Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens

IZIMI is een platform dat werd gecreëerd en wordt beheerd door de vzw Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1000 Brussel, Bergstraat, 30-34, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0409.357.321 (hierna “Fednot” of “wij” genoemd). Het biedt burgers een persoonlijke digitale kluis aan op een beveiligd platform. De specifieke diensten die worden aangeboden met betrekking tot deze digitale kluis worden gedefinieerd in de Algemene Gebruiksvoorwaarden die online beschikbaar zijn.

Wij hechten veel belang aan uw privacy en aan uw persoonsgegevens (hierna “uw gegevens” genoemd). In dit opzicht zien wij erop toe de reglementering ter zake te respecteren, meer bepaald de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna ”AVG” genoemd).

Het doel van dit beleid is u te informeren over de manier waarop wij uw gegevens verwerken en over de middelen waarover u beschikt om hierop toezicht uit te oefenen. Met al uw vragen over bijkomende informatie kunt u terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming:

  • via e-mail op het adres info@privanot.be; of
  • per brief naar Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

De huidige versie van het beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens kan worden gewijzigd. Wij zullen u op de hoogte houden in geval van wezenlijke aanpassingen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

In het kader van het beheer van het IZIMI-platform en van de bijbehorende diensten verwerkt Fednot uw gegevens in de hoedanigheid van “verwerkingsverantwoordelijke” in de betekenis van de AVG.

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende gegevens:

  • uw identiteits- en contactgegevens: aansprekingsvorm, naam, voornamen, rijksregisternummer, gebruikersnaam, geboortedatum, postadres, e-mailadres;
  • de gegevens vermeld in de documenten/bestanden die u uploadt in uw digitale kluis.

Uw gegevens kunnen worden ingezameld:

  • bij uw inschrijving;
  • wanneer u inlogt op het platform (via uw elektronische identiteitskaart of ITSME®);
  • wanneer u documenten/bestanden uploadt naar uw digitale kluis.

Met welk doel verwerken wij uw gegevens en hoelang bewaren wij ze?

Door uw gegevens in te zamelen, ze te bewaren en ze desgevallend door te sturen naar andere gebruiker van het platform die u hebt aangesteld, “verwerken” wij “persoonsgegevens” in de betekenis van de AVG.

Deze verwerking gebeurt alleen met de volgende doelen:

  • de dienstverlening zoals beschreven in onze Algemene Gebruiksvoorwaarden;
  • de optimalisatie van het IZIMI-platform en van de diensten die erin worden aangeboden.

Wij bewaren uw gegevens in een “actieve” databank zolang u beschikt over een digitale kluis op het IZIMI-platform.

Op welke juridische basis verwerken wij uw gegevens?

Krachtens de AVG is de verwerking van uw gegevens gebaseerd op:

  • het bestaan van een contractuele relatie tussen Fednot en uzelf die de verwerking van uw gegevens rechtvaardigt om ons toe te laten de gewenste prestaties te leveren;
  • ons rechtmatig belang om uw gegevens te verwerken in zoverre dit evenredige belang uw fundamentele rechten en vrijheden respecteert;
  • desgevallend, de naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn.

Worden uw gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens kunnen worden doorgegeven:

  • aan andere gebruikers van het IZIMI-platform die u vooraf hebt aangesteld met het oog op de uitwisseling van documenten/bestanden;
  • aan externe onderaannemers belast met de verwerking van gegevens in het kader van de bovenvermelde doelen krachtens een contract dat wij met hen hebben ondertekend teneinde het respect voor uw gegevens conform de bepalingen van AVG te waarborgen.

Wij geven uw gegevens in geen geval door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen uw gegevens ook doorgeven aan autoriteiten, overheidsinstellingen of rechtbanken indien de wettelijke bepalingen ons hiertoe verplichten.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Fednot neemt alle nodige maatregelen om de veiligheid en de betrouwbaarheid van uw gegevens te waarborgen en met name te vermijden dat zij worden beschadigd, per ongeluk worden gewist of dat niet gemachtigde derden er toegang toe hebben.

Uw gegevens worden opgeslagen in een beveiligde Cloud binnen de Europese Unie.

Indien uw gegevens het slachtoffer worden van beveiligingsincidenten (vernietiging, verlies, wijziging of bekendmaking) verbindt Fednot zich ertoe de meldingsplicht over gegevenslekken na te leven, met name aan de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit uit hoofde van de AVG.

Gebruikt de website izimi.be cookies?

De website www.izimi.be maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar ons beleid inzake cookies.

Welke rechten hebt u met betrekking tot de verwerking van uw gegevens?

Als persoon van wie de gegevens worden verwerkt door Fednot, kunt u de rechten uitoefenen die u worden toegekend conform de AVG.

Zo beschikt u over het recht op transparante verwerking van uw gegevens, over een recht op informatie, over een toegangsrecht en over het recht om uw gegevens te wijzigen wanneer deze foutief of onvolledig blijken.

Onder bepaalde voorwaarden en in strikt gedefinieerde omstandigheden beschikt u ook over het recht om uw gegevens te laten wissen, om u te verzetten tegen het gebruik van uw gegevens en over het recht op de overdraagbaarheid van uw gegevens.

U kunt uw rechten uitoefenen bij onze functionaris voor gegevensbescherming:

  • via e-mail aan info@privanot.be; of
  • per brief aan Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

Klachten

Indien u vindt dat Fednot uw gegevens niet heeft verwerkt conform de geldende regelgeving,  hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).