aucune valeur probante authentique.

Lorsque vous téléchargez vos documents, vous avez la possibilité de les attribuer à aucune, une ou plusieurs catégories (Données personnelles, Famille, Mon logement, Immobilier, Finances, Vie professionnelle, Possessions, Santé). Vous pouvez également ajouter des mots-clés personnels qui vous permettent de retrouver rapidement vos documents. Comparez-le à une farde numérique avec des post-it pratiques. Vous pouvez utiliser ces catégories et mots-clés pour trouver facilement vos documents.

• Lors de votre inscription ou ultérieurement, vous pouvez indiquer votre notaire de référence. Lors du démarrage des services notariaux via la plateforme, l’étude notariale de ce notaire se chargera de la gestion de votre dossier. Sachez que vous pouvez facilement changer de notaire référent à tout moment.
• Vous pouvez également consulter facilement les coordonnées de l’étude notariale de votre notaire référent via la plateforme. Cela signifie que vous n’êtes qu’à un clic de votre conseil personnel et de confiance.
• Si de votre vivant, vous avez opté pour un transfert post-mortem de votre coffre-fort vers vos héritiers (voir question Que devient mon coffre-fort et son contenu après mon décès ?), un transfert du contenu de votre coffre-fort sera organisé par « un » notaire (librement déterminé par les héritiers) vers les tous héritiers, dès qu’ils en auront fait la demande.

Oui. En choisissant un notaire de référence, c’est l’étude notariale du notaire choisi qui est ajoutée en tant que contact. Lorsque vous partagez des documents avec cette étude, tout notaire ou employé de cette étude pourra vous aider à traiter votre dossier. Lorsqu’Izimi vous offre la possibilité d’échanger des informations avec l’étude notariale, cela se fera toujours dans un environnement confidentiel : seuls les notaires et employés de l’étude sélectionnée ont accès aux documents que vous partagez.

Non, cela n’est possible que si vous les partagez avec eux. Le notaire peut-il placer des documents sur mon coffre-fort en mon nom ? Izimi offrira au notaire la possibilité de partager des documents avec ses clients. Cela se fait toujours sous le nom du notaire.

Non, personne n’a accès à vos données, pas même les notaires.

1. Pour partager des documents dans l’environnement sécurisé de Izimi, il faut impérativement que la personne avec qui vous partagez soit également dans cet environnement. Pour ce faire, vous devrez inviter vos contacts (professionnels, conseillers, famille ou amis) à créer un compte Izimi (ou accepter votre invitation) afin d’assurer un partage sécurisé via cette plateforme. Les contacts sont ajoutés sur base de leur adresse e-mail uniquement.
2. Vous-mêmes définissez dans les paramètres du document si et quel(s) document(s) sont partageables et avec qui. Vous pouvez partager un document de plusieurs manières :
   – Soit en cliquant sur les 3 petits points situés à côté du document, puis sur Partager dans le menu qui s’ouvre. 
   – Soit en cochant le(s) document(s) souhaité(s), puis en cliquant sur Partager sur la partie droite de l’écran. 
3. Choisissez le(s) contact(s) avec qui vous souhaitez partager le(s) document(s). 
4. Comme les libellés sont personnels, vous avez la possibilité de les partager ou non. 
5. Vous pouvez ajouter un message à l’attention du (des) destinataire(s). 
6. Pour finir, cliquez sur Partager. 
7. Un message confirmant le partage du (des) document(s) s’affiche en haut de l’écran. Votre (vos) personne(s) de contact est (sont) à présent informée(s) de votre demande de partage d’un ou plusieurs documents.
8. Vous recevrez une notification au moment où la personne de contact aura accepté le(s) document(s).
   Remarque : Vous recevrez aussi une notification si la personne de contact a refusé le(s) document(s).
   À ce moment-là, les initiales de votre contact apparaîtront également à côté du (des) document(s) partagé(s) dans la colonne « Partagé avec ».  

En tant que propriétaire d’un document, vous pouvez décider d’arrêter le partage d’un document. 

1. Pour ce faire, cliquez sur les initiales de la personne de contact sous « Partagé avec » ou cliquez sur les 3 petits points, puis sur le bouton Supprimer le partage.  
2. Décochez la (les) personne(s), puis cliquez sur Enregistrer les modifications. 
3. Désormais, le document n’est plus partagé avec cette (ces) personne(s).  Celle(s)-ci en sera (-ont) avertie(s) par une notification. 
   
   

Un acte sous seing privé est un accord ou une déclaration écrite établi(e) et ensuite signé(e) par deux parties. C’est le pendant d’un acte authentique, qui, la plupart du temps, est établi par un notaire. Dans ce dernier cas, on parle également d’un acte notarié.

Légalement parlant, tout type de contrat écrit que des personnes conviennent et signent de commun accord constitue un acte sous seing privé. Un exemple typique est le bail qu’un bailleur conclut avec un preneur. Aucune condition de forme spécifique ne s’applique à un acte sous seing privé. Vous pouvez donc également utiliser un acte sous seing privé afin de constater formellement un grand nombre de choses différentes.

Un acte sous seing privé a également une valeur probante, mais moins qu’un acte authentique. Si vous souhaitez faire respecter les accords conclus dans un acte sous seing privé, vous devrez d’abord vous adresser à un juge.

Les actes sous seing privé en bref :

• accord ou contrat écrit;
• établi et signé par les parties concernées;
• aucune condition de forme; peut être utilisé pour différentes choses;
• pas confirmé ou approuvé par un notaire ou un autre officier compétent;
• a une valeur probante au tribunal, mais moins qu’un acte notarié ou un autre acte authentique.

Un acte notarié est un document établi par un notaire et ensuite signé en sa présence par les parties concernées qui sont nommées dans l’acte. L’acte notarié est la forme la plus courante d’acte authentique et les deux termes sont donc souvent utilisés de manière interchangeable dans le langage populaire.

Comme tout acte authentique, l’acte notarié sert également de preuve d’un accord. Des exemples connus d’actes notariés sont le compromis de vente d’une habitation et le contrat de mariage. Un acte notarié est toujours établi sous une forme fixe et est également obligatoire pour certaines transactions. Après la signature ou la passation d’un acte notarié, le notaire enregistre l’acte en question auprès du bureau d’enregistrement compétent. Une fois que cela est fait, l’acte est officiellement complet.

Un acte notarié a une valeur probante plus élevée qu’un acte sous seing privé plus simple en raison de sa forme officielle et des vérifications supplémentaires effectuées par le notaire. Les dispositions d’un acte notarié peuvent donc être appliquées un peu plus facilement. Ainsi, pour le recouvrement d’une dette impayée contractée par le biais d’un acte notarié, vous pouvez, par exemple, le faire directement exécuter par un huissier de justice, sans avoir à saisir le tribunal au préalable.

Les actes notariés en bref :

• établis par un notaire;
• lus et signés (ou « passés ») en présence du notaire;
• obligatoires dans certains cas, comme l’achat d’une habitation;
• plus de valeur probante qu’un acte sous seing privé.

Un acte authentique est un document établi par un officier compétent (souvent un notaire) et ensuite signé en sa présence par les parties concernées. Les termes « acte authentique » et « acte notarié » sont souvent utilisés de manière interchangeable, bien que l’on entend également par acte authentique les actes établis, par exemple, par un huissier de justice ou le greffier d’un tribunal.

Les actes authentiques servent de preuve officielle d’un accord, à l’instar d’un contrat de mariage ou un compromis de vente d’une habitation. Ils sont établis sous une forme fixe et contiennent toujours plusieurs éléments fixes, comme l’identité des parties concernées.

La valeur probante d’un acte authentique est supérieure à celle d’un acte établi par des parties de commun accord (l’acte dit sous seing privé). La présence du notaire ou d’un autre officier lors de la signature (ou, en langage juridique, la « passation ») de l’acte garantit qu’en cas de contestation, vous pouvez directement faire exécuter un acte authentique, par exemple, par un huissier de justice, sans devoir passer par le tribunal au préalable.

Les principales caractéristiques d’un acte authentique en un coup d’œil :

• établi par un officier légalement compétent (la plupart du temps le notaire);
• lu et signé (ou « passé ») en présence du notaire ou d’un autre officier compétent;
• souvent utilisé pour des événements importants, tels que l’achat d’une maison;
• plus de valeur probante qu’un acte sous seing privé.

DESORMAIS OUI !

Il est en effet possible de partager des copies d’actes authentiques en toute sécurité avec vos contacts, y compris avec l’étude notariale, sans se compliquer la vie, de manière simple et sécurisée.

1. Vous aviez déjà la possibilité depuis votre coffre-fort personnel (dans « Services ») de consulter votre acte via un lien vers l’acte situé dans NABAN (la banque des actes notariés). Via cette option, il s’agit uniquement d’un lien et non d’un document, il n’est donc pas possible de le partager ou de le transférer lors d’un transfert de coffre-fort après le décès.
2. Une seconde option vous permet de prendre une copie de l’acte depuis NABAN et de la charger dans votre coffre-fort personnel Izimi. Il s’agit d’un document qui peut être partagé et transféré. Notez qu’il s’agit d’une copie et non de l’acte authentique. 
   Plus d’infos sur « Pourquoi certifier un document » ?

Vous pouvez consulter facilement tous vos actes passés après 2015, dans votre coffre-fort Izimi.

A. Comment retrouver vos actes sur votre application web Izimi?

1. Connectez-vous à votre espace privé
2. Vous arrivez dans votre coffre-fort personnel. Cliquez sur « Services »
3. Vous pouvez consulter « Mes actes notariés » en cliquant sur « réglages »

Dans cet espace, vous pouvez

• Avoir une vue globale de tous vos actes depuis 2015 : « Mes actes »
• Voir le(s) acte(s) original.aux stocké(s) dans la Banque des actes notariés (NABAN)
• Charger une copie de cet/ces acte(s) dans votre propre coffre-fort Izimi

B. Comment retrouver vos actes sur votre application mobile ?

Lorsque vous vous connectez sur votre app mobile Izimi, vous êtes accueilli personnellement et découvrez des écrans d’infos. Quand vous faites défiler votre écran vers le bas, vous découvrez l’espace « Mes actes notariés »

Vous pouvez aussi retrouver vos actes via l’icône « Plus » > « Services » > « Voir mes actes notariés »

C. Et vos actes passés avant 2015 ?

Pas de panique, vous pouvez aussi les avoir dans votre coffre-fort privé. Pour cela, soit :

• Vous disposez d’une copie papier que vous pouvez scanner et sauvegarder dans votre coffre-fort Izimi, dans la catégorie appropriée (ex : Acte immobilier > Mon logement ou /Bien immobiliers)
• Vous n’avez pas de version papier ; Vous pouvez contacter le notaire détenteur de l’acte original et demander qu’une copie numérique soit téléchargée dans votre coffre-fort Izimi.

L’acte notarié ou notarial, est un acte juridique solennel établi et signé par un notaire qui le rend authentique.

L’original de l’acte est appelé « la minute » et est conservé par le notaire et enregistré dans la Banque des actes notariés (NABAN); les copies certifiées conformes, données aux parties, sont « les grosses » ou « expéditions », suivant le cas.

Tout notaire est tenu de conserver pendant 75 ans tous les actes qu’il a passés, ainsi que tous les actes passés par ses prédécesseurs au sein de la même étude. Après ce délai, il a l’obligation de les déposer aux archives générales du Royaume.

Vous ne conservez donc pas vous-même vos actes mais les copies remises par le notaire. Désormais, Izimi vous donne un accès direct aux actes inscrits depuis 2015 dans NABAN. Plus besoin donc de conserver vos copies papier ou de passer par votre notaire pour demander copie.

Si vous perdez votre téléphone portable, vous pouvez suivre les procédures décrites sur ce site :
https://support.itsme.be/hc/fr/articles/360041077914-Que-faire-si-j-ai-perdu-mon-smartphone-

Vos identifiants à Izimi sont votre carte d’identité ou votre mobile (Itsme®). Si vous perdez l’un d’eux, vous devez suivre les procédures décrites sur ce site :

• https://www.belgium.be/fr/famille/identite/carte_d_identite/perte_ou_vol
• https://www.belgium.be/nl/familie/identiteit/identiteitskaart/verlies_of_diefstal

Si votre eID a expiré, vous pouvez toujours accéder à votre environnement Izimi en utilisant Itsme® (à condition qu’il soit lié à votre banque).

Cela peut être lié à votre navigateur (browser). Nous vous suggérons d’essayer un autre navigateur (browser) comme Chrome ou Firefox.

Si les différents navigateurs ne fonctionnent pas, cela pourrait être un problème lié au « cache » de votre navigateur.

Voici la marche à suivre pour effacer le cache de votre navigateur :
Pour Chrome : https://support.google.com/accounts/answer/32050?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr
Pour Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/comment-vider-le-cache-de-firefox

Le problème persiste ? Faites une capture d’écran du dysfonctionnement et prenez contact avec support@izimi.be ou au +32 (0)2 505 08 80.

Vous pouvez télécharger l’application via l’app stores de Google ou Apple

Lorsque vous vous connectez via itsme sur l’application Izimi, il peut parfois arriver que votre téléphone décide d’ouvrir Izimi dans votre navigateur (Chrome ou Safari) au lieu de continuer dans l’application Izimi elle-même.

Si vous utilisez iOS, vous pouvez ouvrir votre navigateur et aller sur app.izimi.be et en haut cliquer sur la bannière pour indiquer que vous souhaitez ouvrir l’application Izimi. La plupart du temps, le redémarrage de votre téléphone résout ce problème.

A l’instar d’un coffre-fort ordinaire, un coffre-fort numérique est aussi sûr que la manière dont le fabricant le construit. Cela signifie que la sécurité, numérique ou physique, dépend du type de coffre-fort, du type de serrure ou de système de sécurité, du contrôle des personnes qui y ont accès… .

Trois éléments déterminent en grande partie le degré de sécurité d’un coffre-fort numérique:

• accès et/ou identification afin d’accéder au coffre-fort, la plupart du temps via un mot de passe;
• où et quand les données sont stockées ; en d’autres termes : où se situe le coffre-fort;
• niveau de cryptage des données, par exemple beaucoup de petits coffres-forts dans un grand coffre-fort.

Etant donné que chaque coffre-fort numérique est construit différemment, nous allons parcourir ici les composants d’Izimi.

Accès à Izimi

Afin d’avoir accès à votre coffre-fort, vous devez vous identifier. C’est pour cela qu’Izimi utilise la meilleure solution en Belgique, reconnue par l’UE : BOSA FAS (federal authentication service/service d’authentification fédéral). Il s’agit d’un mécanisme d’authentification très solide.

L’authentification se déroule ensuite en 2 étapes, aussi bien via Itsme qu’eID. Cela implique que pour avoir accès à Izimi, vous devez savoir quelque chose (votre code PIN) et avoir quelque chose (votre GSM ou votre carte d’identité belge). Il s’agit d’une sécurité supplémentaire afin d’être sûr que vous seul ayez accès à votre coffre-fort.

Serveur de données d’Izimi

Votre coffre-fort virtuel personnel se trouve dans les centres de données de Fednot. C’est l’organisation qui soutient les études notariales belges – entre autres avec la gestion d’Izimi. Les centres de données Izimi se trouvent dans trois lieux différents en Belgique. Ils incluent tous une copie des documents dans votre coffre-fort personnel. Même si l’un des centres de données Izimi devait être touché par une catastrophe, vos données resteront stockées en toute sécurité dans les autres lieux. Izimi a été développé de sorte que vous ayez toujours accès à vos documents via Internet.

En outre, les centres de données d’Izimi sont officiellement certifiés à différents niveaux, ce qui vous fournit des garanties quant à la disponibilité et la sécurité de vos données.

Cryptage dans Izimi

Les documents eux-mêmes dans le coffre-fort sont également sécurisés : chaque document est divisé en fragments plus petits qui sont cryptés. Tous ces petits fragments sont répartis sur plusieurs disques. Supposons que quelqu’un parvienne à accéder à un tel disque, l’intrus n’a toujours pas accès aux documents.

Le document est rejeté et vous êtes informé par notification.

Dès que vous vous connectez à Izimi et que vous commencez à télécharger vos documents, nous les cryptons. Cela signifie que toutes les données en transit sont cryptées de façon sécurisée.

Nous disposons des normes du secteur pour le cryptage HTTPS et TLS, c’est-à-dire que la connexion entre votre ordinateur et Izimi est sécurisée en permanence.

• Izimi applique le même niveau de cryptage SSL que le secteur le plus sûr pour garantir la protection des données en transit (« l’application accepte uniquement TLS 1.2 ou supérieur »). Pour en savoir plus au sujet du cryptage SSL, veuillez consulter le site https://www.digicert.com/ssl/

Nous cryptons une nouvelle fois vos données lorsqu’elles arrivent dans Izimi, pour être absolument certains que personne ne peut mettre la main sur vos documents.

• Toutes les données, notamment les documents scannés ou téléchargés, enregistrés dans la base de données sont cryptés au moyen de la technique AES 256-octets Ainsi, si quelqu’un accédait néanmoins illégalement à un serveur, le fraudeur ne pourrait toujours pas accéder aux données enregistrées.

Chaque document que vous stockez dans Izimi est scindé en petits fragments cryptés. Tous ces petits fragments sont répartis sur de multiples disques, de sorte que même si quelqu’un prenait possession d’un disque, même après des siècles de décryptage des fragments, il serait toujours impossible à cette personne d’accéder à vos documents, puisqu’elle disposerait seulement de minuscules fragments.

Tous les documents téléchargés sur Izimi sont préalablement contrôlés. Cela signifie que nous vérifions chaque document ajouté pour nous assurer qu’il ne contient pas de programme malveillant ou de virus. Même si un virus passait au travers des mailles du filet, les fichiers sont immédiatement enregistrés dans un environnement non exécutable — imaginez qu’ils sont gelés dans le temps, même s’ils contiennent un virus, celui-ci ne peut se répandre.

Vos données sont stockées en utilisant une approche hybride pour une performance et une sécurité optimales. Une partie de vos données est hébergée sur notre stockage cloud, tandis que le reste des données est stocké dans les centres de données d’Izimi chez Fednot.

Les documents sont stockés dans les centres de données d’Izimi et se trouvent en Belgique : chez Fednot, qui gère les applications de tous les notaires de Belgique.

• Chaque document que vous enregistrez dans Izimi est hébergé à 3 endroits différents, ici en Belgique.
• Vos données sont répliquées entre ces 3 centres de données éloignés les uns des autres. De cette manière, si un événement survient (chute d’une comète, explosion nucléaire, etc.) sur l’un de ces sites, vos données restent en sécurité et vous pouvez y accéder.
• Nous avons conçu Izimi de manière à ce qu’il soit redondant, de sorte que si un problème de connexion Internet survient à un moment donné, il y a toujours un back-up.
• Les centres de données sont certifiés à 3 niveaux. Cela signifie que leur temps de disponibilité est de 99,982 %. Ils possèdent également d’autres certifications telles que ISO 27001, ISO 22301, ISO 14001, ISO 9001, un certificat d’énergie verte à 100 % et bien d’autres encore.

Outre les centres de données de Fednot, Izimi utilise également le cloud pour conserver les données relatives aux documents, aux utilisateurs et à l’historique en toute sécurité.

• Le stockage dans le cloud fait référence au stockage de données sur des serveurs distants, au lieu de serveurs locaux. Les données sont accessibles à partir de n’importe quel endroit disposant d’un accès à l’internet.
• En cas de problème (vol ou destruction de votre ordinateur), vos données les plus critiques restent en sécurité et vous pouvez y accéder en toute sécurité depuis l’endroit que vous préférez.

• Izimi est bien plus qu’une plate-forme pour stocker ou partager des données. En plus d’être un canal sécurisé pour communiquer avec le notaire et tous les autres utilisateurs d’Izimi, l’étude notariale vous garantit une confidentialité absolue et le système vous offre une totale transparence. Izimi est également en mesure de fournir la certitude de l’origine des documents numériques (service payant), tant aux utilisateurs d’Izimi qu’à des tiers. Vous pouvez même être informé de manière proactive des changements juridiques qui ont un impact sur votre situation personnelle et/ou professionnelle, via les « nouvelles de votre notaire » dans votre espace privé Izimi. De cette façon, vous pouvez optimiser/mettre à jour vos actes au moment opportun avec l’aide de votre notaire.
• Vous remarquez qu’Izimi repose entièrement sur les valeurs et la confiance que vous et beaucoup d’autres avez bâties avec le notariat au fil des années.

Vous, et non la plateforme, décidez quelles informations sont partagées avec qui. Vous pouvez même déterminer par document s’il peut être partagé ou non, afin d’éviter les situations désagréables. Vous décidez également quand vous souhaitez arrêter le partage de documents.

Après votre décès, selon ce que vous avez déterminé de son devenir, le contenu de votre coffre-fort sera détruit, soit directement (option 2&3), soit après avoir été transféré aux héritiers (option 1) (voir question Que devient mon coffre-fort et son contenu après mon décès ?)

Consultez aussi la question : Comment l’accès à mon coffre est-il sécurisé ?

Izimi possède des normes élevées pour assurer votre sécurité et votre confidentialité. Izimi est également construit autour de l’idéal de la transparence totale. Vous savez toujours ce qui est arrivé à vos données et à quel moment, car toutes les actions du système sont suivies et visualisées dans un historique pratique. Vous décidez également qui ajouter en tant que contact. De plus, au sein de la plateforme, il n’y a aucun doute sur « l’authenticité » d’une personne, chacun est identifié de manière unique.

FEDNOT a mis en œuvre une approche de développement sécurisé dans le but de protéger les informations et évaluer les risques liés à l’application Izimi. L’équipe de développement a suivi une formation en sécurité. L’application Izimi a été longuement testée par des acteurs de premier plan du monde de la sécurité. Les tests de pénétration ont été réalisés :

• pour l’application Internet, suivant une méthodologie basée sur une norme et des meilleurs pratiques avérées telles que les méthodes et normes de test OSSTMM, PTES et OWASP.
• Pour l’application mobile suivant OWASP Mobile Application Security Verification Standard (MASVS) Niveau 2 (v1.2).

Pour accéder à votre coffre-fort, vous devez apporter la preuve de votre identité (authentification). Pour ce faire, nous utilisons la meilleure solution disponible en Belgique, reconnue par l’UE : BOSA FAS (Federal Authentication Service). Il s’agit d’un mécanisme d’authentification très solide, plus que toute combinaison identifiant/mot de passe.

• Authentification sécurisée — eID ou Itsme
• Avec Izimi, nous n’enregistrons aucun mot de passe de l’utilisateur. Nous utilisons eID ou Itsme pour chaque authentification.
• eID et Itsme permettent une « connexion sécurisée », c’est-à-dire une « sécurité et confidentialité numérique du niveau le plus élevé ». Avec Itsme par exemple : « votre identité numérique peut uniquement être utilisée sur votre smartphone, avec votre numéro mobile et votre application itsme® installée. Une combinaison unique qui vous donne exclusivement accès à vos données personnelles. »
• Pour en savoir plus au sujet :
  • d’Itsme, consultez le site https://www.itsme.be/
  • d’eID consultez le site https://eid.belgium.be/
• Authentification à 2 facteurs
• L’inclusion d’une authentification à deux facteurs fait partie de la connexion Itsme ou eID. Cela signifie que pour accéder à Izimi, vous devez connaître une donnée (votre code PIN) et posséder un élément (votre téléphone mobile ou votre eID belge). Lorsque vous vous connectez à Izimi, vous devez utiliser l’eID ou Itsme pour pouvoir accéder à votre coffre-fort et à vos documents.

Vous  devez recevoir un document de la part de votre notaire ? Avec Izimi, vous êtes certain de l’origine et de la sécurité du message qu’il vous a envoyé et que rien n’a été piraté durant l’envoi.

Pour autant que l’utilisateur ne les supprime pas, ses données et documents déposés dans son coffre-fort sont conservés à vie dans son coffre-fort. Après le décès de l’utilisateur, les données et documents sont conservés pour un maximum de 24 mois supplémentaires (cf. article 13 des conditions d’utilisation en vigueur pour plus d’informations).

• Les documents fiscaux nécessaires à la détermination du revenu imposable doivent être conservés : documents justificatifs de comptabilité, documents sur le revenus cadastral, documents dans un cadre professionnel (salaires, sécurité sociale, contrats, bons de commande et de livraison, carnets de reçus, justificatifs)…
• En matière de TVA : les livres, factures et autres documents exigés par la TVA (pièces justificatives, tableau d’investissement).
• Les systèmes informatisés: les supports d’information et les programmes permettant de consulter les documents devant être conservés énumérés ci-avant.
• S’il s’agit de factures électroniques, la technologie utilisée doit garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures.
• Factures ou documents originaux relatifs, originaux des extraits de comptes, les décomptes fiscaux et quittances, le devis, l’inventaire, les factures détaillées et les bons de livraisons auxquels la facture fait référence.

Ces documents fiscaux doivent être conservés en format original.

Difficile de lister avec précision les délais de conservation des documents administratifs et fiscaux. Pour plus de sécurité, il est recommander de garder les documents fiscaux et factures diverses en moyenne 10 ans.

Une exception à cela : les documents administratifs et fiscaux liés à l’immobilier. Ceux-là doivent être conservés minimum 15 ans.

L’administration fiscale exige que les particuliers et les entreprises conservent un ensemble de documents pendant une période prolongée en vue d’un éventuel contrôle fiscal ou TVA.

Conserver des documents en tant que particulier

Tous les documents liés d’une manière ou d’une autre à votre déclaration d’impôts doivent être conservés pendant au moins 7 ans pour l’administration fiscale. Ces documents fiscaux comprennent notamment :

• Une copie de votre déclaration d’impôts ;
• Y compris des pièces justificatives de votre déclaration, telles que des fiches de paie, des certificats, des documents bancaires et des factures pouvant servir de preuve de vos dépenses.

Il n’y pas que l’administration fiscale qui exige que vous conserviez des documents.
Vous devez également conserver les actes notariés et les factures pendant une période plus longue.

Conserver des documents en tant qu’entreprise

Même si vous avez votre propre entreprise, vous devez conserver de nombreux documents comptables pour le fisc. Pour en savoir plus sur les données que vous devez conserver en tant qu’entreprise.

Vous avez votre propre entreprise ? Vous êtes alors légalement tenu de conserver tous les documents comptables utiles en matière d’impôts et pour votre déclaration TVA. Beaucoup d’entre eux peuvent être conservés tant sur papier que sous forme numérique. La condition légale la plus importante est qu’ils soient toujours disponibles en Belgique, et sous un format lisible.

Vous devez toujours conserver les originaux des livres « légaux », qui sont :

• le grand livre
• le livre d’inventaire
• le livre central

En outre, les pièces justificatives représentent, de loin, la plus grande partie de vos tâches administratives. Il s’agit notamment de vos factures, de vos relevés de compte bancaire et d’autres documents qui prouvent les transactions effectuées dans vos livres légaux. Pour le fisc, vous pouvez également conserver des copies des documents comptables, comme une photocopie que vous enregistrez sous forme numérique. Vous pouvez le faire par exemple sur votre ordinateur ou sur un disque dur externe, en tant que back-up.

De nombreux logiciels de comptabilité offrent d’ailleurs également la possibilité de stocker vos documents en ligne, dans le cloud. Pour davantage de tranquillité d’esprit, vous pouvez également conserver vos documents les plus importants en toute sécurité dans votre coffre-fort Izimi personnel.

Que ce soit pour des raisons de fiscalité ou de comptabilité, les factures sont à conserver précieusement. Cependant, garder ses factures pendant plusieurs années sans les égarer est une mission périlleuse…

La durée de conservation recommandée varie selon le type de facture, voici quelques exemple :

• 1 an pour les factures de téléphonie

• 2 ans pour les factures liées à de petits travaux

• 5 ans pour les factures d’électricité/gaz et les factures d’eau

• 10 ans pour les factures liées aux travaux de gros oeuvre

En ce qui concerne les factures d’achat et/ou de réparation de véhicule, celles-ci doivent être conservées tant que le véhicule vous appartient (2 ans supplémentaires si le véhicule est vendu).

Votre coffre-fort numérique Izimi est l’outil idéal pour numériser et centraliser toutes vos factures à un seul endroit.

Si vous avez acheté quelque chose en tant que particulier, il est toujours judicieux de conserver la facture correspondante. Ainsi, vous disposez d’une preuve si un problème devait survenir ultérieurement avec le produit acheté ou le travail livré.

En principe, vous pouvez utiliser des factures et autres preuves de paiement jusqu’au délai de prescription légal. Selon la directive générale du SPF Economie, il est préférable de conserver toutes vos factures pendant 10 ans, quel que soit le délai de prescription de la facture en question.

Pour les entreprises, une obligation légale de conservation des factures envoyées et reçues est d’application.

Délais de conservation recommandés par la loi

• 1 mois
  • Tickets de caisse pour des petits montants.
• 6 mois
  • Factures de restaurant et d’hôtel (sauf si vous les incluez à des fins fiscales en tant que dépenses déductibles pour votre entreprise).
• 1 an
  • Factures de transport et frais d’huissier.
• 2 ans
  • Factures d’achat, par exemple, d’appareils électroniques, d’appareils électroménagers et de meubles. A cet égard, en tant que consommateur, vous avez droit à une garantie légale de deux ans.
  • Factures de gaz, d’eau, d’électricité, d’internet et d’autres services.
  • Factures de frais médicaux encourus.
• 5 ans
  • Factures et honoraires d’un notaire et honoraires d’avocats.
  • Documents et factures bancaires.
• 10 ans
  • Factures et documents y relatifs pour des biens immeubles, des entrepreneurs et des architectes.

Les factures qui sont pertinentes pour votre déclaration d’impôts – par exemple, pour un achat donnant droit à une réduction d’impôt – doivent être conservées pendant au moins 7 ans. De cette façon, vous disposerez toujours de preuves suffisantes en cas de contrôle fiscal. Conservez facilement les factures importantes dans votre coffre-fort Izimi personnel.

Avez-vous votre propre entreprise ? Vous devez alors respecter l’obligation légale de conservation des factures envoyées et reçues.

La législation en la matière est simple : toute entreprise doit conserver tous ses documents comptables et les pièces justificatives y afférentes pendant les sept années ou exercices suivant la période imposable à laquelle ils se rapportent.

Cette règle s’applique également aux factures. En effet, vous et votre entreprise êtes tenus de présenter tous les documents pertinents en cas de contrôle fiscal. Les factures constituent un élément de preuve important de la gestion de votre entreprise.

En tant qu’entreprise, vous pouvez conserver vos factures de différentes manières : aussi bien sur papier qu’en ligne.

Découvrez ici ce que vous devez conserver en tant qu’entreprise.

Le délai de conservation de votre relevé des droits à retraite est étroitement lié à vos fiches de paie. Pas illogique, puisque la méthode de calcul est en partie basé sur le salaire perçu. Bien que la méthode de calcul spécifique varie car il existe différents systèmes de pension (salarié, indépendant, fonctionnaire ou carrière mixte) en Belgique.

Vos fiches de paie mensuelles sont à conserver pendant 10 ans, vos fiches de paie annuelles et l’extrait annuel du Service fédéral des Pensions (votre relevé des droits à retraite) jusqu’à votre retraite. Ainsi, vous pourrez, le cas échéant, présenter les documents en cas d’erreur de calcul.

Vous pouvez conserver tous ces documents sur papier, mais également dans votre coffre-fort numérique Izimi gratuit.

Tout entrepreneur est tenu de conserver ses documents comptables et les pièces liées à sa comptabilité pendant une période de sept ans, en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de la TVA.

Cette période de 7 ans débute après la période imposable à laquelle se rapporte le document comptable en question. Une souche TVA établie en avril 2022 doit donc être conservée jusqu’en décembre 2029. Le délai de conservation de 7 ans s’applique à tous les livres légaux, ainsi qu’à toutes les pièces justificatives de votre entreprise, telles que les factures et les notes de crédit.

Si vous ne tenez pas votre comptabilité avec soin et que des documents manquent, les autorités fiscales peuvent vous infliger une amende, à vous et à votre entreprise.

Les documents internes sont soumis à une obligation de conservation de 3 ans. Il s’agit des documents qui n’ont aucune valeur probante en matière d’impôts ou de TVA, et que vous avez établis uniquement pour un usage interne.

Découvrez ici comment conserver votre comptabilité en toute sécurité.

Conserver d’autres documents

En plus de votre comptabilité, vous devez également conserver d’autres données et documents professionnels pour votre entreprise. Découvrez de quels documents il s’agit et pendant combien de temps vous devez les conserver.

Pour le fisc, les souches TVA et les tickets de caisse doivent être conservés pendant 7 ans. Et ce en vertu de l’obligation de conservation imposée par le SPF Finances. Vous serez alors en règle en cas de contrôle fiscal ou de la TVA. Si vous ne conservez pas vos souches et qu’un contrôleur vous les réclame par la suite, vous risquez non seulement une amende, mais aussi de voir les frais concernés être rejetés.

Attention : le délai de conservation de 7 ans commence le 1er janvier de l’année qui suit la clôture de vos comptes pour cette année. Une souche TVA datée de mars 2022 doit donc être conservée jusqu’en décembre 2029.

Comment conserver vos souches ?

Vous ne devez pas nécessairement conserver les originaux papier. Vous pouvez également en enregistrer une copie numérique sur votre ordinateur, un disque dur externe ou via un service de cloud.

Veillez à toujours disposer d’un back-up de vos souches, car, en tant qu’entrepreneur, vous êtes tenu de pouvoir les produire en cas de contrôle, même si vous ne disposez plus de vos souches TVA ou de vos tickets de caisse originaux. De nombreux logiciels de comptabilité en ligne vous permettent d’enregistrer une copie numérique de vos souches, afin d’être immédiatement en règle avec vos obligations.

En tant qu’entrepreneur, vous êtes tenu de conserver vos documents comptables et les pièces y afférentes pendant un certain temps, en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de la TVA. Selon la loi, vous êtes tenu de conserver les documents y afférents pendant 7 ans à compter de la fin de la période imposable à laquelle ils se rapportent.

Exemple : Une facture émise en mars 2022 doit être conservée jusqu’en décembre 2029.

La période de conservation de 7 ans s’applique à tous les livres légaux et aux pièces justificatives de votre entreprise, tels que les factures et les notes de crédit.

Les documents internes doivent être conservés pendant 3 ans. Ces documents internes sont ceux qui n’ont aucune valeur probante en ce qui concerne les impôts ou vos obligations en matière de TVA, et que vous n’avez établis que pour votre usage interne.

Dans la FAQ « Comment tenir votre comptabilité », vous trouverez des informations sur les meilleures façons de conserver vos documents comptables en toute sécurité.

Conserver d’autres documents professionnels

Outre votre comptabilité, vous devez conserver un grand nombre d’autres données et documents professionnels de votre entreprise. Découvrez lesquels et pendant combien de temps vous devez les conserver

Il peut s’avérer très utile de garder ses extraits de compte. Certains imprévus d’ordre financier peuvent survenir au cours d’une vie. Qu’il s’agisse d’un divorce ou encore d’une dette, certaines procédures pourraient exiger des justificatifs. Un extrait de compte constitue une preuve de paiement. Obtenir un duplicata auprès de sa banque peut parfois se révéler long et difficile.

Vous avez deux options :

• Il est conseillé de conserver vos extraits de compte pendant cinq ans, car ils constituent la preuve de vos dépenses et des sommes reçues sur votre compte. Ils peuvent être utiles pour vos déclarations fiscales et servir de preuves en cas de contestation ou de questions concernant des virements
• Test Achats vous recommande de conserver vos extraits de compte pendant dix ans, car le délai de prescription en matière d’exigibilité de dettes peut parfois aller jusqu’à dix ans. Et si vous avez encore vos extraits, vous pourrez parfaitement prouver que vous avez tout payé

Conclusion : conservez-les au moins pendant cinq ans, mais si vous voulez être totalement tranquille, gardez les encore cinq ans de plus.

Qu’en est-il des autres documents bancaires ?

S’agit-il de documents relatifs à un prêt? Il est alors préférable de les conserver pendant au moins dix ans. Les documents relatifs aux travaux de construction et de rénovation doivent également être conservés pendant dix ans, afin que vous puissiez les produire en cas de litige.

Combien de temps la banque conserve-t-elle les extraits de compte ?

Saviez-vous que les banques sont tenues de conserver les extraits pendant dix ans ? C’est un délai de prescription très courant en droit civil. Par conséquent, vous pouvez généralement remonter jusqu’à dix ans en arrière dans vos extraits de compte numériques. Après dix ans, les banques sont obligées de supprimer ces informations, en raison des règles du RGPD. Si vous souhaitez les conserver plus longtemps, mieux vaut donc les télécharger et de les conserver dans un endroit sûr.

Conseil : stockez-les dans un coffre-fort numérique tel qu’Izimi.

En Belgique, vous êtes tenu de conserver les documents fiscaux pendant sept ans. Par documents fiscaux, nous entendons tous les documents relatifs à votre déclaration d’impôt :

• (Copie de) votre déclaration de revenus
• Fiches de rémunération
• Factures
• Attestations

Saviez-vous que vous devez conserver vos fiches de rémunération pendant 10 ans ? Combien de temps faut-il conserver les fiches de paie

myMinFin : un portail pratique pour vos impôts, et plus encore

Les autorités publiques ont créé myMinFin, un portail électronique sécurisé. L’objectif est de permettre à tous les citoyens, fonctionnaires et entreprises d’accéder à leur dossier du SPF Finances (données fiscales et documents), et d’autoriser toutes les interactions possibles avec le SPF Finances.

Si vous cherchez un endroit sûr pour stocker vos documents électroniques, comme vos documents fiscaux, vous pouvez utiliser un coffre-fort numérique tel qu’Izimi.

L’obligation dépend du fait que votre entreprise emploie du personnel ou non.

Pour toutes les données concernant le personnel : voir combien de temps un employeur doit-il conserver des données?

Si vous n’employez pas de personnel, vous devez obligatoirement tenir des comptes. En Belgique, toutes les entreprises sont tenues de le faire, mais il existe deux grandes catégories :

• Les PME, qui doivent tenir une comptabilité double complète, mais peuvent opter pour un calendrier raccourci;
• Les grandes entreprises, tenues de déposer leurs comptes annuels selon le calendrier complet.

Si vous souhaitez savoir ce qu’il en est pour une entreprise unipersonnelle, voici ce qu’une entreprise unipersonnelle doit conserver?

Avez-vous des questions à ce sujet ? Contactez votre comptable.

Quels documents relèvent de la comptabilité ?

Pratiquement toutes les données relatives à votre entreprise, qu’elles soient sur papier ou sous forme numérique, sont pertinentes pour votre comptabilité. Pensez :

• Aux factures reçues et envoyées;
• Relevés bancaires;
• Comptes débiteur et créditeur ;
• Comptabilité matière ;
• Documents et actes notariés;
• Et plus.

Pour plus d’informations, voir combien de temps vous devez conserver des factures en tant qu’entreprise et/ou combien de temps vous devez conserver vos comptes.

En tant qu’entrepreneur ou entreprise en Belgique, vous êtes tenu de conserver un certain nombre de choses. Mais qu’est-ce qu’une entreprise unipersonnelle ?

Une entreprise unipersonnelle : définition

Une entreprise unipersonnelle est un type d’entreprise qui vous permet de démarrer en tant qu’indépendant de façon très simple. Vous n’avez pas besoin d’une personne morale distincte et agissez dès lors en réalité en tant que personne physique. Autrement dit, vous êtes votre entreprise, ce qui constitue la plus grande différence avec une société.

Cela signifie également que votre responsabilité est illimitée et qu‘aucune distinction n’est faite entre votre patrimoine privé et celui de votre entreprise.

Obligations comptables en tant qu’entreprise unipersonnelle

Comme tout autre indépendant, vous devez tenir des comptes. Toutefois, pour une entreprise unipersonnelle, une comptabilité unique ou simplifiée suffit (à condition que votre chiffre d’affaires annuel hors TVA soit inférieur à 500 000 euros).

Vos comptes se composent de :

• Un journal financier, que vous pouvez diviser en livre de caisse et livre de banque :
  • Le livre de caisse comprend toutes les dépenses et recettes en espèces
  • Le livre de banque comprend toutes les dépenses et recettes via un compte bancaire;
• Un registre des achats avec les factures et notes de crédit de vos fournisseurs;
• Ainsi qu’un registre des ventes avec les factures et notes de crédit destinées à vos clients.

Si vous avez un stock physique, vous avez également besoin d‘un livre d’inventaire dans lequel vous notez quels stocks vous avez et combien ils valent.

Sur base de ces informations, vous ou votre comptable préparerez des comptes annuels distincts pour chaque exercice. En outre, n’oubliez pas votre déclaration de TVA et votre listing clients.

Vous conservez tous ces documents pendant 7 exercices.

Conseil : en tant qu’entreprise unipersonnelle, vous pouvez bien sûr tenir une comptabilité double. Cela vous donnera une meilleure idée de votre propre gestion et vous permettra d’adapter votre politique sur base de chiffres et d’évolutions concrets. C’est à peine plus cher.

Différence avec une comptabilité « double » ?

La différence entre une comptabilité « simple » et « double » (ou complète) est que dans cette dernière, chaque transaction est assortie d’un reçu ou d’un paiement. Dès lors, chaque transaction est comptabilisée deux fois.

Les sociétés (SPRL, SA, SCRL…) doivent toujours tenir une comptabilité double, de même que les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 500 000 euros. Normalement, vous êtes alors également soumis à l’obligation de bilan, c’est-à-dire que vous devez déposer chaque année vos comptes annuels auprès de la Banque nationale (BNB).

Le type de documents que vous devez conserver en tant qu’entrepreneur dépend d’un certain nombre de facteurs :

• Etes-vous une entreprise unipersonnelle? ou avez-vous une société ?
• Ou employez-vous du personnel?
• Vous trouverez ici un aperçu pour les entreprises : quelles données une entreprise doit-elle conserver?

Quels documents une entreprise doit-elle conserver ?

Le gouvernement belge exige qu’une entreprise conserve tous les documents nécessaires afin de déterminer ses revenus imposables. Les documents sont toutes les pièces utilisées pour remplir la déclaration d’impôts, tels que :

• Les comptes de l’entreprise (bilan, compte de résultat, décision de l’assemblée générale, registre des actionnaires….);
• Les pièces justificatives des entrées (factures d’achat, factures de vente, devis, bons de commande, bons de livraison, documents de transport, relevés de compte bancaire…);
• Les fiches de paie;
• Ainsi que d’autres pièces justificatives des coûts recouvrés (factures, tickets…)

Vous conservez ces documents jusqu’à la fin du 7ème exercice suivant la période imposable. Pour en savoir plus quant à la durée de conservation de factures en tant qu’entreprise.

Conseil : conservez vos documents dans un coffre-fort numérique comme Izimi. Ainsi, vous ne les perdez jamais.

Faut-il garder ses fiches de paie ?

Oui, nous vous recommandons de garder vos fiches de salaire. en effet, le montant de votre pension de retraite sera calculé à partir de plusieurs critères tels que :

• votre statut professionnel,
• votre salaire
• et la durée de votre carrière.

Les informations nécessaires au calcul de votre pension se trouvent sur vos fiches de paie.

Une carrière professionnelle est longue et, par conséquent, des irrégularités peuvent survenir lors du calcul de votre pension. Vos fiches de paie constituent une preuve irréfutable pour corriger d’éventuelles erreurs commises par votre caisse de retraite.

Garder toutes ses fiches de paie au même endroit au long de sa carrière n’est pas simple. Les tiroirs de votre domicile risquent de se retrouver plein à craquer au bout de quelques années… Mais pas de panique ! Avec votre coffre-fort numérique Izimi, numérisez vos fiches de paie et gardez-les en toute sécurité avec vos autres documents !

Oui, garder ses contrats de travail peut s’avérer indispensable pour reconstituer une carrière et calculer les droits à la retraite. Une carrière professionnelle est longue et des irrégularités peuvent survenir lors du calcul de vos droits. Vos contrats de travail constituent une preuve solide en cas de réclamation. Nous vous conseillons donc vivement de garder vos contrats de travail jusqu’à la liquidation des droits à la retraite.

Une carrière professionnelle est très longue et garder ses contrats de travail sans les égarer est une mission compliquée. Avec votre coffre-fort numérique Izimi, numérisez et centralisez tous vos documents à un seul endroit !

Vos bulletins de salaire peuvent servir à faire valoir vos droits de pension et prouver que vous avez suffisamment cotisé pour votre pension mais en théorie, vos fiches de paie ne vous seront plus demandés lorsque vous toucherez votre pension retraite.

La durée de conservation de documents en tant qu’employeur dépend du type de documents dont il s’agit :

• Dossier du personnel 
• Documents sociaux
• Autres 

Conserver un dossier du personnel

Il n’existe pas de directive légale déterminant la durée de conservation d’un dossier du personnel. En général, la plupart des entreprises appliquent un délai de cinq ans après la fin de la relation de travail.

Selon le règlement général sur la protection des données (RGPD), vous n’êtes pas non plus autorisé à conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire ; il est donc important de les supprimer de manière sécurisée après cinq ans.

Conserver des documents sociaux

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de fournir des documents sociaux à vos employés, mais vous devez également les conserver vous-même.

Les documents sociaux incluent entre autres :

• Registre du personnel général et particulier
• Compte individuel
• Conventions de travail (voir également la conservation des contrats de travail Combien de temps devez-vous conserver un contrat de travail ?)

Vous conservez les documents sociaux pendant cinq ans.

Pour toute question à ce sujet, par exemple pour savoir où conserver quels documents, il est préférable de s’adresser à votre secrétariat social.

Autres documents

Voir également :

• Fiches de paie
• Factures et comptes
• Certificats de maladie et absences

Ou voyez ici quelles données vous devez conserver en tant qu’entreprise.

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de conserver les comptes individuels et leurs annexes (copies des bulletins de salaire, etc.) pendant cinq ans. Il n’est pas nécessaire de conserver les fiches de rémunérations ou de paie mensuelles.

Il est toutefois conseillé de les conserver pendant une période de cinq ans après le départ du salarié de l’entreprise, en cas de litige. Vous devez ensuite les détruire de manière sûre. Cela relève de votre responsabilité.

Attention ! Si vous avez encore effectué des paiements après son départ, un délai de prescription différent s’applique. Tous les documents relatifs à ces paiements doivent alors être conservés pendant dix ans.

Découvrez ici combien de temps, en tant que particulier, vous devez conserver vos fiches de rémunération.

Même dans le cas où votre employeur déclare vos données salariales trimestriellement à la sécurité sociale, il est conseillé de garder vos bulletins de salaire jusqu’à la liquidation de vos droits à la retraite. Ces multiples documents prouvent l’existence de vos revenus et seront utiles pour des demandes de prêt ou de crédit, pour garantir vos capacités lors de la location d’un bien ou pour remplir votre déclaration d’impôts.

Conserver toutes vos fiches de paie en version papier à un seul endroit tout au long de votre carrière peut s’avérer difficile. Votre coffre-fort numérique Izimi est la plateforme idéale pour gérer l’hébergement de vos fichiers !

Une convention de travail ou un contrat de travail est un accord entre un travailleur et un employeur. Le travailleur s’engage à effectuer un travail contre un salaire convenu.

Dans un tel accord, vous indiquez les informations suivantes :

• nom et adresse de l’employeur et du travailleur;
• date de début (et éventuellement date de fin) de l’occupation;
• lieu de travail;
• description du travail à effectuer;
• rémunération et méthode de calcul;
• temps de travail et horaire de travail.

La convention de travail ne doit pas être sur papier

Pour une convention de travail valable, il n’est pas nécessaire d’avoir un contrat écrit. Conclure une convention de travail verbalement est parfaitement légal. Il est tout de même préférable de mettre les dispositions convenues sur papier afin d’éviter les discussions par la suite.

Délai de conservation des contrats de travail

Pour la plupart des conventions de travail, il n’y a pas d’obligation de conservation. C’est assez logique si vous pouvez également conclure un accord verbalement. Il est tout de même recommandé de rédiger un accord écrit et de le conserver pendant au moins un an après la résiliation.

En revanche, pour l’emploi d’étudiants et de travailleurs à domicile, vous êtes tenu de conserver les conventions de travail pendant cinq ans, à compter du premier jour suivant leur expiration. Il n’y a donc aucun mal à jouer la carte de la sécurité et conserver toutes les conventions de travail jusqu’à cinq ans après le départ du travailleur. Après cela, il est préférable de les détruire car avec le RGPD, vous n’êtes autorisé à conserver les données personnelles que pendant la durée où elles sont effectivement nécessaires.

Avez-vous votre propre entreprise ? Vous devez alors respecter l’obligation légale de conservation des factures envoyées et reçues.

La législation en la matière est simple : toute entreprise doit conserver tous ses documents comptables et les pièces justificatives y afférentes pendant les sept années ou exercices suivant la période imposable à laquelle ils se rapportent.

Cette règle s’applique également aux factures. En effet, vous et votre entreprise êtes tenus de présenter tous les documents pertinents en cas de contrôle fiscal. Les factures constituent un élément de preuve important de la gestion de votre entreprise.

En tant qu’entreprise, vous pouvez conserver vos factures de différentes manières : aussi bien sur papier qu’en ligne.

Découvrez ici ce que vous devez conserver en tant qu’entreprise.

Certains documents doivent être conservés à vie. C’est le cas des diplômes, attestations et titres professionnels. Sur le portail de l’enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles, il est demandé aux élèves de conserver leurs notes de cours, interrogations et journaux de classe jusqu’à l’obtention du diplôme du cycle (CEB / CESS). En cas de contrôle de la part du service général de l’inspection, les étudiants doivent être en mesure de fournir ces documents.

Mieux vaut le savoir ; si vous ne disposez plus de ces documents officiels, les duplicatas officiels de ces documents peuvent vous coûter très cher, puisque les frais administratifs s’élèvent à 50 euros.

Afin d’éviter ces désagréments, ces démarches ennuyeuses ou tout simplement pour disposer partout et tout le temps, même lors d’un entretien professionnel imprévu, de ces documents, vous pouvez les conserver en format digital dans un coffre-fort numérique sécurisé.

C’est ce que vous propose Izimi. Grâce à cette plateforme numérique, vous pourrez stocker de manière sécurisée et centralisée, tous les documents de votre scolarité ou de vos formations et les partager avec qui vous souhaitez, quand vous voulez.

En tant qu’entrepreneur, vous êtes tenu de conserver vos documents comptables et les pièces y afférentes pendant un certain temps, en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de la TVA. Selon la loi, vous êtes tenu de conserver les documents y afférents pendant 7 ans à compter de la fin de la période imposable à laquelle ils se rapportent.

Exemple : Une facture émise en mars 2022 doit être conservée jusqu’en décembre 2029.

La période de conservation de 7 ans s’applique à tous les livres légaux et aux pièces justificatives de votre entreprise, tels que les factures et les notes de crédit.

Les documents internes doivent être conservés pendant 3 ans. Ces documents internes sont ceux qui n’ont aucune valeur probante en ce qui concerne les impôts ou vos obligations en matière de TVA, et que vous n’avez établis que pour votre usage interne.

Dans la FAQ « Comment tenir votre comptabilité », vous trouverez des informations sur les meilleures façons de conserver vos documents comptables en toute sécurité.

Conserver d’autres documents professionnels

Outre votre comptabilité, vous devez conserver un grand nombre d’autres données et documents professionnels de votre entreprise. Découvrez lesquels et pendant combien de temps vous devez les conserver

Rédiger un testament olographe, càd, soi-même, sans l’intervention du notaire, peut susciter des complications ou risques. En consultant un notaire, vous vous assurez que votre testament sera correct juridiquement et que vos volontés seront respectées quand vous ne serez plus là. Voir aussi https://www.notaire.be/nouveautes/detail/4-raisons-pour-lesquelles-il-vaut-mieux-faire-son-testament-chez-un-notaire

Etablir un testament sans notaire est tout à fait possible. C’est ce qu’on appelle un testament olographe. C’est un document que le testateur écrit lui-même. Il y a 3 conditions pour que ce document soit valable :

• Le testament doit être écrit à la main (donc pas dactylographié) par la personne concernée, qu’importe le support.
• Le document doit être daté, notamment pour éviter les confusions liées à plusieurs versions possibles.
• Le testament olographe doit être signé de la signature habituelle.

Attention : Lorsqu’il s’agit d’un testament manuscrit, la copie conservée numériquement n’a aucune valeur probante, elle ne peut être considérée que comme un commencement de preuve.

Il est aussi toujours préférable de se faire aider par un notaire pour la rédaction de son testament afin de s’assurer que celui-ci est bien juridiquement correct.

Avoir son diplôme sous la main, directement accessible depuis votre mobile, et facilement partageable avec ses interlocuteurs en ligne, bureaux de recrutement, agences d’interim, ou chasseurs de têtes, vous fera gagner un temps considérable.

En quelques clics, où que vous soyez, dans le métro, au resto ou depuis l’étranger, vous pouvez partager en toute sécurité vos diplômes ou autres documents avec qui vous voulez. Ainsi si vous êtes sur le point de décrocher LE job de vos rêves et vous rendez compte que vous avez oublié votre dossier comprenant tous les documents et attestations officiels exigés, ou que vous n’avez pas accès à vos fichiers via votre ordinateur, pas de problème, vous avez votre coffre-fort numérique en poche, sur votre smartphone, avec tous ces documents sauvegardés numériquement.

Il vous appartient de choisir les documents à stocker dans votre coffre-fort électronique. C’est votre libre choix. Pour garantir votre sécurité et celle des autres, une restriction sur les types de fichiers a été intégrée. Les types de fichiers suivants sont autorisés:

*.7z *.ai *.bmp *.csv *.doc *.docx *.gif *.gz *.heic *.jpg *.jpeg *.md *.odp *.ods *.odt *.pdf *.png *.ppt *.pptx *.psd *.rar *.raw *.rtf *.tar *.tif *.tiff *.ttf *.txt *.vsd *.vsdx *.xls *.xlsx *.zip *.avi *.dot *.dotx *.dwg *.dxf *.eps *.emf *.eml *.mov *.mp3 *.mp4 *.mpeg *.mpg *.msg *.oft *.pot *.ps *.svg *.vsd *.wav *.wmf *.xps *.xlstx

Il n’est pas possible de stocker des documents comme des fichiers excel protégés par des mots de passe pour l’instant. Nous disposons d’un logiciel anti-virus qui scanne chaque document chargé sur Izimi pour éviter le chargement de documents contenant des scripts potentiellements malveillants sur la plateforme. Ainsi nous pouvons garantir la sécurité de nos utilisateurs afin d’éviter qu’un utilisateur partage un fichier infecté et qu’un de ses contact n’ouvre le fichier infecté à son tour.

Via cette plateforme, vous avez accès à tous vos actes notariés depuis 2015. Les compromis de vente ou actes sous seing privé ne peuvent être trouvés ici que si vous les avez téléchargés vous-même dans Izimi ou si votre notaire l’a fait.

DESORMAIS OUI !

Il est en effet possible de partager des copies d’actes authentiques en toute sécurité avec vos contacts, y compris avec l’étude notariale, sans se compliquer la vie, de manière simple et sécurisée.

1. Vous aviez déjà la possibilité depuis votre coffre-fort personnel (dans « Services ») de consulter votre acte via un lien vers l’acte situé dans NABAN (la banque des actes notariés). Via cette option, il s’agit uniquement d’un lien et non d’un document, il n’est donc pas possible de le partager ou de le transférer lors d’un transfert de coffre-fort après le décès.
2. Une seconde option vous permet de prendre une copie de l’acte depuis NABAN et de la charger dans votre coffre-fort personnel Izimi. Il s’agit d’un document qui peut être partagé et transféré. Notez qu’il s’agit d’une copie et non de l’acte authentique. 
   Plus d’infos sur « Pourquoi certifier un document » ?

Ces différents documents justifiant la fin d’un cycle sont des documents administratifs qui ont une valeur juridique.

En effet, ils vous permettent

• de pouvoir prétendre à certains avantages
• d’attester la réussite d’un degré d’études,
• d’accéder à un niveau supérieur de formation ou qualification ou
• serviront pour certaines démarches administratives.

Si vous postulez dans la fonction publique, vous devrez par exemple les montrer avant même de pouvoir passer le moindre examen !

Dans le cas d’une demande de bourse ou si vous souhaitez louer un kot, on poura également vous demander vos diplômes. Dans ce cas précis, ce n’est pas tant votre niveau de qualification que vous devrez montrer auprès des administrations compétentes mais votre statut d’étudiant. Il se peut aussi que vous ayez suivi une partie de votre scolarité à l’étranger et que vous deviez demander une équivalence ; dans ce cas, vous devrez constituer un dossier rassemblant, entre autres,

• le diplôme de fin d’études secondaires ( ou une attestation provisoire de réussite si le diplôme vient d’être obtenu.),
• le relevé de notes,
• un extrait d’acte de naissance original ou une copie certifiée conforme de la carte d’identité,
• une lettre de motivation
• …

Vous pouvez consulter facilement tous vos actes passés après 2015, dans votre coffre-fort Izimi.

A. Comment retrouver vos actes sur votre application web Izimi?

1. Connectez-vous à votre espace privé
2. Vous arrivez dans votre coffre-fort personnel. Cliquez sur « Services »
3. Vous pouvez consulter « Mes actes notariés » en cliquant sur « réglages »

Dans cet espace, vous pouvez

• Avoir une vue globale de tous vos actes depuis 2015 : « Mes actes »
• Voir le(s) acte(s) original.aux stocké(s) dans la Banque des actes notariés (NABAN)
• Charger une copie de cet/ces acte(s) dans votre propre coffre-fort Izimi

B. Comment retrouver vos actes sur votre application mobile ?

Lorsque vous vous connectez sur votre app mobile Izimi, vous êtes accueilli personnellement et découvrez des écrans d’infos. Quand vous faites défiler votre écran vers le bas, vous découvrez l’espace « Mes actes notariés »

Vous pouvez aussi retrouver vos actes via l’icône « Plus » > « Services » > « Voir mes actes notariés »

C. Et vos actes passés avant 2015 ?

Pas de panique, vous pouvez aussi les avoir dans votre coffre-fort privé. Pour cela, soit :

• Vous disposez d’une copie papier que vous pouvez scanner et sauvegarder dans votre coffre-fort Izimi, dans la catégorie appropriée (ex : Acte immobilier > Mon logement ou /Bien immobiliers)
• Vous n’avez pas de version papier ; Vous pouvez contacter le notaire détenteur de l’acte original et demander qu’une copie numérique soit téléchargée dans votre coffre-fort Izimi.

Dès que l’acte est signé, le notaire doit l’envoyer  afin qu’il puisse être enregistré au bureau des enregistrements (légalement, le procès-verbal d’enregistrement doit être disponible au plus tard le 15ème jour après la date de l’acte).
Le citoyen pourra donc retrouver son acte via Izimi dans la Banque des actes notariés (NABAN) environ 15 jours après la signature de l’acte.

Que ce soit pour des raisons de fiscalité ou de comptabilité, les factures sont à conserver précieusement. Cependant, garder ses factures pendant plusieurs années sans les égarer est une mission périlleuse…

La durée de conservation recommandée varie selon le type de facture, voici quelques exemple :

• 1 an pour les factures de téléphonie

• 2 ans pour les factures liées à de petits travaux

• 5 ans pour les factures d’électricité/gaz et les factures d’eau

• 10 ans pour les factures liées aux travaux de gros oeuvre

En ce qui concerne les factures d’achat et/ou de réparation de véhicule, celles-ci doivent être conservées tant que le véhicule vous appartient (2 ans supplémentaires si le véhicule est vendu).

Votre coffre-fort numérique Izimi est l’outil idéal pour numériser et centraliser toutes vos factures à un seul endroit.

Avez-vous rédigé un testament olographe ( à la main) vous-même ? Selon la loi, vous pouvez alors le conserver vous-même. Vous conservez votre testament à vie. Assurez-vous que vos héritiers savent où trouver votre testament : vous éviterez ainsi qu’il se perde et que vos dernières volontés ne soient pas exécutées.

Il est dès lors judicieux de sauvegarder une copie de votre testament dans votre coffre-fort Izimi personnel. A cet égard, vous pouvez donner accès au document aussi bien à votre notaire qu’à un membre de votre famille.

Demander à un notaire de conserver votre testament

Vous pouvez également remettre votre testament écrit à la main à un notaire afin qu’il l‘enregistre et le conserve. Votre notaire conserve ensuite le testament, tandis que son existence est enregistrée dans le CRT. (Registre Central des Testaments). Ainsi, le contenu de votre testament reste secret, mais les études notariales reconnues ont accès aux données concernant votre testament. De cette façon, les notaires peuvent facilement retrouver votre testament à votre décès.

Pour plus de sécurité, vous pouvez également faire rédiger votre testament par un notaire. Cela s’appelle un testament notarié. Dès lors, vous vous assurez que votre testament est rédigé avec les bonnes formulations juridiques. Vous évitez ainsi les discussions ultérieures sur la validité et l’interprétation de votre testament.

D’autres questions à ce sujet ? Contactez votre notaire.

En tant que proche, il est de votre devoir de mettre de l’ordre dans l ‘administration d’un être cher décédé. Certains documents doivent être conservés pendant une période allant bien au-delà du règlement de la succession. Eventuellement, d’autres papiers ayant une valeur émotionnelle peuvent être simplement conservés en souvenir.

Délais de conservation de documents d’un défunt

Un testament ( Combien de temps faut-il conserver un testament ?), des donations et d’autres actes notariés et documents y afférents ayant un rapport avec une succession sont à conserver, de préférence, à vie. De cette façon, vous évitez les discussions entre héritiers.

Il est également préférable de conserver un livret de mariage ou de famille, une convention de divorce ; surtout s’il s’agit de votre partenaire qui est décédé(e) et de documents qui vous concernent aussi.

Les factures de services publics (par exemple, l’eau et l’électricité) sont à conserver pendant cinq ans. Cela est dû au fait que les entreprises peuvent réclamer toute dette éventuelle aux héritiers jusqu’à cinq ans après le décès. Il est aussi recommandé de conserver les documents pertinents tels que les documents bancaires, les contrats de travail et les fiches de paie pendant au moins cinq ans.

Un bon endroit pour conserver des documents de valeur sous forme numérique est un coffre-fort numérique .

En Belgique, vous êtes tenu de conserver votre avertissement – extrait de rôle et les autres documents fiscaux pendant sept ans.

Par documents fiscaux, nous entendons tous les documents liés à votre déclaration d’impôts ou qui étaient certaines parties de celle-ci :

• (Copie de) votre déclaration de revenus
• Fiches de rémunération
• Factures
• Attestations

Un coffre-fort numérique tel qu’Izimi est un lieu de stockage sûr pour vos documents électroniques, comme votre déclaration d’impôt.

La durée de conservation de vos documents dépend de leur nature et de la qualité en laquelle vous voulez ou devez les conserver (particulier ou entreprise/organisation). Vous trouverez ci-dessous un aperçu pratique de la question.

Quels documents conservez-vous en tant que particulier ?

• Factures et tickets
• Extraits de compte
• Documents fiscaux
• Testament
• Aperçu de pension
• Hypothèque, acte notarié ou contrat de bail

Quelles données conservez-vous en tant qu’entreprise ou organisation:

• Contrats de travail et fiches de rémunération
• Factures et comptabilité
• Notifications de maladie et absences

Peut-être vous demandez-vous également comment conserver au mieux ces documents ?

Astuce : vous pouvez le faire dans un coffre-fort numérique tel qu’Izimi. Ainsi, vous ne risquez pas de les perdre, et ils sont conservés en toute sécurité.