Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens - app.izimi.be

IZIMI is een platform gecreëerd en beheerd door de vzw Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Bergstraat 30-34, ingeschreven bij de KBO onder nummer 0409.357.321 (hierna "Fednot" of "Wij"), dat burgers in staat stelt om over een persoonlijke digitale kluis te beschikken binnen een beveiligd ecosysteem. De specifieke diensten die rond deze digitale kluis worden aangeboden, zijn gedefinieerd in de Gebruiksvoorwaarden die online beschikbaar zijn.

Wij hechten veel belang aan het respecteren van uw privacy en uw persoonsgegevens (hierna "uw Gegevens"). Daarom waken wij over de naleving van de regelgeving ter zake en, meer in het bijzonder, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna "GDPR").

Het doel van dit beleid is u te informeren over de manier waarop wij uw gegevens verwerken en over de middelen waarover u beschikt om dit gebruik te controleren. Voor elk verzoek om meer informatie kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming:

  • door een e-mail te sturen naar info@privanot.be; of
  • door een brief te sturen naar Privanot vzw, Bergstraat, 30, 1000 Brussel.

Onderhavige versie van het beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens kan wijzigingen ondergaan. We zullen ervoor zorgen dat u geïnformeerd wordt over substantiële updates.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw Gegevens?

Als onderdeel van het beheer van het IZIMI-platform en het beheer van de daarin aangeboden diensten, dient Fednot uw gegevens te verwerken als "verwerkingsverantwoordelijke" in de zin van de AVG.

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende gegevens:

  • gegevens met betrekking tot uw identiteit en contactgegevens: aanspreekvorm, achternaam, voornamen, identificatienummer bij het Rijksregister (na toestemming van de FOD Binnenlandse Zaken), accountidentificatie, geboortedatum, overlijdensdatum, postcode, e-mailadres of andere gegevens die in uw "profiel" zijn opgenomen;
  • de contactgegevens van andere gebruikers die u hebt aangeduid als "contactpersonen" of "referentienotaris";
  • de gegevens die voorkomen in de documenten in uw digitale kluis.

Deze gegevens kunnen worden verzameld op het ogenblik van:

  • uw registratie;
  • uw verbindingen met het platform (via uw elektronische identiteitskaart of ITSME®);
  • raadpleging van het Rijksregister (na machtiging van de FOD Binnenlandse Zaken);
  • het bijwerken van uw Profielgegevens;
  • het toevoegen van gebruikers aan de lijst van uw “contacten” of uw “referentienotaris”;
  • het downloaden van documenten in uw digitale kluis.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw Gegevens en hoe lang bewaren wij uw Gegevens?

Door uw Gegevens te verzamelen, te bewaren en op uw verzoek – indien nodig – door te geven aan de andere door u aangewezen gebruikers van het Platform, is het nodig dat wij overgaan tot de "verwerking van persoonsgegevens" in de zin van de AVG.

Deze verwerkingen vinden alleen plaats voor de volgende doeleinden:

  • het beheer van het IZIMI-platform en de toegang daartoe;
  • de levering van diensten zoals beschreven in onze Gebruiksvoorwaarden;
  • de verbetering van het IZIMI-platform en de daarop aangeboden diensten;
  • het versturen van nieuwsbrieven met betrekking tot het Platform en de daarop aangeboden diensten.

Wij bewaren uw Gegevens zolang u gebruiker bent en binnen het IZIMI-platform over een digitale kluis beschikt.  Na deze periode bewaren we geen niet-geanonimiseerde gegevens betreffende uw persoon  meer, met uitzondering van de gegevens over een document dat u met een andere gebruiker hebt uitgewisseld en dat deze vervolgens in zijn eigen kluis heeft opgeslagen.

Op welke rechtsgronden verwerken wij uw Gegevens?

In overeenstemming met de AVG, is de verwerking van uw Gegevens gebaseerd op:

  • Wat uw e-mailadres en uw Gegevens uit het Rijksregister betreft, die verzameld werden op het ogenblik van uw identificatie via een eID- of Itsme®-kaartlezer:
    • de uitvoering van onze missie van algemeen belang;
    • ons legitiem belang bij de verwerking van uw Gegevens met het oog op het garanderen van de veiligheid van het IZIMI-platform en de persoonlijke toegang tot uw digitale kluis, wanneer dit evenredig belang uw fundamentele vrijheden en rechten respecteert;
    • het bestaan van een contractuele relatie tussen Fednot en uzelf, die de verwerking van uw gegevens om ons in staat te stellen de gewenste prestaties uit te voeren, rechtvaardigt.
  • Wat uw andere Profielgegevens betreft, de contactgegevens van uw “contacten” en “referentienotaris” evenals de gegevens opgenomen in de documenten die zich in uw digitale kluis bevinden:
    • uw toestemming;
    • het bestaan van een contractuele relatie tussen Fednot en uzelf, die de verwerking van uw Gegevens om ons in staat te stelen de gewenste prestaties uit te voeren, rechtvaardigt;
    • ons legitiem belang bij de verwerking van uw Gegevens wanneer dit evenredig belang uw fundamentele vrijheden en rechten respecteert;
    • indien van toepassing, naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zouden worden.
  • Wat betreft uw e-mailadres voor het verzenden van nieuwsbrieven:
    • ons legitiem belang bij de verwerking van uw Gegevens om u op de hoogte te houden van nieuwe functies of aanpassingen van het Platform, zolang dit evenredig belang uw fundamentele vrijheden en rechten respecteert;
    • de uitvoering van onze missie van algemeen belang.

Worden uw Gegevens doorgegeven aan derden?

Uw Gegevens kunnen doorgegeven worden:

  • aan andere gebruikers van het IZIMI-platform ("contacten" en "referentienotaris") die u eerder hebt aangewezen om documenten met hen uit te wisselen;
  • aan onze externe onderaannemers die belast zijn met het uitvoeren van de Gegevensverwerking in overeenstemming met de hiervoor bedoelde doeleinden, nadat wij erover gezorgd hebben dat het contract dat wij met hen sloten het respect voor uw gegevens garandeert in overeenstemming met de bepalingen van de AVG.

In geen geval zullen wij uw Gegevens doorgeven aan derden voor commerciële doeleinden.

Het kan ook nodig zijn dat wij uw gegevens doorgeven aan de overheid, administraties of rechtscolleges als wij daartoe door wettelijke bepalingen verplicht worden.

Hoe worden uw gegevens beschermd?

Fednot neemt alle nodige maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw Gegevens te waarborgen door met name te voorkomen dat ze worden beschadigd, onbedoeld worden gewist of dat onbevoegde derden er toegang toe krijgen.

Uw documenten in uw kluis worden op een beveiligde server in België opgeslagen.

Bovendien verbindt Fednot zich ertoe in het geval dat uw gegevens door een beveiligingsincident getroffen worden (vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking) te voldoen aan de haar krachtens de AVG opgelegde meldingsplicht inzake schendingen van Gegevens, met name bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gebruikt de website www.izimi.be cookies?

De website www.app.izimi.be maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over dit onderwerp nodigen wij u uit ons Cookiebeleid te raadplegen.

Wat zijn uw rechten in verband met de verwerking van uw Gegevens?

Als persoon die betrokken is bij de door Fednot uitgevoerde  Gegevensverwerking, beschikt u over de mogelijkheid de rechten die u door de AVG worden verleend, uit te oefenen.

Zo heeft u recht op een transparante verwerking van uw Gegevens, een recht op informatie, een recht op toegang en een recht op verbetering als uw Gegevens onjuist of onvolledig blijken te zijn.

Bovendien beschikt u over het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken wanneer deze de enige rechtmatige basis is, die de verwerking van uw gegevens rechtvaardigt.

Onder bepaalde voorwaarden en in strikt omschreven gevallen hebt u ook recht op het wissen van Gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw Gegevens en een recht op draagbaarheid van uw Gegevens.

U kunt uw rechten uitoefenen bij onze functionaris voor gegevensbescherming:

  • door het sturen van een e-mail naar info@privanot.be; of
  • door het sturen van een brief naar Privanot vzw, Bergstraat, 30, 1000 Brussel.

Klacht

Als u van mening bent dat Fednot uw Gegevens niet in overeenstemming met de geldende regelgeving heeft verwerkt, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).