Wie lange muss ein Arbeitgeber Daten aufbewahren?

Die für Arbeitgeber geltende Aufbewahrungsfrist für Dokumente hängt von der Art der Dokumente ab, um die es geht:

• Personalakte
• Sozialdokumente
• sonstige Unterlagen

Aufbewahrung der Personalakte

Es besteht keine gesetzliche Vorschrift für die Aufbewahrungsdauer einer Personalakte. Im Allgemeinen wenden die meisten Unternehmen eine Dauer von fünf Jahren ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses an.

Der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zufolge ist es Ihnen auch nicht gestattet, personenbezogene Daten länger als notwendig aufzubewahren. Es ist deshalb wichtig, dass Sie sie nach fünf Jahren auf sicherem Wege löschen.

Aufbewahrung von Sozialdokumenten

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Mitarbeitern Sozialdokumente zur Verfügung stellen, aber Sie müssen sie auch selbst aufbewahren.

Zu den Sozialdokumenten zählen unter anderem:

• allgemeines und besonderes Personalregister
• individuelles Konto
• Arbeitsverträge (siehe auch Aufbewahrung von Arbeitsverträgen: Wie lange müssen Sie einen Arbeitsvertrag aufbewahren?)

Sie müssen Sozialdokumente fünf Jahre lang aufbewahren.

Bei diesbezüglichen Fragen (wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wo Sie welche Dokumente aufbewahren müssen) wenden Sie sich am besten an Ihr Sozialsekretariat.

Sonstige Dokumente

Siehe auch:

• Lohnabrechnungen
• Rechnungen und Geschäftsbücher
• Bescheinigungen über Krankheit und Abwesenheit

Oder lesen Sie auch: Welche Daten müssen Sie als Unternehmen aufbewahren?.